Czym jest zapas bezpieczeństwa i jak go obliczyć?
Zapas bezpieczeństwa (nazywany też zapasem minimalnym lub buforowym) to dodatkowa ilość towaru trzymana w magazynie, aby półki nie opustoszały, gdy dostawca się spóźni albo sprzedaż nagle wzrośnie. W małej firmie jest to podstawowe zabezpieczenie przed brakiem towaru i utratą klientów.
Zapas bezpieczeństwa = (maksymalna dzienna sprzedaż × maksymalny czas dostawy w dniach) − (średnia dzienna sprzedaż × średni czas dostawy w dniach). To rezerwa towaru, której nie narusza się w zwykłe dni i która chroni przed opóźnieniami oraz skokami popytu.
Wzór na zapas bezpieczeństwa i potrzebne dane
Proste wyliczenie zapasu bezpieczeństwa opiera się na czterech liczbach z historii sprzedaży i zakupów. Wszystkie wartości muszą być wyrażone w tej samej jednostce miary (sztuki, opakowania, kilogramy lub litry) oraz w dniach.
Nie warto przyjmować jednorazowego rekordu z wielkiej wyprzedaży jako maksymalnej sprzedaży dziennej, bo sztucznie zawyży to bufor i zamrozi gotówkę. Lepiej wziąć realnie ruchliwe dni z ostatnich miesięcy oraz najdłuższe faktyczne opóźnienie dostawy od danego dostawcy.
- Maksymalna dzienna sprzedaż: największa liczba sztuk sprzedana w pojedynczy dzień dużego ruchu
- Maksymalny czas dostawy: najdłuższy czas w dniach od złożenia zamówienia do przyjęcia dostawy
- Średnia dzienna sprzedaż i średni czas dostawy: typowe tempo sprzedaży i zwykły czas oczekiwania na towar
Zapas bezpieczeństwa a punkt ponownego zamówienia
Zapas bezpieczeństwa i punkt ponownego zamówienia (ROP) często bywają mylone, choć pełnią inną rolę. Zapas bezpieczeństwa to sama poduszka awaryjna na nieprzewidziane sytuacje, natomiast punkt zamówienia to łączny stan magazynowy, przy którym należy wysłać nowe zamówienie.
W chwili składania zamówienia w magazynie musi znajdować się ilość towaru wystarczająca na zwykłą sprzedaż w trakcie oczekiwania na kuriera oraz cały zapas bezpieczeństwa. Dlatego punkt zamówienia to suma normalnego zużycia w czasie dostawy i zapasu bezpieczeństwa.
Jak wykorzystać zapas bezpieczeństwa w GiroPS
W GiroPS nie trzeba prowadzić osobnego rejestru rezerw. Po obliczeniu zapasu bezpieczeństwa i dodaniu do niego normalnej sprzedaży z okresu dostawy wpisujesz otrzymany wynik bezpośrednio w polu Krytyczny stan magazynowy na karcie produktu.
Gdy dostępna ilość spadnie do tego progu, GiroPS od razu wyróżni towar na liście ostrzeżeń o niskim stanie. Otrzymujesz powiadomienie, zanim jeszcze zaczniesz zużywać bufor bezpieczeństwa, dzięki czemu zdążysz uzupełnić półki bez przestoju w sprzedaży.
Praktyczny przykład
Przykład: wyliczenie bufora dla popularnego towaru
Załóżmy, że sklep budowlany sprzedaje średnio 8 tub silikonu dziennie, a w bardziej ruchliwe dni do 12 sztuk. Hurtownia zwykle dowozi towar w 5 dni, ale przy opóźnieniach dostawa wydłuża się do 8 dni. Zapotrzebowanie w najgorszym scenariuszu wynosi 12 × 8 = 96 sztuk, natomiast w zwykłym cyklu dostawy 8 × 5 = 40 sztuk. Różnica 96 − 40 = 56 sztuk to zapas bezpieczeństwa. Po dodaniu 40 sztuk normalnej sprzedaży z czasu oczekiwania właściciel wpisuje w GiroPS 96 sztuk jako poziom krytycznego stanu magazynowego.
Często zadawane pytania
Co się dzieje, gdy zapas bezpieczeństwa jest zbyt duży?
Zbyt wysoki bufor zamraża gotówkę na półkach, zajmuje cenne miejsce w magazynie i zwiększa ryzyko powstania martwego zapasu lub przeterminowania towaru. Pełny bufor warto utrzymywać głównie dla kluczowych, najlepiej rotujących produktów.
Czy każdy produkt wymaga takiego samego bufora?
Nie. Towary o szybkiej sprzedaży i niepewnym czasie dostawy potrzebują pełnego zapasu bezpieczeństwa, natomiast produkty rzadko kupowane lub dostępne od ręki w lokalnej hurtowni wymagają jedynie symbolicznej rezerwy.
Jak często należy aktualizować te wyliczenia?
Warto przeliczyć próg na nowo przed zmianą sezonu, przy wyraźnym wzroście lub spadku popytu na dany artykuł oraz wtedy, gdy dostawca zmieni terminowość dostaw.