Voorraadbeheer, horecabestellingen en klantensaldi voor bakkerijen
In een ambachtelijke bakkerij of patisserie draait de productie vanaf de vroege ochtenduren op volle toeren. Naast de toonbankverkoop van vers brood, croissants en gebak leveren veel bakkers dagelijks aan plaatselijke cafés, restaurants, scholen en bedrijfskantines op rekening. Wanneer bestellingen en openstaande bedragen op losse briefjes bij de kassa blijven liggen, ontstaat al snel verwarring over wat er precies geleverd en betaald is. GiroPS helpt bakkers om grondstoffen zoals meel, suiker en gist te registreren, leveringen aan horecapartners mobiel te factureren en openstaande debiteuren direct op te volgen.
Registreer grondstoffen en verpakkingen op uw smartphone en stel minimumvoorraden in om nooit zonder meel of gist te zitten. Maak mobiele leveringsbonnen of facturen voor dagelijkse leveringen aan horecaklanten en deel PDF-rekeningoverzichten via WhatsApp voor snelle betalingen.
Waar bakkerijen marge en overzicht verliezen
Een van de duurste valkuilen in een bakkerij is het misgrijpen op een basisingrediënt tijdens de vroege ochtendproductie, zoals gist, roomboter of taartdozen. Noodgedwongen inkopen tegen supermarktprijzen vreet de winstmarge direct op. Het tweede knelpunt is het ontbreken van inzicht in dagelijkse derving; zonder sluitende registratie verdwijnen onverkochte broden en gebakjes in de afvalbak zonder financieel overzicht.
Bij leveringen aan lokale cafés raken papieren leveringsbonnen in de drukte van de horecakeuken snel zoek, wat aan het einde van de maand leidt tot discussies over geleverde aantallen. Zonder digitaal bewijs trekt de bakker vaak aan het kortste eind. GiroPS registreert elke aflevering direct digitaal op de smartphone.
Grondstoffenbeheer, besteldrempels en zakelijke leveringen
Met GiroPS volgt u meelzakken, roomboter, chocolade en taartdozen nauwkeurig per kilo, doos of pallet. Door voor cruciale ingrediënten een besteldrempel in te stellen, krijgt u een melding zodra de meelvoorraad onder bijvoorbeeld 10 zakken daalt. Zo voorkomt u productiestops in het weekend en bestelt u tijdig bij uw meelleveranciers.
Tijdens de ochtendbezorging aan partnercafés en restaurants maakt de bezorger via de mobiele app binnen enkele seconden een leveringsbon of factuur aan. Het bedrag wordt meteen bijgeschreven op het debiteurenoverzicht van de klant. Of er nu contant bij aflevering wordt afgerekend of op rekening: uw kasgeld en openstaande vorderingen blijven perfect inzichtelijk.
Geen losse schriften meer: PDF-rekeningoverzichten via WhatsApp
Het geld dat in een bakkerij het snelst weglekt, zit in losse bedragen van vaste klanten die 'morgen even afrekenen'. Aantekeningen in een schriftje bij de kassa vervagen of worden verkeerd opgeteld. GiroPS vervangt rommelige notities door digitale klantrekeningen. Aan het einde van de maand maakt u met één tik een duidelijk PDF-overzicht en deelt dit via WhatsApp; klanten zien direct wanneer wat is meegenomen, waardoor openstaande bedragen vlot worden voldaan.
Voor feesttaarten of cateringbestellingen registreert u de aanbetaling direct in de order. Op de dag van ophalen of levering trekt het systeem het voorschot automatisch af en wordt het restantbedrag correct in de kas geregistreerd zonder de winstberekening te verstoren.
Praktijkvoorbeeld
Veelgestelde vragen
Hoe kunnen we grondstofgewichten en meelzakken beheren in onze bakkerij?
In GiroPS stelt u eenheden in op kilogram, gram of zakken. Beheer meel in zakken van 25 kg of op nettogewicht; voorraden werken automatisch bij zodra u inkoopfacturen registreert.
Hoe kunnen bezorgers ochtendleveringen aan cafés direct onderweg factureren?
De mobiele GiroPS-app werkt soepel op Android en iOS. De chauffeur kiest de klant, voert de geleverde aantallen in en maakt binnen enkele seconden een leveringsbon of verkoopfactuur aan.
Hoe bewaken en innen we openstaande vorderingen van debiteuren?
In het klantprofiel ziet u geleverde bestellingen, ontvangen betalingen en het openstaande saldo direct. Met één tik maakt u een PDF-overzicht dat u via WhatsApp deelt om sneller betaald te krijgen.
Hoe registreren we aanbetalingen voor gepersonaliseerde feesttaarten?
Bij het aanmaken van de order in GiroPS voert u de aanbetaling in als deelbetaling. Op de afleverdag sluit de restantbetaling de bestelling af en wordt de kas direct bijgewerkt.