Was ist eine Artikelnummer (SKU) und wie baut man sie sinnvoll auf?
Die Artikelnummer — international oft als SKU (Stock Keeping Unit) oder Artikelcode bezeichnet — ist ein eindeutiges internes Kennzeichen, mit dem ein Unternehmen jedes Produkt im eigenen Lager zweifelsfrei identifiziert. Sie verhindert Verwechslungen bei ähnlich klingenden Produktnamen im Einkauf, im Verkauf und bei der Bestandszählung.
Eine Artikelnummer (SKU) ist ein vom Unternehmen selbst festgelegter Code aus Buchstaben und Zahlen, der genau ein bestimmtes Produkt im Bestand kennzeichnet. Im Gegensatz zum herstellerseitigen EAN-Barcode folgt die Artikelnummer Ihrer eigenen Lagerlogik und macht Warengruppe, Ausführung und Größe sofort erkennbar.
Regeln für ein gut lesbares Artikelnummernsystem
Eine durchdachte Artikelnummer besteht nicht aus zufälligen Ziffern: Wer im Lager oder an der Theke auf den Code blickt, sollte sofort erkennen, um welchen Artikel es sich handelt. Bewährt hat sich ein dreiteiliger Aufbau, der von der Hauptkategorie über das Merkmal bis zur Einheit oder Größe führt.
Wenn Sie dieses Schema konsequent für das gesamte Sortiment beibehalten, lassen sich neue Produkte ohne langes Überlegen anlegen und in Excel-Listen oder Berichten automatisch nach Warengruppen sortieren. Die folgenden Grundregeln ersparen späteres Umnummerieren.
- Nutzen Sie eine feste Reihenfolge aus Kategorie, Eigenschaft und Maß, zum Beispiel FARBE-WSS-05L für einen 5-Liter-Eimer weiße Wandfarbe.
- Verwenden Sie ausschließlich Großbuchstaben, Ziffern und Bindestriche (-); verzichten Sie auf Leerzeichen, Schrägstriche oder Sonderzeichen.
- Beginnen Sie Codes niemals mit einer Null (Tabellenprogramme schneiden führende Nullen oft ab) und vermeiden Sie leicht verwechselbare Zeichen wie den Buchstaben O und die Ziffer 0.
- Vergeben Sie jede Artikelnummer nur ein einziges Mal und weisen Sie den Code eines ausgelaufenen Artikels später keinem neuen Produkt zu.
Unterschied zwischen Artikelnummer (SKU) und EAN-Barcode
Ein EAN- oder UPC-Barcode wird vom Hersteller über internationale Vergabestellen registriert und ist weltweit bei jedem Händler identisch. Die Artikelnummer (SKU) hingegen gehört allein Ihrem Unternehmen und spiegelt Ihre interne Sortimentsstruktur wider.
Hinzu kommt, dass viele Waren im Handwerk, im Baustoffhandel oder im Einzelhandel gar keinen gedruckten Herstellercode tragen — etwa lose Schrauben, Meterware, eigene Mischungen oder Dienstleistungen. Mit einer klaren internen Artikelnummer lassen sich auch solche Positionen schnell suchen, zählen und abrechnen.
So nutzen Sie Artikelnummern in GiroPS
In GiroPS besitzt jedes Produkt und jede Dienstleistung getrennte Felder für den Barcode und den Artikelcode (Stock code). Sie können den EAN-Barcode per Smartphone-Kamera scannen und zusätzlich Ihre sprechende Artikelnummer hinterlegen.
Beim Erstellen von Angeboten, Bestellungen und Rechnungen sowie bei der Bestandszählung genügt die Eingabe weniger Zeichen der Artikelnummer, um das richtige Produkt sofort auszuwählen. Verkaufen Sie ein Produkt in mehreren Gebindegrößen oder Farben, legen Sie für jede Ausführung ein eigenes Produkt mit eigener Artikelnummer und eigenem Mindestbestand an.
Praxisbeispiel
Beispiel: Nummernsystem im Farben- und Baustoffhandel
Ein Fachhändler führt Innenwandfarbe in drei Farbtönen (Weiß, Creme, Grau) und jeweils zwei Gebindegrößen (5 Liter und 15 Liter). Statt sechs fast gleich lautende Artikelnamen zu durchsuchen, vergibt er strukturierte Artikelnummern: INNFARB-WSS-05L, INNFARB-WSS-15L, INNFARB-CRM-05L, INNFARB-CRM-15L, INNFARB-GRU-05L und INNFARB-GRU-15L. Sowohl auf dem Angebot als auch bei der Inventur im Lager sieht jeder Mitarbeitende sofort, welcher Eimer gemeint ist.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine eigene Artikelnummer, wenn meine Waren bereits EAN-Barcodes haben?
Pflicht ist es nicht, im Alltag aber eine große Hilfe. Einer 13-stelligen EAN-Ziffernfolge sieht man auf einer Rechnung oder in einer Bestandsliste nicht an, welches Produkt dahintersteckt; eine sprechende Artikelnummer ist dagegen sofort verständlich.
Soll ich zwei Artikelnummern anlegen, wenn ich denselben Artikel bei zwei Lieferanten kaufe?
Nein. Solange es sich für Ihre Kunden um exakt dasselbe Produkt in derselben Einheit handelt, nutzen Sie nur einen Artikelstamm und eine Artikelnummer. Einkäufe zu unterschiedlichen Preisen fließen dann sauber in den gewichteten Durchschnittspreis ein.
Wie lang sollte eine gute Artikelnummer sein?
Für kleine und mittlere Betriebe haben sich 8 bis 14 Zeichen in drei durch Bindestriche getrennten Blöcken bewährt. Zu lange Codes werden auf PDF-Belegen umgebrochen und erhöhen das Risiko von Tippfehlern.