Warenwirtschaft, B2B-Aufträge und Kundenkonten für Bäckereien
In Handwerksbäckereien, Konditoreien und Backstuben beginnt der Arbeitstag lange vor Sonnenaufgang. Neben dem Thekenverkauf von frischem Brot, Brötchen, Kuchen und Feingebäck beliefern viele Bäckereibetriebe täglich Partnercafés, Hotels, Firmenkantinen und Wochenmärkte auf Lieferschein und Monatsrechnung. Wenn gelieferte Kisten, Vorbestellungen für Festtorten und offene Kundenposten auf Schmierzetteln notiert werden, entstehen schnell Differenzen bei der Abrechnung. Gleichzeitig müssen Rohstoffe wie Mehl, Hefe, Zucker und Verpackungen stets rechtzeitig nachbestellt werden. GiroPS bietet Bäckern und Konditoren ein klares System, um Wareneingänge, Lieferaufträge und Kundensalden mühelos zu steuern.
Verwalten Sie Rohstoffbestände und Verkaufswaren direkt per Smartphone und richten Sie Mindestbestände ein, damit Mehl oder Butter nie ausgehen. Erfassen Sie tägliche Lieferungen an Cafés und Gastronomiebetriebe mobil als Lieferschein oder Rechnung und fordern Sie offene Salden mit klaren PDF-Kontoauszügen über WhatsApp ein.
Typische Verlustquellen in Bäckereien und Konditoreien
Zu den teuersten Pannen in einer Backstube gehört das plötzliche Fehlen einer Kernzutat mitten in der Nachtproduktion – sei es Spezialmehl, Hefe oder Tortenkartons. Wer dann morgens teuer im Supermarkt zukaufen muss, arbeitet ohne Gewinn. Der zweite Schwachpunkt sind unvollständig erfasste Retouren und Altbrot; ohne genaue Auswertung von Verkaufszahlen wird regelmäßig am tatsächlichen Bedarf vorbeiproduziert.
Bei Lieferungen an Partnerbetriebe gehen handgeschriebene Lieferscheine im hektischen Küchenalltag häufig verloren, was bei der Monatsrechnung zu Streitigkeiten über Stückzahlen führt. Fehlt ein eindeutiger Beleg, verzichten Bäcker oft aus Kulanz auf verdientes Geld. GiroPS digitalisiert jede Auslieferung vor Ort und schafft absolute Klarheit.
Rohstoffkontrolle, Meldebestände und B2B-Auslieferung
Mit GiroPS erfassen Sie Mehlsäcke, Butterblöcke, Schokolade und Verpackungen präzise nach Kilogramm, Gebinde oder Stück. Durch das Hinterlegen von Meldebeständen werden Sie rechtzeitig gewarnt, sobald der Mehlvorrat beispielsweise unter 10 Säcke fällt. So vermeiden Sie teure Produktionsausfälle vor umsatzstarken Wochenenden und bestellen Rohstoffe planvoll bei Ihren Mühlen und Großhändlern.
Bei der täglichen Belieferung von Cafés und Hotels erstellen Fahrer mit der mobilen GiroPS-App direkt beim Kunden einen Lieferschein oder eine Rechnung. Der Vorgang bucht sich automatisch auf das Debitorenkonto des Kunden und zeigt den aktuellen Saldo. Ob Barzahlung bei Übergabe oder Monatsabrechnung: Bareinnahmen und offene Forderungen bleiben stets sauber getrennt.
Schluss mit Zettelwirtschaft: PDF-Kontoauszüge per WhatsApp
Im Bäckereialltag bleiben offene Beträge von Stammkunden und Nachbargeschäften auf Zetteln an der Kasse oft unbezahlt. Bleistiftnotizen verblassen, Zettel reißen ab oder Summen werden fehlerhaft addiert. GiroPS ersetzt unübersichtliche Notizbücher durch strukturierte Kundenkonten. Am Monatsende erstellen Sie mit einem Klick einen übersichtlichen PDF-Kontoauszug und teilen ihn per WhatsApp; beide Seiten sehen genau, wann welche Backwaren geliefert wurden, und Rechnungen werden zügig beglichen.
Bei Vorbestellungen von Hochzeitstorten oder Catering-Aufträgen erfassen Sie Anzahlungen direkt im Auftrag. Bei Abholung oder Restzahlung zieht das System den Anzahlungsbetrag automatisch ab und verbucht den Restbetrag korrekt in der Kasse, ohne den Monatsgewinn zu verzerren.
Praxisbeispiel
Häufig gestellte Fragen
Wie können wir Rohstoffgewichte und Mehlsäcke in der Backstube verwalten?
In GiroPS können Sie Mengeneinheiten in Kilogramm, Gramm oder Gebinden anlegen. Mehlsäcke lassen sich als 25-kg-Einheiten oder im Gesamtgewicht führen und aktualisieren sich automatisch bei Wareneingängen.
Wie können Fahrer morgendliche Auslieferungen an Cafés direkt vor Ort erfassen?
Die GiroPS-App funktioniert vollständig auf Android und iOS. Der Fahrer wählt das Kundenkonto, trägt die gelieferten Mengen ein und erstellt binnen Sekunden einen digitalen Lieferschein oder eine Rechnung.
Wie verfolgen und fordern wir offene Posten von Kunden mit Kundenkonto ein?
Auf jedem Kundenkonto sehen Sie getätigte Lieferungen, Zahlungseingänge und den aktuellen Saldo in Echtzeit. Ein Klick erzeugt einen PDF-Kontoauszug, den Sie per WhatsApp teilen können.
Wie können wir Anzahlungen für individuelle Festtorten erfassen?
Legen Sie in GiroPS einen Auftrag an und buchen Sie die Anzahlung als Vorabzahlung ein. Bei Abholung schließt die Restzahlung den Auftrag ab und verbucht das Geld sauber in der Kasse.