프로포마 인보이스(예비 송장)란 무엇이며 언제 발행할까요?
프로포마 인보이스(실무에서 예비 송장 또는 가송장이라고도 부름)는 판매자와 구매자가 품목, 수량, 단가에 합의한 뒤, 실제 상품을 출고하거나 선입금(계약금)을 받기 전에 정식 송장 양식으로 미리 작성해 전달하는 예비 거래 문서입니다. 외형상으로는 일반 청구서와 동일하게 금액 내역을 담고 있지만, 법적·회계적으로 확정된 최종 매출 송장은 아닙니다.
프로포마 인보이스는 거래가 최종 확정되기 전에 구매자가 지불해야 할 정확한 품목, 수량, 세금 및 합계 금액을 송장 형태로 보여 주는 사전 문서입니다. 공식 세금계산서나 정부 전자세금계산서가 아니며, 확정 판매 송장으로 전환되기 전에는 재고가 차감되거나 거래처 미수금이 잡히지 않습니다.
프로포마 인보이스에 들어가는 필수 정보와 주요 활용 시점
기업 간(B2B) 거래나 주문제작 판매에서는 구매처의 경리·구매 부서가 계약금 송금을 승인받거나 내부 품의를 올리기 위해 단순 메시지 대신 정식 송장 형식을 갖춘 프로포마 인보이스를 요청하는 경우가 많습니다. 또한 수출입 통관 준비나 발주 확정 단계에서도 품목 명세와 결제 조건을 명확히 증명하는 표준 문서로 쓰입니다.
추후 발행될 확정 매출 송장과 혼동되지 않도록 문서 상단에 반드시 **프로포마 인보이스(Proforma Invoice)**라는 제목과 유효기간을 명시해야 합니다. 완성도 높은 예비 송장에는 다음 네 가지 핵심 정보가 포함됩니다.
- 명확한 'Proforma Invoice(예비 송장)' 문서 제목, 문서 번호, 발행일 및 가격 유효기간.
- 판매자와 구매자 양측의 상호, 연락처, 청구지 및 실제 배송지 주소.
- 상품 또는 서비스 명칭, 품목 코드(SKU), 수량, 단가, 품목·문서 할인, 세액 및 총합계 금액.
- 선입금(계약금) 비율 등 결제 조건, 입금받을 은행 계좌 정보, 예상 납기일 및 배송 조건.
견적서 vs 프로포마 인보이스 vs 확정 판매 송장의 차이점
견적서(Quotation)는 고객이 여러 조건을 비교하거나 수량과 단가를 조율하는 협상 단계의 제안서입니다. 반면 프로포마 인보이스는 양측이 조건에 합의한 직후, 구매자가 선입금을 송금하거나 내부 결제 승인을 마칠 수 있도록 합의된 내역을 송장 양식으로 고정해 전달하는 문서입니다.
확정 판매 송장(Sales Invoice)은 상품이 실제로 인도되거나 서비스 제공이 완료되었을 때 발행하는 본 거래 기록입니다. 프로포마 인보이스는 공식 세금계산서나 국세청 전자세금계산서가 아니며, 창고 재고 수량을 줄이거나 거래처 장부에 외상 미수금을 발생시키지 않습니다. 오직 확정된 판매 송장만이 재고 이동과 채권 잔액을 갱신합니다.
GiroPS에서 견적서, 프로포마 문서 및 판매 송장 관리하기
GiroPS에서는 최초 가격 제안부터 최종 청구까지 품목 줄을 다시 입력할 필요 없이 하나의 흐름으로 깔끔하게 처리할 수 있습니다. 카탈로그에서 상품을 고르고 할인율과 세율을 적용해 몇 초 만에 정돈된 PDF 견적서, 프로포마 또는 송장 문서를 생성하여 카카오톡, WhatsApp이나 이메일로 고객에게 전달할 수 있습니다.
중요 안내: GiroPS는 사업장의 영업 관리와 거래처 내역 확인을 위해 전문적인 PDF 견적서, 프로포마 및 상업용 송장 문서를 생성하며, 정부 과세 기관에 전송되는 법정 공인 전자세금계산서를 발행하지는 않습니다. 고객으로부터 계약금이 입금되거나 상품 출고가 이루어지면 버튼 한 번으로 문서를 **주문서** 또는 **판매 송장**으로 전환해 재고와 거래처 잔액을 자동으로 반영할 수 있습니다.
실무 예시
실무 예시: 사무용 가구 주문 제작 시 프로포마로 50% 계약금 받기
한 사무용 가구 유통업체가 새로 개업하는 회계사무소에 업무용 책상 6개(단가 4,500)와 인체공학 의자 6개(단가 2,500)를 총 42,000에 납품하기로 합의하고, 출고 전 50% 선입금 조건을 정했습니다. 구매처 자금팀이 계좌 이체를 승인할 수 있도록 판매자는 입금 계좌가 적힌 42,000 금액의 PDF 프로포마 문서를 발송했습니다. 이 단계에서는 창고 재고가 차감되지 않습니다. 이후 계약금 21,000이 입금되면 거래처 원장에 수금 내역을 기록하고, 실제 가구를 배송하는 날 문서를 원클릭으로 판매 송장으로 전환하여 책상과 의자 재고를 차감함과 동시에 남은 잔액 21,000을 정확히 남깁니다.
자주 묻는 질문
프로포마 인보이스가 공식 세금계산서나 전자세금계산서를 대체할 수 있나요?
아니요. 프로포마 인보이스는 거래 금액 확인과 선입금 요청을 위해 발행하는 예비 상업 문서일 뿐이며, 법적 세금계산서나 정부 전자세금계산서 효력을 가지지 않습니다.
프로포마 인보이스를 보내면 창고 재고 수량이 바로 줄어드나요?
아니요. 거래가 아직 견적이나 예비 송장 단계에 머물러 있는 동안에는 보유 재고 수량이나 고객의 미수금 잔액이 전혀 변하지 않으며, 확정 판매 송장으로 전환될 때만 반영됩니다.
프로포마 인보이스 발행 후 고객이 주문을 취소하면 어떻게 처리하나요?
예비 송장은 재고 차감이나 외상 채권 기록을 만들지 않았기 때문에 별도의 마이너스 수정 송장을 발행할 필요가 없으며, 문서 상태만 취소 또는 거절로 변경해 두면 됩니다.