Teamrollen en rechten beheren: hoe u inkoopprijzen en kasstromen afschermt voor personeel
Wanneer uw bedrijf groeit, kunt u niet langer elke factuur, voorraadtelling en betaling alleen invoeren. Maar als u uw eigen eigenaarswachtwoord deelt met medewerkers, liggen uw inkoopprijzen bij leveranciers, banksaldi en winstmarges direct op straat. Met specifieke teamrollen en rechten per module laat u verkopers, magazijnmedewerkers en boekhouders vlot samenwerken terwijl gevoelige cijfers vergrendeld blijven.
Nodig medewerkers uit via een 24 uur geldige link voor eenmalig gebruik (girops.com/i/...) gekoppeld aan een rol. Stel per module het niveau in op Bekijken, Toevoegen of Bewerken/Verwijderen en schakel 'Inkoopprijs verbergen' in zodat personeel wel kan verkopen maar geen inkoopkosten, inkoopfacturen of winstrapporten ziet.
Waarom eenmalige uitnodigingslinks veiliger zijn dan een gedeeld wachtwoord
Een van de grootste beveiligingsfouten in het mkb is het ingelogd laten van het e-mailadres en wachtwoord van de eigenaar op de baliecomputer of op de telefoons van medewerkers. Wanneer iedereen hetzelfde account gebruikt, ziet u nooit wie een factuur heeft verwijderd of een voorraadsaldo heeft aangepast. En vertrekt er een medewerker, dan moet u op elk apparaat het wachtwoord wijzigen.
In GiroPS werkt elk teamlid met een eigen persoonlijk account. Om een collega toe te voegen, kiest u een rol en genereert u een beveiligde uitnodigingslink (`girops.com/i/...`) die 24 uur geldig is en slechts één keer kan worden gebruikt. U stuurt de link eenvoudig via WhatsApp, sms of e-mail zonder deze vooraf aan een specifiek e-mailadres te koppelen, en u kunt openstaande uitnodigingen op elk moment intrekken of vernieuwen.
- Voeg binnen enkele seconden personeel toe via een 24 uur geldige eenmalige link (`girops.com/i/...`)
- Gebruik direct de standaardrollen die bij het openen van uw bedrijf zijn aangemaakt of maak eigen rollen op maat
- Trek openstaande uitnodigingen in, wijzig de rol van een medewerker of blokkeer direct de toegang bij uitdiensttreding
- Breid het aantal teamleden flexibel uit op basis van uw bedrijfsgroei en de gekozen Pakketten
Rechtenniveaus per module: Bekijken, Toevoegen en Bewerken/Verwijderen
Toegang geven tot een module hoeft geen alles-of-niets-keuze te zijn. Een baliemedewerker moet nieuwe verkoopfacturen en offertes kunnen maken, maar mag natuurlijk geen goedgekeurde facturen van vorige week verwijderen of oude saldi aanpassen. GiroPS verdeelt de rechten per module daarom in heldere operationele niveaus.
Heeft een rol geen toegang tot een module, dan verschijnt die module helemaal niet in het navigatiemenu—zo blijft het scherm overzichtelijk. Wanneer u wel toegang geeft, kiest u tussen Bekijken, Toevoegen of Bewerken/Verwijderen. Vooral het niveau Toevoegen is ideaal op de werkvloer: personeel kan nieuwe documenten aanmaken, maar bestaande gegevens niet wijzigen of wissen.
| Rechtenniveau | Zichtbaarheid in menu | Toegestane acties | Typisch praktijkgebruik |
|---|---|---|---|
| Geen toegang | Volledig verborgen in het menu | Kan geen gegevens zien of opvragen | Magazijnmedewerker ziet geen Kas/Bank of Rapporten |
| Bekijken | Zichtbaar in menu (Alleen-lezen) | Gegevens, verkoopprijzen en voorraad raadplegen | Winkelmedewerker controleert prijs en winkelvoorraad |
| Toevoegen | Knop voor nieuw item is actief | Nieuwe documenten maken; bestaande niet wijzigen/wissen | Verkoper maakt nieuwe verkoopfactuur zonder verwijderrecht |
| Bewerken / Verwijderen | Volledig modulebeheer actief | Aanmaken, bijwerken, status wijzigen en verwijderen | Administratie corrigeert een factuur of relatiekaart |
De optie 'Inkoopprijs verbergen': bescherm uw inkoopkosten en winstmarges
In de detailhandel, groothandel en zakelijke dienstverlening zijn uw inkoopprijzen bij leveranciers en uw netto winstmarge cruciale bedrijfsgeheimen. Uw verkoop- en magazijnteam moet verkoopprijzen, barcodes en voorraadaantallen per magazijn kunnen zien om klanten te helpen, maar hoeft niet te weten hoeveel u zelf voor elk artikel betaalt.
Zodra u in GiroPS bij een rol de optie 'Inkoopprijs verbergen' inschakelt, wordt kostenbescherming overal afgedwongen. Overal waar normaal gesproken de inkoopprijs of gemiddelde kostprijs op een productkaart staat, ziet de medewerker een vergrendeld label 'Verborgen'. Bovendien kan deze rol geen inkoopdocumenten aanmaken of bekijken en zijn financiële winstrapporten afgeschermd.
- Vervangt inkoopprijzen en kostprijzen door het vergrendelde label 'Verborgen' op productkaarten en voorraadschermen
- Verbergt alle tabbladen, knoppen en keuzes voor inkoopdocumenten (inkoopfacturen en inkoopretouren) terwijl verkoop actief blijft
- Haalt automatisch het Winst-en-verliesrapport, de Inkoopanalyse en het Btw-rapport weg uit het rapportenmenu
- Laat magazijnpersoneel met verborgen inkoopprijzen toch voorraadboekingen zonder prijs invoeren, die het systeem tegen gemiddelde kostprijs waardeert
Kas/Bank afschermen en alle handelingen volgen in het Activiteitenlogboek
Het registreren van een klantbetaling aan de balie is iets heel anders dan het inzien van het totale saldo op de zakelijke bankrekeningen. Doordat GiroPS rechten per module en afhankelijk selectieveld beheert, kunt u de module Kas en Bank afschermen terwijl bevoegde medewerkers gewoon hun dagelijkse verkoop- en magazijnwerk doen.
Om volledig overzicht te houden zonder over ieders schouder mee te kijken, legt het Activiteitenlogboek (Activity Log) vast wie welke actie op welk moment heeft uitgevoerd. U ziet direct welke gebruiker een offerte heeft aangemaakt, voorraad heeft overgeboekt of een relatie heeft aangepast. Wijzigt u de rol of rechten van een medewerker, dan wordt het leesgeheugen op zijn of haar toestel direct gewist zodat de nieuwe regels meteen gelden.
Rolhiërarchie en beveiliging tegen het zelf verhogen van rechten
Een rechtensysteem is pas echt veilig als medewerkers hun eigen beperkingen niet kunnen opheffen. GiroPS hanteert strikte hiërarchieregels: de rol Eigenaar kan niet aan iemand anders worden toegekend en geen enkel teamlid kan zijn eigen rol aanpassen of een collega met een hoger rolniveau bewerken.
Daarnaast kan een gebruiker bij wie 'Inkoopprijs verbergen' aan staat deze beperking nooit zelf uitschakelen—ook niet als diegene rechten heeft om teamleden uit te nodigen of te beheren. Zo blijven uw marges onder alle omstandigheden beschermd.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Bekijk de standaardrollen of maak een rol op maat
Open Team & Rollen, bekijk de kant-en-klare rollen die bij de start zijn aangemaakt of voeg een rol toe voor Verkoop, Magazijn of Administratie.
2. Kies per module tussen Bekijken, Toevoegen en Bewerken/Verwijderen
Stel het exacte niveau in voor Producten, Facturen, Relaties, Magazijnen, Kas/Bank en Rapporten; modules zonder toegang verdwijnen uit het menu.
3. Schakel 'Inkoopprijs verbergen' in voor uitvoerende rollen
Zet deze schakelaar aan voor verkoop- en magazijnrollen om kostprijzen als 'Verborgen' te tonen en inkoopfacturen en winstrapporten te blokkeren.
4. Genereer en deel een 24 uur geldige eenmalige uitnodigingslink
Maak een uitnodigingslink (girops.com/i/...) voor de gekozen rol en stuur deze via WhatsApp, sms of e-mail naar uw medewerker.
5. Controleer de dagelijkse gang van zaken via het Activiteitenlogboek
Raadpleeg op elk gewenst moment het Activiteitenlogboek om te zien welk teamlid specifieke documenten of voorraadbewegingen heeft aangemaakt of gewijzigd.
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld: Technische Groothandel & IJzerwaren De Vries (Team van 4 personen)
De Vries werkt met een Eigenaar, een Boekhouder, een Balieverkoper en een Magazijnmedewerker. Zo zijn hun rollen in GiroPS ingericht om snel te werken en tegelijk de inkoopprijzen te beschermen:
| Teamrol | Facturen & Relaties | Producten & Magazijnen | Inkoopprijzen & Rapporten |
|---|---|---|---|
| Eigenaar | Volledige toegang (Bewerken / Verwijderen) | Volledige toegang (Alle magazijnen) | Zichtbaar (Inkoopkosten, W&V, Btw, Kas/Bank) |
| Boekhouder | Bewerken / Verwijderen (In- & Verkoop) | Voorraad toevoegen & bewerken | Zichtbaar (Leveranciersfacturen en btw-overzichten) |
| Balieverkoper | Alleen Toevoegen (Verkoopfacturen/Offertes) | Alleen Bekijken (Voorraadcontrole) | Inkoopprijs verborgen (Label 'Verborgen', geen W&V) |
| Magazijnmedewerker | Geen toegang (Onzichtbaar in menu) | Alleen Toevoegen (Tellingen & Overdracht) | Inkoopprijs verborgen (Alleen aantallen & barcodes) |
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Kan een verkoper bij wie 'Inkoopprijs verbergen' aan staat nog wel verkoopfacturen maken en de voorraad bekijken?
Ja. Medewerkers met verborgen inkoopprijzen zien gewoon de verkoopprijzen, barcodes en voorraadaantallen per magazijn en kunnen verkoopfacturen, offertes en bestellingen maken. Alleen inkoopkosten (getoond als 'Verborgen'), inkoopdocumenten en winst-/btw-rapporten zijn geblokkeerd.
Wat is het verschil tussen de rechtenniveaus 'Toevoegen' en 'Bewerken/Verwijderen'?
Met 'Toevoegen' kan een medewerker gegevens bekijken en nieuwe items aanmaken (zoals een nieuwe verkoopfactuur of voorraadtelling), maar bestaande items niet aanpassen of verwijderen. Voor het wijzigen of wissen van bestaande gegevens is 'Bewerken/Verwijderen' vereist.
Is de uitnodigingslink gekoppeld aan een specifiek e-mailadres?
Nee. De gegenereerde link (`girops.com/i/...`) is 24 uur geldig voor eenmalig gebruik en zit niet vooraf vast aan een e-mailadres. U kunt de link via WhatsApp of sms sturen, waarna de medewerker deelneemt met zijn eigen inlogmethode.
Wat gebeurt er op de telefoon van een medewerker zodra ik zijn rechten beperk of inkoopprijzen verberg?
De wijziging gaat direct in. Zodra een rol of recht wordt aangepast, worden de gecachte leesgegevens en geopende formulieren op het apparaat van de gebruiker gewist zodat afgeschermde schermen en kostprijzen meteen verdwijnen.
Hoeveel teamleden kan ik uitnodigen voor mijn bedrijf?
Het aantal teamleden zit niet vast op één harde limiet voor iedereen, maar hangt af van de gekozen Pakketten voor uw bedrijf. U kunt uw capaciteit bekijken en meeschalen via Pakketten naarmate uw team groeit.
Bekijk uw bedrijf in echte appschermen
Gerelateerde handleidingen
Gerelateerde pagina's
Beheer mobiel: registreer offline, synchroniseer bij verbinding
Dankzij de GiroPS-apps voor Android en iOS werkt u in het magazijn, onderweg of bij de kassa zonder afhankelijk te zijn van internet.