Was ist die Altersstruktur der Forderungen und wie priorisieren Sie überfällige Rechnungen?
Die Altersstruktur der Forderungen—oft auch Fälligkeitsanalyse oder Offene-Posten-Altersanalyse genannt—gruppiert unbezahlte Kundenrechnungen danach, wie viele Tage seit dem Fälligkeitsdatum verstrichen sind. So erkennen Sie sofort, welcher Teil Ihrer Forderungen regulär im Zahlungsziel liegt und wo akuter Handlungsbedarf besteht.
Eine Altersanalyse unterteilt offene Kundenforderungen in Zeitklassen: noch nicht fällig sowie 1–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage überfällig. Je älter ein offener Posten wird, desto höher ist das Ausfallrisiko und desto dringender die Zahlungserinnerung.
Aufbau der Altersklassen und Berechnungslogik
Die Gesamtsumme aller offenen Forderungen allein sagt wenig über Ihre tatsächliche Liquidität aus. Zwei Betriebe können jeweils 100.000 an Außenständen haben – doch während beim ersten alle Rechnungen erst nächste Woche fällig werden, wartet der zweite seit drei Monaten auf sein Geld. Die Altersanalyse berechnet für jede freigegebene Rechnung die exakte Differenz zwischen Fälligkeitsdatum und aktuellem Datum.
Üblicherweise werden überfällige Beträge in 30-Tage-Stufen eingeteilt. Wurde eine Rechnung bereits teilweise bezahlt, fließt nur der noch offene Restbetrag in die jeweilige Altersklasse ein.
- 1–30 Tage überfällig: Kürzlich abgelaufene Rechnungen, die sich meist durch eine freundliche Erinnerung samt Kontoauszug schnell klären lassen
- 31–60 und 61–90 Tage überfällig: Deutlich verzögerte Posten, die die Kasse belasten und ein direktes Gespräch sowie feste Teilzahlungstermine erfordern
- Über 90 Tage überfällig: Kritische Altforderungen mit hohem Risiko, bei denen weitere Lieferungen auf Ziel bis zur Klärung gestoppt werden sollten
Wie die Altersanalyse Ihre Mahn- und Inkassoprioritäten steuert
Ohne Fälligkeitsübersicht verliert man leicht Zeit mit den falschen Kontakten oder mahnt nur nach Bauchgefühl. Ein Kunde mit einer hohen Rechnung innerhalb der Zahlungsfrist braucht noch keine Erinnerung – drei mittelgroße Posten, die seit über 60 Tagen offen sind, dagegen sofort.
Ein wöchentlicher Blick in die Altersstruktur liefert einen klaren Arbeitsplan: Kunden in der Stufe 1–30 Tage erhalten einen höflichen Hinweis mit PDF-Kontoauszug, während bei Posten ab 61 Tagen verbindliche Ratenzahlungen vereinbart werden.
Der Bericht zur Forderungsaltersstruktur in GiroPS
GiroPS erstellt die Altersstruktur der Forderungen automatisch auf Basis Ihrer freigegebenen Verkaufsrechnungen, der hinterlegten Fälligkeitsdaten und der gebuchten Einnahmen; Rechnungsentwürfe bleiben außen vor. Sie sehen auf einen Blick je Kundenkontakt, wie sich der offene Saldo auf die Überfälligkeitsstufen verteilt.
Aus dem Bericht heraus öffnen Sie das betreffende Kontaktkonto, versenden einen aktuellen PDF-Kontoauszug zur Abstimmung und verbuchen eingehende Teilzahlungen, wodurch sich Kassenbestand und Altersanalyse sofort aktualisieren.
Praxisbeispiel
Beispiel: Altersanalyse über vier Kundenkonten
Ein Großhändler hat insgesamt 100.000 an offenen Forderungen. Laut Altersanalyse sind bei Kunde A 50.000 erst in 10 Tagen fällig (aktuell), bei Kunde B sind 25.000 seit 18 Tagen überfällig (1–30 Tage), bei Kunde C 15.000 seit 45 Tagen (31–60 Tage) und bei Kunde D 10.000 seit 105 Tagen (über 90 Tage). Genau 50 % der Forderungen sind überfällig; der Händler kontaktiert zuerst Kunde D und Kunde C, um den Zahlungseingang zu sichern.
Häufig gestellte Fragen
Wird die Überfälligkeit ab Rechnungsdatum oder ab Fälligkeitsdatum gezählt?
Maßgeblich ist das Fälligkeitsdatum, da eine Rechnung erst nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels überfällig wird. Ist kein separates Fälligkeitsdatum angegeben, gilt das Rechnungsdatum als Startpunkt.
Wie wird eine Rechnung mit Teilzahlung in der Altersanalyse dargestellt?
Der bereits gezahlte Teil ist abgezogen; nur der noch unbezahlte Restbetrag der freigegebenen Rechnung wird entsprechend seinem Alter in die passende Spalte eingeordnet.
Was tun, wenn sich Beträge in der Spalte über 90 Tage häufen?
Setzen Sie weitere Verkäufe auf Ziel für diese Kunden vorerst aus, senden Sie einen PDF-Kontoauszug über den Gesamtsaldo und vereinbaren Sie sofortige Teilzahlungen.