발주서(구매 주문서 / PO)란 무엇이며 어떻게 활용하나요?
발주서 — 국제 거래에서 PO(Purchase Order) 또는 구매 주문서라고 부르는 문서 — 는 구매자가 공급업체에 어떤 상품이나 서비스를 몇 개, 어떤 단가와 납기일로 주문하는지 공식적으로 적어 보내는 상업 문서입니다. 전화나 메신저로 구두 주문을 넣을 때 흔히 생기는 규격 착오와 단가 분쟁을 막아 줍니다.
발주서(주문서)는 상품이 인도되기 전에 주문할 품목, 수량, 합의된 단가를 확정해 기록하는 문서입니다. 주문서를 작성한 시점에는 창고 재고 수량이나 거래처 잔액이 바뀌지 않으며, 물품이 실제로 납품되어 송장(매입/매출)으로 전환될 때 재고와 잔액이 반영됩니다.
발주서에 반드시 들어가야 할 핵심 항목
체계적으로 작성된 발주서는 물건을 포장하는 공급업체와 박스를 검수하는 우리 창고 직원 모두에게 정확한 기준표가 됩니다. 처음부터 품목 코드와 단가가 문서로 정리되어 있으면 물건이 도착했을 때 주문 내역과 대조하는 데 몇 분이면 충분합니다.
소규모 사업장에서는 여전히 문자로 '지난번 보내주신 박스 20개만 더 보내 주세요'라고 주문하는 경우가 많지만, 이렇게 하면 다른 규격이 오거나 나중에 청구서 단가가 달라져도 확인하기 어렵습니다. 표준 발주서에는 다음 네 가지 정보가 꼭 포함되어야 합니다.
- 주문 번호, 발행일, 희망 납기일과 구매자 및 공급업체(거래처)의 상세 정보.
- 주문하는 각 상품의 품명, 품목 코드(SKU) 또는 바코드, 단위 및 정확한 주문 수량.
- 합의된 단위당 가격, 품목별 또는 문서 전체 할인, 부가세율 및 총 주문 금액.
- 배송지 주소, 포장·출고 관련 요청 사항 및 상호 합의한 결제 조건.
견적서, 발주서(주문서), 송장의 차이점은 무엇인가요?
상거래 흐름에서 세 문서는 각각 다른 단계를 담당합니다. 견적서는 판매자가 제시하는 가격 제안서이고, 발주서(주문서)는 구매자가 거래 조건을 수락해 물품 준비를 요청하는 확정 문서이며, 송장은 실제 납품이 이루어진 뒤 대금 청구를 위해 발행하는 최종 거래 문서입니다.
재고 관리와 장부 정리에서 가장 중요한 차이는 재고 및 거래처 잔액 반영 시점입니다. 진행 중인 주문서는 아직 물건이 오가지 않은 상태이므로 주문서를 저장해도 재고 수량이 늘거나 줄지 않고 거래처 미수금·미지급금도 생기지 않습니다. 오직 주문서가 송장으로 전환될 때만 재고 이동과 잔액 변동이 기록됩니다.
GiroPS에서 주문을 관리하고 송장으로 전환하는 방법
GiroPS에서는 몇 초 만에 주문서를 작성해 깔끔한 PDF 파일로 카카오톡, WhatsApp, 이메일로 공유할 수 있으며, 공유된 **온라인 카탈로그** 링크를 통해 고객으로부터 직접 주문을 받을 수도 있습니다. 대기 중, 승인됨, 완료됨 상태를 한 화면에서 일목요연하게 관리할 수 있습니다.
물품이 입고되거나 출고될 때 품목과 수량을 처음부터 다시 입력할 필요가 없습니다. 주문서 화면에서 버튼 한 번만 누르면 모든 품목, 수량, 할인, 단가가 그대로 송장으로 복사됩니다. 또한 창고에서 출고 물품을 챙길 때는 주문서에서 가격을 숨긴 **납품서 / 출고 확인증**을 인쇄해 수량 검수용으로 쓸 수 있습니다.
실무 예시
예시: 위험 재고 알림부터 발주서 작성, 매입 송장 전환까지
어느 철물점에서 실리콘 카트리지 재고가 위험 재고 기준인 30개 아래로 내려갔습니다. 사장은 도매업체와 합의한 매입 단가 85원을 확인한 뒤 200개짜리 발주서를 작성해 PDF로 전송합니다. 이 시점에는 매장의 실리콘 재고 수량도, 도매업체에 줄 외상 잔액도 변하지 않습니다. 이틀 뒤 실리콘 200개가 창고에 도착하자 사장은 주문서를 터치 한 번으로 매입 송장으로 전환합니다. 그 즉시 재고 수량이 200개 늘어나고 공급업체 거래처 잔액이 정확하게 업데이트됩니다.
자주 묻는 질문
주문서를 등록하면 창고 재고 수량이 바로 바뀌나요?
아니요. 주문서는 요청했거나 준비 중인 내역을 기록할 뿐이므로, 실제 창고 재고 수량과 거래처 잔액은 해당 주문서를 확정된 송장으로 전환할 때만 변경됩니다.
공급업체에서 주문한 수량 중 일부만 먼저 보냈다면 어떻게 처리하나요?
주문서를 송장으로 전환할 때 송장 편집 화면에서 실제로 인수한 수량만큼만 숫자를 수정해 저장하면 됩니다. 그러면 실제 입고된 수량만 재고와 거래처 잔액에 반영됩니다.
고객이 승인한 견적서를 바로 주문서나 송장으로 바꿀 수 있나요?
네. GiroPS에서 고객이 견적서를 수락하면 품목을 다시 입력할 필요 없이 클릭 한 번으로 주문서로 바꿔 출고를 준비하거나, 곧바로 매출 송장으로 전환할 수 있습니다.