Inventario y fiado para tiendas de abarrotes, minisúper y comercios de barrio
Cientos de productos, márgenes chicos, proveedores que pasan todos los días y clientes que pagan a fin de mes: cuando la tienda lleva sus registros en varios lugares, lo que se pierde sin hacer ruido es la ganancia. Aquí verás cómo armar en GiroPS el inventario, las cuentas de clientes y la caja de un comercio.
Da de alta cada producto una sola vez con código de barras y código interno, registra lo que te entregan los proveedores como factura de compra y vende escaneando. Una venta fiada se carga en la cuenta del cliente y los pagos entran a caja o banco. La alerta de stock bajo te avisa qué se está acabando antes de que el estante quede vacío.
Por qué se desordenan las cuentas de la tienda
Una tienda de barrio maneja muchos productos y gana poco en cada uno. Una caja mal contada, un aumento que llega tarde a la etiqueta o una compra fiada que nunca se anotó en la libreta no se notan hasta que termina el mes.
Casi nunca falta información: está repartida en tres lugares. El inventario en tu cabeza o en un Excel, el fiado en un cuaderno y el efectivo en el cajón. GiroPS junta los tres en los mismos registros de productos, contactos y caja.
Ficha de producto, código de barras y venta rápida
Cada producto lleva nombre, código interno, código de barras, unidad, precio de compra y precio de venta. Si ya tienes una lista, la importas desde Excel. En la mercadería que compras por caja y vendes por pieza, elegir bien la unidad desde el principio evita la mayoría de las diferencias de conteo.
En el modo rápido de código de barras de la pantalla de venta escaneas un producto tras otro con la cámara del celular o con un lector USB o Bluetooth. Se permite vender con stock negativo, así que un producto que todavía no contaste no frena la venta.
- El código interno y el de barras evitan crear el mismo producto dos veces
- El precio de compra es la base de la ganancia y del valor del inventario
- El nivel de stock crítico te avisa cuándo volver a pedir
- Con varios almacenes separas la bodega del piso de venta
Compras al proveedor y stock bajo
Al registrar una entrega como factura de compra, sube el inventario y el importe queda como deuda con ese proveedor. Los documentos se comparten en PDF; no reemplazan el ticket fiscal ni la facturación electrónica oficial que exija tu país.
Los productos que bajan de su nivel crítico aparecen como alerta en la pantalla de inicio. Armar el pedido de la semana con esa lista sale mucho más barato que enterarte por un cliente de que el estante está vacío. También puedes anotar lo que le pediste al mayorista como pedido y convertirlo en factura cuando llegue la mercadería.
Cuaderno de fiado y corte de caja
Cada cliente que compra fiado se registra como contacto. La factura de venta suma a su saldo y cada pago lo baja. Puedes mandarle el estado de cuenta por WhatsApp y ver en el informe de antigüedad de saldos quién se está atrasando.
Abre cuentas de caja y banco separadas para efectivo, cobros con tarjeta y banco. Comparar al cierre el efectivo contado con el saldo de la app te permite encontrar cualquier diferencia el mismo día.
- Lo que debe cada cliente se ve de un vistazo
- Los abonos parciales bajan el saldo pendiente de la factura
- Las diferencias de caja se revisan antes de cerrar
Caso práctico
Ejemplo: un minisúper con 600 productos
Doña Lupita tiene un minisúper con unos 600 productos y 40 clientes que le compran fiado. La primera semana importa su lista desde Excel, escanea los códigos, carga un conteo inicial y pasa los saldos del cuaderno a cuentas de clientes. A fin de mes, el informe de antigüedad muestra tres clientes con más de 60 días de atraso y la lista de stock bajo revela que sus cinco productos más vendidos se agotan cada semana. Desde que hace el pedido con esa lista, hay menos estantes vacíos y menos fiado olvidado.
Implementación Paso a Paso
1. Da de alta productos y códigos
Importa tu lista desde Excel o crea los productos uno por uno, cada uno con código interno, código de barras, unidad, precio de compra y precio de venta.
2. Haz un conteo inicial
Si creaste almacenes separados para el piso de venta y la bodega, carga el conteo por almacén. La cantidad inicial es el punto de partida de cada movimiento posterior.
3. Registra a los clientes de fiado
Crea un contacto por cada nombre del cuaderno con lo que debe hoy. A partir de ahí, las ventas fiadas y los abonos actualizan el saldo solos.
4. Haz del corte de caja un hábito
Compara el saldo de caja con el efectivo del cajón y la lista de stock bajo con los estantes. Cinco minutos al día te ahorran sorpresas a fin de mes.
Errores Comunes y Soluciones
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir vendiendo sin internet?
Sí. La app de Android funciona sin conexión y sincroniza sin perder registros cuando vuelve la señal. Al mismo negocio entras también desde la web y desde la app de iOS.
¿Puedo usar un lector de código de barras?
Puedes escanear con la cámara del celular, y el modo rápido de la pantalla de venta también funciona con lectores USB y Bluetooth. No necesitas un equipo de punto de venta aparte.
¿GiroPS emite tickets fiscales o facturas electrónicas?
No. GiroPS genera y comparte facturas, cotizaciones y pedidos en PDF. No sustituye la caja registradora fiscal ni el sistema oficial de facturación electrónica; para eso sigue usando el que ya tienes.
¿Puedo ocultar los precios de compra al empleado de mostrador?
Sí. Si le das a un integrante del equipo un rol con precios de compra ocultos, puede vender pero no ve costos ni documentos de compra. Los permisos se asignan a cada persona por separado.
¿GiroPS tiene costo?
Puedes empezar gratis. Cuando tus registros superen los límites gratuitos o quieras más informes y opciones de equipo, eliges una de las opciones de la página de Planes.