Warenwirtschaft, Angebote und Kundenkonten für Schreibwaren und Bücher
In Schreibwarengeschäften, Papeterien und Buchhandlungen müssen tausende kleinteilige Artikel verwaltet werden – von Stiften und Heften über Künstlerbedarf bis hin zu Kopierpapier und Geschenkartikeln. Zu saisonalen Spitzen wie dem Schulanfang bilden sich schnell Warteschlangen an der Kasse, und langes Suchen nach Preisen führt zu Umsatzverlusten. Gleichzeitig verhandeln Händler Großbestellungen mit Schulen, Kitas und Firmenkunden, deren Rechnungen und offene Posten geordnet bleiben müssen. GiroPS bietet eine unkomplizierte Lösung für den Kassenverkauf, die Bestandsführung und das Forderungsmanagement.
Erfassen Sie Produkte per Barcode-Scan mit dem Smartphone und wickeln Sie Verkäufe an der Kasse in Sekunden ab. Erstellen Sie saubere PDF-Angebote mit Staffel- und Zeilenrabatten für Schulen und Büros und wandeln Sie diese nach Zusage direkt in Rechnungen um. Nutzen Sie Meldebestandswarnungen für wichtige Saisonartikel und teilen Sie PDF-Kontoauszüge mit Firmenkunden über WhatsApp oder E-Mail.
Häufige Schwachstellen im Schreibwarenhandel
Im Schreibwarenhandel lagern tausende Kleinteile mit ähnlicher Verpackung oder geringen Preisunterschieden. Wenn Preisschilder veraltet sind oder stiftweise ohne Barcode geschätzt wird, schmilzt die Marge unbemerkt. Ein weiteres Risiko sind saisonale Nachfragespitzen: Überbestände an Trendheften binden Kapital als Ladenhüter, während Standard-Kopierpapier an den verkaufsstärksten Tagen unerwartet ausgeht.
Wer Schulen, Kanzleien oder Firmenkunden beliefert, verliert ohne klares System schnell den Überblick. Angebote, die per Chat oder Telefon abgegeben werden, führen bei der Rechnungsstellung oft zu Preisdiskussionen. Werden gelieferte Waren nur in Papierbüchern notiert, gerät der Einzug offener Posten ins Stocken. GiroPS schafft lückenlose Transparenz vom Angebot über den Lieferschein bis zum PDF-Kontoauszug.
Barcode-Kassensystem, Schnellverkauf und B2B-Angebote
GiroPS verwandelt die Kamera Ihres Smartphones in einen schnellen Barcode-Scanner. Neue Schreibwarenartikel lassen sich beim Wareneingang in Sekunden erfassen. An der Kasse können Sie im Web-Modus einen USB- oder Bluetooth-Scanner anschließen, um Stoßzeiten ohne Tastatureingaben zu bewältigen. Für lose Ware ohne EAN-Code wie Bastelbögen oder Einzelkuverts vergeben Sie einfach eine eigene Artikelnummer wie PAP-BOX-01.
Wenn Schulen oder Firmen Sammellisten anfragen, erstellen Sie mit GiroPS professionelle PDF-Angebote mit flexiblen Rabatten. Sobald der Kunde zustimmt, wandeln Sie das Angebot mit einem Klick in einen Auftrag oder eine Rechnung um. Zudem können Sie Ihren Online-Produktkatalog per Link mit Lehrern und Büroleitern teilen, um Schulbedarfsbestellungen digital und strukturiert einzusammeln.
- Schneller Barcode-Kassenverkauf per Smartphone-Kamera oder ScannerPDF-Angebote mit Zeilenrabatten für Schul- und FirmenaufträgeEin-Klick-Umwandlung von bestätigten Angeboten in RechnungenEinfache interne Artikelnummern für kleinteilige Ware ohne Barcode
Meldebestände, saisonale Nachfrage und Lagerberichte
Gehen in einem Schreibwarenladen Standardartikel wie Kopierpapier, Bleistifte oder Textmarker aus, kauft der Kunde beim Mitbewerber. In GiroPS hinterlegen Sie für jeden Artikel einen Meldebestand. Sinkt die Stückzahl unter diese Grenze, werden Sie benachrichtigt und können rechtzeitig nachbestellen. Bei mehreren Filialen oder einem Außenlager transferieren Sie Bestände sauber zwischen Verkaufsraum und Lager.
Im GiroPS-Lagerbericht filtern Sie Produkte heraus, die seit 30, 60 oder 90 Tagen nicht verkauft wurden. So erkennen Sie nach dem Schulanfang sofort veraltete Lernhilfen, Restbestände an Federmäppchen oder Saisonware und können diese durch Rabattaktionen liquidieren. Ändern sich die Einkaufspreise Ihrer Lieferanten, berechnet das System den Wert automatisch nach dem gleitenden Durchschnittspreis.
Firmenkundenkonten, Zahlungsziele und Altersstruktur
Schulen, Kanzleien und Behörden bestellen Schreibwaren laufend auf Lieferschein und begleichen die Summe gesammelt am Monatsende. Jede Lieferung wird direkt auf dem Kundenkonto verbucht. Durch Fälligkeitsdaten auf Rechnungen behalten Sie die Zahlungsziele stets im Blick. Über Übersichten zu fälligen Posten sehen Sie morgens auf einen Blick, bei welchen Großkunden der Rechnungsbetrag fällig ist.
Bei Zahlungsverzug sortiert der Altersstrukturbericht offene Posten nach 30, 60 und 90+ Tagen Überfälligkeit. Leistet ein Großkunde eine Teilzahlung, buchen Sie diese einfach auf das Bankkonto ein, wodurch der Restbetrag sofort sinkt. Für die Buchhaltung des Kunden erstellen Sie zeitraumbezogene PDF-Kontoauszüge. Mitarbeitern können Sie per Berechtigung die Einkaufspreise verbergen, sodass diese verkaufen, aber keine sensiblen Margen sehen.
- Altersstrukturbericht zur Überwachung von Posten über 30, 60 und 90+ TagenSchrittweiser Abbau von Rechnungsbeträgen durch TeilzahlungenEin-Klick-Versand von PDF-Kontoauszügen per WhatsApp und E-MailAusblenden von Einkaufspreisen für Mitarbeiter an der Kasse
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Schulanfang in einer Schreibwarenhandlung
Martin betreibt ein Schreibwarengeschäft mit 2.400 Artikeln. Vor dem Schulanfang setzte er den Meldebestand für Standard-Kopierpapier auf 50 Kartons. Bei Erreichen von 45 Einheiten bestellte er rechtzeitig 100 Kartons nach. Für eine Privatschule erstellte er ein Angebot über 120 Schülerpakete im Wert von 48.000. Nach Zusage wurde das Angebot sofort in einen Auftrag gewandelt und per Lieferschein zugestellt. Eine Anzahlung von 20.000 wurde als Teilzahlung verbucht; die restlichen 28.000 gingen termingerecht zum Fälligkeitstag ein.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Artikel mit Barcodes erfassen
Scannen Sie den Barcode der Verpackung mit dem Smartphone, um Bezeichnung, Preis und Einkaufskosten zu hinterlegen. Vergeben Sie für lose Ware kurze interne Artikelnummern.
2. Meldebestände für Schnelldreher festlegen
Hinterlegen Sie Mindestbestände für Kopierpapier, Stifte und Kleber, damit Sie automatisch gewarnt werden, bevor der Schulansturm Ihre Regale leert.
3. Angebote für Schulen und Büros erstellen
Erstellen Sie PDF-Angebote mit Rabatten für Schullisten, versenden Sie diese per WhatsApp und wandeln Sie sie nach Freigabe sofort in Aufträge um.
4. Kundenkonten und offene Posten steuern
Buchen Sie Rechnungen auf Kundenkonten, prüfen Sie Zahlungsverzüge im Altersstrukturbericht und gleichen Sie Salden mit PDF-Kontoauszügen ab.
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Wie importiere ich tausende Schreibwarenartikel schnell in GiroPS?
Über die Excel-Importvorlage in GiroPS können Sie Artikelbezeichnungen, Artikelnummern, Barcodes, Einheiten, Ein- und Verkaufspreise sowie Mindestbestände in wenigen Minuten gesammelt hochladen.
Wie verkaufe ich Artikel ohne Barcode an der Kasse?
Vergeben Sie eine kurze interne Artikelnummer. Im Kassenbildschirm tippen Sie einfach die ersten Buchstaben des Namens oder der Nummer ein, um den Artikel sofort auszuwählen.
Kann ich mit GiroPS Angebote für Schulen und Firmenkunden erstellen?
Ja. Im Angebotsmodul erstellen Sie saubere PDF-Angebote mit Rabatten und teilen diese mit einem Klick per WhatsApp oder E-Mail mit Ihren Kunden.
Wie verfolge und kassiere ich offene Rechnungen von Stammkunden?
Verkäufe auf Ziel erhöhen das Kundensaldo. Überfällige Posten sehen Sie im Altersstrukturbericht; teilen Sie PDF-Auszüge per WhatsApp und verbuchen Sie Teilzahlungen.
Kann ich verhindern, dass Mitarbeiter an der Kasse Einkaufspreise und Margen sehen?
Ja. In den Teameinstellungen weisen Sie Mitarbeitern eine Rolle mit ausgeblendeten Einkaufspreisen zu. Mitarbeiter können Barcodes scannen und verkaufen, haben aber keinen Zugriff auf Einkaufspreise oder Gewinnberichte.