Was ist eine Bestandszählung (Inventur) und wie läuft sie ab?
Bei einer Bestandszählung (körperliche Inventur) werden alle tatsächlich im Regal und im Lager vorhandenen Waren gezählt, mit dem Buchbestand im System abgeglichen und festgestellte Abweichungen korrigiert. So stimmen Ihre Lagerzahlen wieder mit der Realität überein und Sie vermeiden Fehlverkäufe ebenso wie doppelte Einkäufe.
Bestandszählung = Abgleich zwischen gezähltem Ist-Bestand im Regal und gespeichertem Soll-Bestand im System. Liegt der Ist-Bestand darunter, besteht ein Fehlbestand (Schwund); liegt er darüber, ein Überbestand. Mit dem Bestätigen der Zählung wird der Buchbestand angepasst.
Warum Bestandsdifferenzen entstehen und was sie zeigen
Selbst bei sorgfältiger Arbeitsweise weicht der Systembestand im Laufe der Zeit oft vom tatsächlichen Regalbestand ab. Eine Zählung korrigiert nicht nur den Zahlenwert, sondern deckt auch Schwachstellen im täglichen Ablauf auf.
Erfassen Sie vor Beginn der Zählung alle noch offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen und pausieren Sie Warenbewegungen im gezählten Bereich, damit keine vermeintlichen Differenzen durch ungebuchte Belege entstehen.
- Nicht oder falsch gebuchte Belege: bereits eingeräumte Lieferungen ohne gebuchte Rechnung oder Verwechslung von Einzelstück und Karton
- Bruch, Verderb und Schwund: beschädigte, ausgelaufene oder abgelaufene Ware, die ohne Ausbuchung entsorgt wurde
- Verwechslungen und Diebstahl: ähnlich aussehende Artikel, die an der Kasse falsch gescannt wurden, oder Ladendiebstahl
Vollinventur im Vergleich zur rollierenden Teilzählung
Bei einer vollständigen Stichtagsinventur wird der gesamte Warenbestand eines Betriebs auf einmal gezählt, meist außerhalb der Öffnungszeiten zum Jahres- oder Quartalsende. Sie liefert ein komplettes Bild, bindet aber viel Personal.
Bei der rollierenden Zählung (Cycle Counting) prüfen Sie stattdessen jede Woche ein einzelnes Regal, eine Warengruppe oder Ihre zwanzig wichtigsten Schnelldreher im laufenden Betrieb. Fehler fallen dadurch zeitnah auf und lassen sich leicht klären.
Wie Sie eine Bestandszählung in GiroPS durchführen
In GiroPS legen Sie für das gewünschte Lager zunächst eine Bestandszählung als Entwurf an. Per Barcode-Scan mit der Handykamera oder über die Artikelliste tragen Sie die gezählten Ist-Mengen ein; solange die Zählung im Entwurf steht, bleiben Ihre laufenden Bestände unverändert.
Nach Prüfung der Abweichungsliste bestätigen Sie die Zählung. GiroPS bucht die Zu- und Abgänge automatisch als Lagerbewegungen und setzt den Systembestand exakt auf die gezählte Menge.
Praxisbeispiel
Beispiel: Regalzählung und Differenzbuchung im Baumarkt
Ein Baumarkt zählt am Samstagnachmittag das Farbregal. Laut System müssten 24 Eimer weiße Deckenfarbe und 15 Farbrollen vorhanden sein. Gezählt werden jedoch 22 Eimer Farbe und 16 Farbrollen. Die Nachforschung ergibt, dass 2 beschädigte Farbeimer letzte Woche entsorgt wurden, ohne sie auszubuchen, während 1 Farbrolle beim Verkauf versehentlich unter einer ähnlichen Rollengröße gescannt wurde. Nach Eingabe der Ist-Mengen (22 und 16) und Bestätigung der Zählung in GiroPS sind beide Bestände wieder exakt abgeglichen.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte man den Bestand zählen?
Neben einer kompletten Jahreszählung lohnt sich für Schnelldreher und hochpreisige Artikel eine kurze wöchentliche oder monatliche Teilzählung, um Abweichungen frühzeitig zu entdecken.
Kann während der Zählung weiterverkauft werden?
Für ein sauberes Ergebnis sollten im gerade gezählten Regalbereich keine Verkäufe oder Einlagerungen stattfinden. Zählen Sie am besten abschnittsweise vor Ladenöffnung oder nach Ladenschluss.
Wie funktioniert die Zählung bei mehreren Lagern?
Jedes Lager, jede Filiale und jedes Montagefahrzeug wird separat gezählt. Schließen Sie offene Umlagerungen zwischen den Standorten vorab ab, damit unterwegs befindliche Ware nicht doppelt oder gar nicht erfasst wird.