Voorraadbeheer, barcodeverkoop en online catalogus voor cosmeticawinkels en parfumerieën
Lipsticktinten, gezichtsserums, verschillende flaconformaten en haarverzorgingssets: in een cosmeticawinkel of parfumerie staan honderden kleine artikelen dicht naast elkaar in het schap. De populairste kleur raakt ongemerkt op terwijl langzaam lopende lijnen geld vasthouden in de lades. Deze pagina laat zien hoe je met GiroPS voorraad, actieprijzen, een online catalogus en de dagelijkse kas overzichtelijk beheert.
Leg elke kleurcode, geur en inhoudsmaat eenmalig vast met barcode en artikelcode, boek leveringen in als inkoopfactuur en verkoop aan de toonbank via barcodescan. Stel meldingen voor kritieke voorraad in op je hardlopers, pas prijzen in bulk aan tijdens campagnes en deel je online catalogus via WhatsApp met vaste klanten en salons.
Waarom de voorraad in cosmetica en beauty snel onoverzichtelijk wordt
In het schap lijken tien doosjes foundation sprekend op elkaar, maar de klant vraagt precies om één specifiek kleurnummer, ondertoon of aantal milliliters. Als je de voorraad uit het hoofd of in een algemene Excel-lijst zonder kleuronderscheid bijhoudt, merk je pas bij het afrekenen dat concealer nummer 02 op is — terwijl er van nummer 06 nog twaalf stuks in de lade liggen.
Tegelijkertijd wisselen de inkoopprijzen van groothandels en importeurs regelmatig door seizoensacties of valutaschommelingen. Wie kortingsweken start zonder de actuele gewogen gemiddelde kostprijs te kennen, ziet de omzet stijgen maar de nettomarge stilletjes krimpen. GiroPS koppelt voorraadmutaties, inkoopkosten, contacten en kas-/bankrekeningen in één werkomgeving.
Snel scannen met barcodes, overzicht per tint en kritieke voorraad
Elke kleurnuance, geurvariant en verpakkingsmaat krijgt een eigen productkaart met de fabrieksbarcode, interne voorraadcode, inkoopprijs en verkoopprijs. Heb je al een lijst in Excel, dan importeer je die binnen enkele minuten. In de snelle barcodemodus op het verkoopscherm scan je artikelen achter elkaar met de telefooncamera of op de computer met een USB- of Bluetooth-handscanner.
Voor je dagelijkse hardlopers — zoals micellair water, mascara, zonnebrand of populaire parfums — stel je een drempel voor kritieke voorraad in. Zodra het aantal daaronder zakt, toont GiroPS een melding op het startscherm zodat je bijbestelt voordat alleen de tester nog voor een leeg vak staat. Je kunt de winkelvloer en het achterliggende magazijn bovendien als aparte magazijnen beheren.
- Eigen barcodes en voorraadcodes per tint voorkomen verwisseling van vergelijkbare doosjes aan de kassa
- Scannen met de telefooncamera of een USB-/Bluetooth-scanner houdt de rij bij de toonbank kort
- Meldingen voor kritieke voorraad geven op tijd aan welke populaire tinten je moet nabestellen
- Met labels groepeer je artikelen overzichtelijk op merk, huidverzorging, make-up of cadeauset
Campagnekortingen, prijzen in bulk aanpassen en de online catalogus
Bij een prijswijziging van een leverancier of de start van een feestdagenactie pas je verkoopprijzen in één keer aan op basis van label of categorie, in plaats van honderden kaartjes los te openen. Op offertes en facturen geef je korting in procenten of als bedrag per regel of over het hele document, terwijl de gewogen gemiddelde kostprijs je werkelijke marge bewaakt.
Om ook buiten de winkel bestellingen binnen te halen, zet je geselecteerde producten met foto en actuele prijs in je online productcatalogus. Deel de link in je Instagram-bio of via WhatsApp zodat vaste klanten, visagisten en schoonheidssalons in de buurt het aanbod kunnen bekijken en direct een bestelling naar jouw GiroPS-orderlijst sturen.
Eerlijke grenzen: partijnotities, winkeldochters en dagelijkse kascontrole
GiroPS bevat geen aparte module voor lot-/batchnummers, geen houdbaarheidsdatum-alarm (THT) en geen gekoppelde kassa-hardware. Wil je toch een specifieke leveringspartij of seizoenslijn herkennen, zet dan eenvoudig een notitie in de productnaam of gebruik een label. Via het rapport voor artikelen zonder voorraadmutatie gedurende 30, 60 en 90 dagen spoor je langzaam lopende producten (winkeldochters) vroeg op, zodat je ze via een setprijs of actie kunt verkopen.
Contante betalingen, pinontvangsten en bankoverschrijvingen boek je op gescheiden kas- en bankrekeningen. Door winkelmedewerkers een rol met verborgen inkoopprijzen te geven, kan je team verkopen scannen en voorraadtellingen uitvoeren zonder inzage in jouw inkoopfacturen of winstcijfers.
- Het inactiviteitsrapport van 30/60/90 dagen maakt stilstaande tinten en geuren direct zichtbaar
- Noteer een partij- of seizoenskenmerk praktisch in de productnaam of als label
- Verberg inkoopprijzen en leveranciersrekeningen voor baliepersoneel via teamrollen
- Controleer aan het einde van de dag in vijf minuten het kassaldo en de bankrekening
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: zelfstandige parfumerie en cosmeticazaak met 950 artikelen
Sanne runt een gespecialiseerde cosmetica- en parfumwinkel met 950 artikelen in huidverzorging, make-up en haarproducten. Na het importeren van haar Excel-lijst met barcodes in GiroPS stelde ze een kritieke voorraad van 5 stuks in op haar 80 bestverkochte producten en splitste ze de voorraad tussen de magazijnen Winkel en Achterruimte. Na de eerste maand liet het 60-dagen inactiviteitsrapport 28 traag lopende lipliners en oogschaduws zien ter waarde van € 1.250; door ze te bundelen met een populaire reinigingsgel in een weekendactie maakte ze er snel weer kasgeld van. Via haar online cataloguslink op WhatsApp plaatsen omliggende salons nu gemiddeld 15 bestellingen per week.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Importeer producten met barcode, tint en labels
Upload je bestaande Excel-lijst of scan de verpakkingen. Vermeld het kleurnummer en de inhoud in de naam en voeg labels toe per merk of lijn.
2. Stel kritieke voorraadniveaus en magazijnen in
Voer minimumaantallen in voor je belangrijkste verzorgings- en make-upartikelen en maak aparte magazijnen aan voor de winkel en de voorraadkamer.
3. Activeer de online catalogus en teamrechten
Deel de link naar je online catalogus via WhatsApp en social media, en nodig medewerkers uit met een rol die de inkoopprijzen verbergt.
4. Controleer trage voorraad en sluit elke avond de kas
Vergelijk bij sluitingstijd het contante geld met het kassaldo in de app en bekijk maandelijks de lijst met artikelen zonder beweging over 30/60/90 dagen.
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Houdt GiroPS houdbaarheidsdatums of lot- en batchnummers bij?
Nee. GiroPS heeft geen aparte module voor THT-/houdbaarheidsdatums of batchregistratie. Als je een zending of seizoen wilt onderscheiden, kun je dat in de productnaam of met een label noteren, en via het 30/60/90-dagen inactiviteitsrapport zie je langzaam lopende cosmetica op tijd om ze in een actie te verkopen.
Kan ik kleine cosmeticabarcodes scannen met mijn telefooncamera?
Ja. Met de Android- en iOS-app scan je barcodes via de camera van je telefoon bij verkoop, opzoeken en voorraadtellingen. In de webversie werkt de snelle barcodemodus bovendien met USB- en Bluetooth-barcodescanners.
Vervangt GiroPS een kassasysteem met bonprinter of officiële e-facturatie?
Nee. GiroPS maakt en deelt offertes, bestellingen en facturen als PDF-documenten. Het vervangt geen fiscale kassa-hardware of verplichte overheids-e-facturatie; blijf daarvoor je bestaande voorziening gebruiken.
Kan ik inkoopprijzen afschermen voor medewerkers achter de toonbank?
Ja. Wanneer je een teamlid een rol geeft waarbij inkoopprijzen verborgen zijn, kan diegene artikelen scannen, verkopen invoeren en voorraadaantallen zien, maar geen inkoopkosten, leveranciersfacturen of winstmarges bekijken.
Hoe bestellen klanten of schoonheidssalons via de online catalogus?
Je kiest welke producten zichtbaar zijn in de online catalogus en deelt de link via WhatsApp of Instagram. Klanten zien de actuele prijzen en sturen hun bestelling direct naar GiroPS, waar jij hem met één tik omzet in een verkoopfactuur.