견적서(Quotation)란 무엇이며 어떻게 작성하나요?
견적서(영문으로 Price Quotation 또는 Quote)는 판매자가 잠재 고객이나 기존 거래처에 어떤 상품이나 서비스를 어떤 단가와 할인 조건으로 공급할 수 있는지, 그리고 그 가격이 언제까지 유효한지를 문서로 정리해 제안하는 상업 문서입니다. 구두 상담 내용을 명확한 숫자로 남겨 거래 성사를 앞당겨 줍니다.
견적서는 실제 판매가 확정되기 전에 고객에게 품목, 수량, 단가, 합계 금액 및 유효기간을 제시하는 공식 가격 제안서입니다. 견적서를 발행한 단계에서는 창고 재고가 차감되거나 거래처 미수금이 잡히지 않으며, 견적이 승인되어 매출 송장으로 전환될 때 재고와 잔액이 반영됩니다.
신뢰를 주는 견적서에 꼭 들어가야 할 항목
견적서는 고객이 우리 사업장에서 받아 보는 첫 번째 공식 문서인 경우가 많습니다. 메신저로 총액만 짧게 알려 주는 대신 품목별로 단가와 수량이 정리된 견적서를 보내면, 고객이 비용 내역을 투명하게 이해할 수 있고 추후 작업 범위를 둘러싼 오해도 사라집니다.
또한 원자재 가격이나 매입 단가는 시기에 따라 변동하므로 견적 가격을 무기한 열어 두어서는 안 됩니다. 유효기간을 명시하면 마진을 보호할 뿐 아니라 고객의 빠른 의사결정을 유도할 수 있습니다. 표준 견적서에는 다음 네 가지 정보가 포함됩니다.
- 견적 번호, 발행일, 견적 유효기간(만료일) 및 공급자와 고객(거래처) 정보.
- 제안하는 각 상품·서비스의 정확한 명칭, 품목 코드(SKU), 단위 및 예상 수량.
- 단위당 가격, 품목별 또는 전체 할인 금액, 부가세율, 세액 및 총 견적 금액.
- 예상 납품 소요일, 결제 조건 및 견적 관련 특이사항 메모.
견적서, 프로포마 인보이스(예비 송장), 매출 송장의 차이
견적서는 거래 조건을 조율하는 협상 단계의 문서입니다. 고객은 여러 업체의 견적을 비교하며 수량이나 품목 변경을 요청할 수 있습니다. 반면 프로포마 인보이스(예비 송장)는 거래 조건에 합의한 뒤 계약금(선결제) 송금이나 내부 결제 승인을 위해 최종 송장 형태로 미리 발행하는 문서입니다.
매출 송장은 물품 인도나 서비스 제공이 완료되었을 때 발행하는 최종 청구 문서입니다. 견적서나 예비 송장은 아무리 여러 번 발행해도 실제 창고 재고를 줄이거나 거래처 장부에 미수금을 기록하지 않으며, 오직 확정된 매출 송장만이 재고 이동과 거래처 잔액을 발생시킵니다.
GiroPS에서 견적서를 작성하고 송장으로 전환하는 방법
GiroPS의 **견적서** 화면에서는 등록된 상품을 골라 몇 초 만에 깔끔한 견적서를 만들고, 품목별·문서별 할인을 적용한 뒤 PDF 파일로 카카오톡, WhatsApp, 이메일로 바로 공유할 수 있습니다. 대기 중, 승인됨, 거절됨 상태를 목록에서 한눈에 추적할 수 있습니다.
고객이 견적을 승인하면 품목과 가격을 처음부터 다시 칠 필요가 없습니다. 터치 한 번으로 견적서를 **주문서**(창고 출고 준비용)로 바꾸거나 곧바로 **매출 송장**으로 전환해 모든 품목 줄과 할인 내역을 그대로 이어받을 수 있습니다.
실무 예시
예시: 인테리어 자재 견적서 발행부터 매출 송장 전환까지
어느 건자재 매장에서 인테리어 업체에 강화마루 120m²(단가 350), 걸레받이 80m(단가 60), 시공 인건비를 묶어 전체 5% 할인을 적용하고 유효기간 10일짜리 견적서를 작성해 PDF로 전달합니다. 고객이 검토하는 동안 매장의 마루 재고와 거래처 잔액은 변하지 않습니다. 닷새 뒤 고객이 견적을 승인하자 사장은 GiroPS에서 견적서를 클릭 한 번으로 매출 송장으로 전환합니다. 그 즉시 마루와 걸레받이가 재고에서 차감되고 거래처 미수금에 청구 금액이 기록됩니다.
자주 묻는 질문
견적서를 발행하면 창고 재고 수량이 바로 빠지나요?
아니요. 견적서는 가격과 조건을 제안하는 문서일 뿐이므로, 고객이 수락하여 확정된 매출 송장으로 전환되기 전까지는 창고 재고 수량도 거래처 잔액도 전혀 바뀌지 않습니다.
견적서에 왜 유효기간을 꼭 적어야 하나요?
공급업체 매입가나 환율은 시간이 지나면 오를 수 있습니다. 유효기간(예: 7일 또는 14일)을 적어 두면 몇 달 뒤에 예전 견적가로 납품을 요구하는 상황에서 사업장의 이익률을 지킬 수 있습니다.
고객이 승인 전에 일부 수량을 바꾸고 싶어 하면 어떻게 하나요?
GiroPS에서 기존 견적서를 열어 수량이나 할인율을 수정한 뒤 PDF를 다시 보내거나, 주문서·송장으로 전환하는 화면에서 최종 확정된 수량으로 바로 고쳐 저장하면 됩니다.