프로포마 인보이스(가송장)란 무엇이며 언제 발행할까요? 실무 완벽 가이드
구매자와 품목, 수량, 단가 협의를 마친 뒤 물품을 출고하기 전에 계약금(선수금)을 요청하거나 구매자 측 회계팀의 송금 결재를 돕기 위해 공식적인 형태의 문서가 필요할 때가 많습니다. 이때 사용하는 문서가 바로 프로포마 인보이스(Proforma Invoice, 가송장 또는 예비 청구서)입니다. 무엇보다 먼저 명확히 알아두어야 할 원칙은 프로포마 인보이스가 법적 효력을 갖는 공식 세금계산서가 아니라는 점입니다. 이 문서는 회계상 미수금을 발생시키거나 창고 재고를 차감하지 않으며, 법적 세금계산서나 전자세금계산서 발행 의무는 반드시 별도의 법정 신고 시스템을 통해 처리해야 합니다. 이 가이드에서는 프로포마 인보이스의 정확한 활용 시점, 견적서 및 확정 판매 청구서와의 차이점, 그리고 GiroPS에서 이 흐름을 깔끔하게 관리하는 방법을 안내합니다.
프로포마 인보이스는 상품 출고나 서비스 완료 전에 합의된 품목, 수량, 가격, 결제 조건을 확정하여 전달하는 예비 청구서(가송장)입니다. 법적 세금계산서가 아니므로 재고를 차감하거나 거래처 잔액을 변경하지 않으며, 주로 계약금·선결제 요청, 구매사 내부 결재, 출고 전 최종 확인에 사용됩니다.
프로포마 인보이스란 무엇이며 실무에서 언제 사용할까요?
프로포마 인보이스는 가격 협상이 끝난 후 판매자와 구매자 사이의 거래 조건을 확정하는 예비 청구 문서입니다. 초기 탐색 단계에서 조건을 제시하는 일반 견적서와 달리, 프로포마는 구매자가 구매 의사를 확정한 상태에서 창고 출고나 제작 착수 전에 계약금, 전액 선결제 또는 구매사 내부 자금 집행 승인이 필요할 때 발행합니다.
외형상으로는 품목 명세, 단가, 할인, 세액, 총합계가 모두 표시되어 일반 판매 청구서와 거의 동일해 보이지만, 양측 회계 담당자가 확정 세금 문서로 오인하지 않도록 상단에 예비 청구서(Proforma)임을 명확히 표시합니다.
- 계약금 및 선결제 요청: 제작이나 배송을 시작하기 전에 30%, 50% 또는 100% 선수금을 입금받기 위한 세부 내역서를 제공합니다.
- 기업 구매팀 및 은행 송금 승인: 구매 기업의 재무팀이나 은행이 계좌 이체를 승인할 수 있도록 정확한 결제 금액과 입금 계좌 정보를 증빙합니다.
- 출고 전 최종 내역 확인: 상품을 포장하고 발송하기 직전에 수량, 단위, 운임 및 최종 금액을 마지막으로 한 번 더 대조합니다.
- 해외 거래 및 통관 준비: 국제 물류, 적하 보험, 수출입 통관 절차에서 화물의 상업적 가치와 품목 명세를 신고하는 기초 자료로 활용됩니다.
- 주문제작 및 맞춤 생산 거래: 원자재를 투입하고 작업을 시작하기 전에 확정된 사양과 합의 가격을 문서로 고정합니다.
견적서 vs 프로포마 인보이스 vs 승인된 판매 청구서 핵심 비교
소상공인과 중소기업 실무자들은 고객에게 견적서를 보낼지, 프로포마 인보이스를 보낼지, 아니면 바로 판매 청구서를 발행할지 자주 고민합니다. 세 문서의 차이는 거래 진행 단계와 창고 재고 및 거래처 원장에 미치는 영향에 있습니다. 견적서는 가격과 옵션을 제안하고, 프로포마는 합의된 주문을 확인하며 출고 전 결제를 요청하고, 승인된 판매 청구서는 실제 납품이 이루어진 매출을 기록합니다.
가장 중요한 원칙은 견적서와 프로포마 인보이스 모두 실제 창고 재고를 줄이거나 고객 원장에 미수금 채권을 만들지 않는다는 점입니다. GiroPS에서도 임시저장(초안) 상태의 청구서와 견적서는 매출 합계나 미수금 잔액에 전혀 포함되지 않으며, 오직 판매 청구서가 승인될 때만 재고가 차감되고 거래처 잔액이 갱신됩니다.
| 비교 기준 | 가격 견적서 (Quotation) | 프로포마 인보이스 (가송장) | 승인된 판매 청구서 |
|---|---|---|---|
| 주요 목적 | 가격 및 옵션 제안, 조건 협상 | 합의된 주문 확인 및 선결제·계약금 요청 | 완료된 판매 기록 및 대금 청구 |
| 창고 재고 영향 | 재고 차감 없음 | 재고 차감 없음 | 판매된 수량만큼 창고 재고 차감 |
| 거래처 잔액 영향 | 거래처 미수금 잔액 변동 없음 | 거래처 미수금 잔액 변동 없음 | 고객 원장에 미수금(외상 매출) 반영 |
| 회계 및 세무 상태 | 구속력 없는 상업적 제안서 | 예비 상업 문서 (법적 세금계산서 아님) | 최종 거래 청구서 (법정 전자세금계산서는 별도) |
명확한 법적 경계: 프로포마 인보이스는 공식 세금계산서가 아닙니다
판매자와 구매자 모두가 반드시 지켜야 할 기준이 있습니다. 프로포마 인보이스는 법적 세금계산서나 공식 영수증이 아닙니다. 이 문서로는 부가가치세 매입세액 공제를 받을 수 없고, 법정 세무 회계에서 확정 매출이나 비용 증빙으로 기장할 수 없으며, 국가별 의무 현금영수증이나 법정 전자세금계산서 제도를 대체하지 않습니다.
투명하게 안내해 드립니다. GiroPS는 일상의 영업 관리와 고객 공유를 위해 깔끔한 PDF 견적서, 프로포마 문서, 판매·구매 청구서를 생성하며, 정부 공식 전자세금계산서를 발행하지 않습니다. GiroPS에서는 견적서를 작성하거나 판매 청구서를 임시저장(초안) 상태로 저장해 예비 PDF로 공유할 수 있습니다. 임시저장 청구서는 매출 총계나 거래처 잔액에 합산되지 않으므로, 실제 출고와 거래가 확정된 시점에 청구서를 승인하고 법정 세금계산서는 기존에 사용하시는 적법한 세무 채널을 통해 발행하시면 됩니다.
프로포마 인보이스에 반드시 포함해야 할 필수 정보
구매자 측 재무팀이 이 문서를 확정 청구서로 착각하여 중복 처리하는 일을 막으려면, 문서에 예비 청구서(Proforma)라는 표시가 분명하게 들어가야 합니다. 또한 유효기간과 입금 계좌를 명시해야 구매자가 예약된 단가 유지 기한을 확인하고 지체 없이 송금할 수 있습니다.
품목 수량, 측정 단위, 품목별·문서별 할인, 적용 세액 등 모든 계산 내역은 향후 발행할 최종 판매 청구서와 정확히 일치해야 선결제 입금 후 차액 문제가 발생하지 않습니다.
- 명확한 Proforma 표기 및 날짜: 상단 프로포마 표시, 문서 번호, 발행일, 가격 유효기간 명시.
- 공급자 및 구매자 정보: 양측의 상호, 주소, 담당자 연락처 정보.
- 확정된 품목 명세 및 금액 계산: 상품·서비스명, 품목 코드, 수량, 단위, 단가, 할인액, 세금 내역 및 총합계.
- 결제 계좌 및 출고 조건: 요청하는 계약금 비율 또는 선결제 금액, 입금할 은행 계좌번호, 입금 확인 후 출고 예정 일정.
GiroPS에서 프로포마 작성부터 청구서 승인 및 부분 수금까지 연결하기
엑셀이나 워드에서 프로포마 인보이스를 따로 만들면 고객이 계약금을 입금했을 때 모든 품목을 판매 관리 프로그램에 처음부터 다시 입력해야 합니다. GiroPS에서는 견적서 또는 임시저장(초안) 판매 청구서를 활용해 이 과정을 끊김 없이 처리할 수 있습니다. 청구서가 임시저장 상태인 동안에는 매출 보고서, 재고 차감, 고객 미수금 잔액에서 완전히 제외됩니다.
고객이 선결제 대금을 송금하고 상품을 출고할 때 버튼 한 번으로 견적서를 전환하거나 임시저장 청구서를 승인하면 됩니다. 이어서 입금된 계약금을 현금이나 은행 계좌에 부분 수금으로 기록하면, 남은 미수금 잔액이 거래처 원장에서 정확하게 추적됩니다.
단계별 실행 가이드
1. 고객 거래처를 선택하고 견적서 또는 임시저장 청구서를 시작합니다
연락처 목록에서 구매 고객을 선택한 뒤 새 견적서를 열거나 판매 청구서를 생성하고 상태를 임시저장(초안)으로 유지합니다.
2. 합의된 품목, 단위, 할인 및 세금을 입력합니다
구매자와 확정한 정확한 상품과 수량을 추가하고, 합의된 품목 할인이나 문서 할인을 적용한 뒤 세액과 총액을 확인합니다.
3. 메모란에 프로포마 안내, 계약금 조건, 입금 계좌를 기재합니다
문서 메모에 선결제 요청용 프로포마 문서임을 명시하고, 입금 은행 계좌번호와 요청 계약금, 유효기간을 함께 적어 줍니다.
4. PDF 문서를 카카오톡·WhatsApp 또는 이메일로 공유합니다
깔끔하게 생성된 PDF 파일을 내보내 고객사 구매팀이나 재무 담당자에게 전달하여 선결제 송금 절차를 진행하게 합니다.
5. 출고 시점에 청구서를 승인하고 입금 내역을 기록합니다
선수금이 입금되고 상품이 출고되면 판매 청구서를 승인하여 재고를 차감하고, 받은 계약금을 청구서에 부분 수금으로 반영합니다.
실무 예시
사례: 프로포마 PDF로 30% 계약금을 요청하는 업소용 커피 머신 공급업체
상업용 주방·카페 장비를 공급하는 업체가 신규 오픈 카페에 업소용 에스프레소 머신 2대, 그라인더 2대, 설치 패키지를 세금 포함 총 8,000,000원에 판매하기로 합의했습니다. 중량 장비를 출고하기 전에 공급업체는 30% 계약금(2,400,000원)을 요청하는 프로포마 PDF를 발송합니다. 이 단계에서는 창고 재고가 변동되지 않습니다. 구매자가 2,400,000원을 계좌로 이체하고 장비가 출고되면, 공급업체는 GiroPS에서 판매 청구서를 승인하고 2,400,000원 입금을 기록하여 30일 만기 잔액 5,600,000원을 명확하게 관리합니다.
| 업무 단계 | 문서 및 실행 작업 | 창고 재고 영향 | 거래처 및 계좌 잔액 영향 |
|---|---|---|---|
| 1. 주문 조건 합의 | 8,000,000원 프로포마 / 임시저장 PDF 발송 | 변동 없음 (차감 수량 0) | 고객 미수금 잔액 0원 유지 |
| 2. 계약금 입금 (30%) | 구매자가 은행으로 2,400,000원 송금 | 출고 대기 및 장비 준비 | 은행 계좌 +2,400,000원, 선수금 기록 |
| 3. 출고 및 청구서 승인 | 판매 청구서 승인 (8,000,000원) | 머신 2대·그라인더 2대 재고 차감 | 거래처 원장에 청구 총액 반영 |
| 4. 잔액 추적 관리 | 청구서에 부분 수금 적용 | 납품 및 설치 완료 | 청구서 남은 미수금 잔액: 5,600,000원 |
흔히 하는 실수와 해결 방안
자주 묻는 질문
프로포마 인보이스는 법적 효력이 있는 세금계산서인가요?
아니요. 프로포마 인보이스는 납품 전 가격을 확인하고 선결제를 요청하기 위한 예비 상업 문서이며 법적 세금계산서가 아닙니다. 세법상 의무인 세금계산서 및 전자세금계산서는 별도의 법정 시스템을 통해 발행해야 합니다.
GiroPS에서 정부 공식 전자세금계산서를 발행할 수 있나요?
아니요. GiroPS는 일상적인 영업 관리와 거래처 공유를 위한 깔끔한 PDF 견적서, 프로포마 문서, 판매·구매 청구서를 생성하며 정부 공식 전자세금계산서는 발행하지 않습니다.
GiroPS에서 임시저장(초안) 상태인 청구서가 재고나 거래처 잔액에 영향을 주나요?
아니요. 임시저장 청구서는 매출 총계에서 완전히 제외되며 미수금 잔액으로 잡히지 않고 창고 재고도 차감하지 않습니다. 청구서가 승인될 때만 재고와 거래처 잔액이 업데이트됩니다.
프로포마 문서를 보내고 받은 계약금은 어떻게 기록하나요?
GiroPS의 현금 또는 은행 계좌에 입금 내역을 기록할 수 있습니다. 이후 판매 청구서가 승인되면 부분 수금 내역이 반영되어 청구서의 남은 잔액이 자동으로 줄어듭니다.
외화(해외 통화)로 프로포마 PDF를 작성할 수 있나요?
네. 문서 통화를 선택하고 환율을 입력하면 고객에게는 해당 외화로 표시된 PDF를 전달하면서 사업장 기본 통화 기준의 장부 금액도 정확하게 유지할 수 있습니다.
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