Co to jest kwit dostawy (specyfikacja wysyłkowa) i czym różni się od faktury?
Kwit dostawy — w codziennej praktyce magazynowej nazywany specyfikacją wysyłkową, listą pakową (packing slip) lub potocznie dokumentem wydania — to dokument dołączany do przesyłki, który dokładnie wylicza nazwy towarów, jednostki miary oraz dostarczane ilości. Pozwala magazynierowi i odbiorcy szybko sprawdzić zgodność zawartości paczki z zamówieniem.
Kwit dostawy (specyfikacja towarowa) to dokument towarzyszący przesyłce, który pokazuje listę produktów i ich ilości bez cen jednostkowych ani kwot. Podczas gdy faktura służy do rozliczenia finansowego i zmienia saldo kontrahenta, kwit dostawy służy do kompletacji zamówienia oraz pokwitowania fizycznego odbioru.
Jakie informacje znajdują się na kwicie dostawy?
Gdy pracownik magazynu kompletuje towar na paletę albo odbiorca rozładowuje samochód, interesuje go zgodność kodów towarowych i liczby sztuk, a nie wynegocjowane ceny czy stawki podatku. Dlatego na specyfikacji dostawy celowo pomija się kwoty pieniężne.
Podczas otwierania kartonów odbiorca odhacza kolejne wiersze z listy i od razu odnotowuje ewentualne braki przed złożeniem podpisu. Przejrzysty dokument dostawy zawiera cztery grupy informacji.
- Numer dokumentu, datę wysyłki, numer powiązanego zamówienia oraz dane nadawcy i odbiorcy.
- Pełny adres dostawy, dane kontaktowe osoby odbierającej oraz wskazówki dotyczące transportu.
- Nazwę każdego produktu, kod towaru (SKU) lub kod kreskowy, jednostkę miary i wydawaną ilość (bez cen i podatku).
- Pola na podpis osoby przygotowującej/wydającej towar oraz osoby sprawdzającej i odbierającej przesyłkę.
Kwit dostawy a faktura: na czym polega różnica?
Faktura to dokument handlowo-rozliczeniowy: wykazuje ceny jednostkowe, rabaty, podatek oraz kwotę do zapłaty, a także księguje należność lub zobowiązanie na koncie kontrahenta. Kwit dostawy nie zawiera żadnych kwot i potwierdza wyłącznie fizyczne przekazanie określonej liczby sztuk.
W wielu firmach pracownik przyjmujący paczki na rampie magazynowej nie zajmuje się fakturami w biurze. Dołączenie do przesyłki specyfikacji bez cen chroni poufność rabatów handlowych i ułatwia szybkie przeliczenie towaru przy odbiorze.
Jak wydrukować kwit dostawy z zamówienia w GiroPS
GiroPS nie posiada modułu urzędowych elektronicznych listów przewozowych ani formalnych dokumentów magazynowych narzuconych przepisami krajowymi. W zakładce **Zamówienia** możesz jednak z każdego zamówienia wygenerować i wydrukować plik PDF **Kwit dostawy / Specyfikacja wysyłkowa** bez widocznych cen.
Dokument ten zawiera listę towarów, kody SKU, jednostki, ilości, adres dostawy oraz miejsca na podpis osoby wydającej i odbierającej — sprawdza się przy kompletacji towaru w magazynie i potwierdzeniu odbioru u klienta (nie zastępuje przy tym urzędowych dokumentów transportowych). Po dostarczeniu towaru to samo zamówienie przekształcisz jednym kliknięciem w fakturę sprzedaży.
Praktyczny przykład
Przykład: kompletacja zamówienia hurtowego i potwierdzenie odbioru
Hurtownia środków czystości przyjmuje od hotelu zamówienie na 40 kartonów ręczników papierowych i 25 kanistrów mydła w płynie. Właściciel zapisuje zamówienie w GiroPS i drukuje dla kierowcy **Kwit dostawy** bez cen. Kierowca ładuje 65 pozycji według kodów SKU i ilości z listy, a na miejscu magazynier hotelu przelicza towar i podpisuje pole „Odebrał”. Po powrocie do biura właściciel jednym kliknięciem zamienia zamówienie w fakturę sprzedaży, co zdejmuje towar ze stanu i aktualizuje saldo hotelu.
Często zadawane pytania
Dlaczego na kwicie dostawy nie ma cen towarów?
Brak cen pozwala zachować w tajemnicy indywidualne ceny i rabaty klienta przed zewnętrznymi kurierami czy pracownikami magazynu, a sam wydruk jest bardziej czytelny podczas liczenia sztuk.
Czy kwit dostawy z GiroPS zastępuje urzędowy list przewozowy?
Nie. Kwit dostawy generowany w GiroPS to wewnętrzny dokument pomocniczy PDF do kompletacji w magazynie i pokwitowania odbioru towaru; nie zastępuje formalnych dokumentów przewozowych wymaganych odrębnymi przepisami.
Co zrobić, gdy przy dostawie okaże się, że brakuje części towaru?
Odbiorca wpisuje na kwicie dostawy faktycznie przyjętą ilość przed złożeniem podpisu. Następnie przy przekształcaniu zamówienia w fakturę w GiroPS korygujesz ilość w odpowiednim wierszu, aby stan magazynowy i saldo były zgodne z rzeczywistością.