Что такое кредиторская задолженность и как контролировать расчёты с поставщиками?
Кредиторская задолженность — это общая сумма денег, которую ваш бизнес должен заплатить поставщикам за уже полученные товары или оказанные услуги, закупленные с отсрочкой платежа. Она показывает, какая часть средств на ваших кассовых и банковских счетах уже связана предстоящими выплатами по закупкам.
Кредиторская задолженность = сумма подтверждённых счетов на закупку с отсрочкой оплаты − сумма всех платежей, уже перечисленных поставщикам. Пока подтверждённый счёт поставщика не оплачен полностью, остаток числится как ваш долг перед ним.
Состав и расчёт кредиторской задолженности
При закупке товара у оптовиков или производителей расчёт редко происходит полностью наличными в момент разгрузки; обычно стороны договариваются об отсрочке на 14, 30 или 60 дней. Как только партия товара принята на склад и счёт на закупку подтверждён, неоплаченная сумма отражается как долг в карточке поставщика.
Для точного учёта в расчёт берутся только подтверждённые приходные документы. Предварительные заказы поставщикам и черновики счетов на закупку ещё не создают безусловного обязательства и не включаются в общую сумму кредиторской задолженности.
- Подтверждённые счета на закупку: Итоговая стоимость принятых товаров или услуг по проведённым документам поставщиков
- Совершённые платежи: Полные или частичные выплаты поставщикам с вашего кассового или банковского счёта
- Остаток долга перед поставщиками: Чистая сумма, которую бизнесу ещё предстоит выплатить после вычета всех оплат
Влияние на баланс кассы и отличие от дебиторской задолженности
Если дебиторская задолженность показывает деньги, которые должны поступить вам от покупателей, то кредиторская задолженность отражает ваши собственные обязательства перед поставщиками. Просрочка платежей портит деловую репутацию и может остановить отгрузки, но и хаотичная досрочная оплата без оглядки на кассу способна оставить бизнес без денег на аренду и зарплату.
Грамотное управление деньгами строится на синхронизации сроков оплаты поставщикам с графиком поступлений от клиентов. Так вы используете товарный кредит без кассовых разрывов и штрафов.
Как вести учёт счетов на закупку и долгов поставщикам в GiroPS
В GiroPS подтверждение счёта на закупку одновременно пополняет остатки на складе, пересчитывает средневзвешенную себестоимость и обновляет баланс поставщика; черновики счетов на закупку не входят ни в какие итоги. Каждый записанный платёж списывает средства с выбранного кассового или банковского счёта и сразу уменьшает остаток долга по документу.
В карточке поставщика вы видите все неоплаченные счета, историю частичных платежей и ближайшие сроки оплаты, а также можете выгрузить акт сверки (выписку по счёту) в PDF.
Практический пример
Пример: расчёт кредиторской задолженности на конец месяца
Розничный магазин за месяц провёл два подтверждённых счёта на закупку от поставщиков на 65 000 и 45 000 (всего 110 000), а также оставил в черновиках накладную на 15 000 для проверки цен. До конца месяца магазин полностью оплатил первый счёт (65 000) и перечислил частичный платёж 20 000 по второму счёту (всего выплачено 85 000). Черновик не учитывается. На конец месяца кредиторская задолженность равна 110 000 − 85 000 = 25 000 по второму счёту.
Часто задаваемые вопросы
Увеличивают ли черновики счетов на закупку долг перед поставщиком?
Нет. Черновик — это предварительная запись до проверки. В GiroPS только подтверждённые счета на закупку меняют баланс контрагента и общую сумму задолженности.
Можно ли оплачивать счёт поставщика несколькими частями?
Да. Каждая выплата оформляется как частичный платёж с кассового или банковского счёта, уменьшая остаток средств и оставляя на счёте на закупку только непогашенную разницу.
Как быстро сверить расхождения с данными поставщика?
Откройте карточку поставщика в GiroPS, сформируйте выписку по счёту в формате PDF со всеми подтверждёнными закупками и платежами и сопоставьте её со сверкой контрагента.