도매업 및 유통업체를 위한 박스 단위 재고, B2B 주문 및 거래처 미수금 통합 관리
도매업과 유통업의 수익은 대량 출고 물량을 오차 없이 빠르게 패킹하여 내보내고, 외상 거래로 나간 미수금을 제때 회수하는 데 달려 있습니다. 거래처 주문이 카카오톡 메시지와 전화 통화로 흩어져 누락되거나, 본사 창고 재고와 배송 차량에 실린 물량이 서로 맞지 않고, 거래처별 외상 잔액을 주먹구구식으로 기억에 의존해 관리하면 현금 흐름이 순식간에 막히게 됩니다. 이 페이지에서는 도매 및 유통 사업장이 견적서 작성부터 주문 접수, 출고 및 분할 수금까지의 전체 업무 흐름을 GiroPS에서 어떻게 체계적으로 구축하는지 구체적으로 안내합니다.
상품을 박스, 묶음, 파레트 등 도매 단위로 등록하고 거래처에 온라인 카탈로그 링크를 공유하여 직접 주문을 받으세요. 창고에서 물건을 피킹할 때는 단가가 표시되지 않는 납품 확인서를 출력해 수량을 검수하고, 배송이 완료되면 터치 한 번으로 판매 송장 PDF로 전환합니다. 본사 메인 창고와 영업 사원의 배송 차량을 별도 창고로 분리해 재고를 추적하고, 직원 권한 설정으로 매입 원가를 숨기며, 만기일 알림과 분할 수금 기록으로 거래처 미수금을 빈틈없이 관리할 수 있습니다.
도매 및 유통 현장에서 재고와 미수금 장부가 꼬이는 이유
소매점과 달리 도매상과 유통업체는 고정 거래처에 박스 및 대량 단위로 물품을 공급하며 대부분 월말 결제나 외상 거래 방식을 사용합니다. 매일 수십 건의 품목 주문이 전화, 음성 메시지, 수기 메모로 들어올 때 이를 일일이 수작업으로 다시 입력하다 보면 품목 코드가 바뀌거나 박스 수량이 누락되고 이전 단가가 잘못 적용되는 실수가 반복됩니다. 고정 거래처에 잘못된 단가로 청구서를 보내면 반품 처리와 단가 재조정으로 불필요한 시간 낭비와 신뢰 하락이 발생합니다.
두 번째 문제는 창고와 배송 차량, 그리고 거래처 외상 원장 사이의 단절에서 비롯됩니다. 아침에 영업용 탑차나 배송 차량에 물건을 실어 보내면서 창고 간 재고 이동을 기록하지 않으면, 사무실에서는 본사 창고에 실제로 출고 가능한 박스가 몇 개 남았는지 파악할 수 없습니다. 게다가 도매 거래처는 송장 금액을 한 번에 전액 결제하기보다 납품 때마다 일부 금액만 입금하는 분할 결제가 흔한데, 각 수금 내역을 해당 송장에 정확히 연결하지 않으면 월말 정산 때마다 잔액 확인을 두고 실랑이가 벌어집니다.
온라인 상품 카탈로그 공유와 견적서에서 송장까지의 문서 전환
GiroPS에 상품을 등록할 때 품목 코드, 바코드, 상품 사진과 함께 박스, 카톤, 포대, 파레트 등 도매 전용 판매 단위를 지정하면 온라인 상품 카탈로그 링크를 즉시 생성할 수 있습니다. 마트, 식당, 소매점 등 고정 거래처에 이 링크를 카카오톡이나 문자로 보내면 고객이 별도 앱을 설치하지 않고도 웹 브라우저에서 현재 취급 품목을 확인하고 직접 주문을 넣을 수 있습니다. 저녁마다 밀려드는 주문 메시지를 다시 타이핑할 필요 없이 다음 날 아침 정리된 주문 목록으로 바로 출고 준비를 시작할 수 있습니다.
단가 협의가 필요한 신규 대량 거래의 경우 품목별 할인이나 문서 전체 할인이 반영된 PDF 견적서를 먼저 발송합니다. 거래처가 견적을 승인하면 내용을 다시 입력할 필요 없이 클릭 한 번으로 주문서로 전환됩니다. 창고 직원은 주문서에서 금액이 표시되지 않는 납품·출고 리스트를 인쇄해 박스를 피킹하고 상차 수량을 대조합니다. 납품이 완료되면 주문서를 즉시 판매 송장으로 전환하여 창고 재고를 차감하고 거래처 미수금 잔액에 자동 합산합니다. 발행되는 모든 PDF 문서는 상업적 거래 내역 관리용이며 국가별 법정 전자세금계산서 발행을 대체하지 않습니다.
- 온라인 카탈로그 링크: 거래처가 앱 설치 없이 스마트폰이나 PC 브라우저에서 직접 도매 주문 접수
- 원클릭 문서 전환: 견적서 → 주문서 → 판매 송장으로 재입력 없이 즉시 연결되어 오타 방지
- 금액 없는 납품서 출력: 창고 피킹 작업과 현장 수량 검수에 최적화된 출고 확인용 PDF 제공
- 품목 및 전체 할인 계산: 거래처별 협의 단가와 할인율, 세액 및 합계 금액을 투명하게 자동 산출
본사 창고·배송 차량 분리 관리와 영업 사원 매입 원가 숨기기
유통업체에서는 재고가 본사 창고에만 머물지 않고 영업 사원이 타고 다니는 차량이나 지역 거점 창고로 나뉘어 움직입니다. GiroPS에서는 본사 메인 창고뿐만 아니라 각 배송 차량(차량 창고)이나 지점을 개별 창고로 등록할 수 있습니다. 아침에 차량에 박스를 상차할 때 본사 창고에서 해당 차량 창고로 재고 이동을 기록하면, 현재 창고 선반에 남은 수량과 도로 위 차량에 실려 있는 수량을 실시간으로 구분해 볼 수 있습니다.
현장을 뛰는 영업 사원, 배송 기사, 창고 관리 직원은 24시간 동안 유효한 초대 링크를 통해 사업체에 간편하게 초대할 수 있습니다. 직원에게 매입가 숨김 역할 권한을 부여하면, 영업 사원은 실시간 재고 수량을 조회하고 견적서와 주문서를 작성하며 현장 수금 내역을 입력할 수 있지만 상품의 매입 원가, 공급업체 매입 송장, 마진율 및 전체 자금 계좌 총액은 절대 볼 수 없습니다. 통신이 불안정한 지하 창고나 외곽 배송 경로에서도 Android 앱은 오프라인으로 정상 작동하며 인터넷이 연결되는 즉시 데이터를 안전하게 동기화합니다.
거래처 외상 원장, 분할 수금 처리 및 미수금 연령 분석
외상 비중이 높은 도매업에서 현금 흐름을 지키려면 거래처별 미수금 한도와 결제 만기일을 매일 점검해야 합니다. 판매 송장을 발행할 때 만기일을 지정해 두면 결제가 임박했거나 이미 연체된 거래처를 한눈에 확인할 수 있습니다. 특히 장기 연체 거래처에 추가 물량을 출고하기 전에 미수금 연령 분석 보고서를 열면 30일, 60일, 90일 이상 연체된 미수금 규모를 구간별로 명확하게 파악할 수 있습니다.
배송 현장에서 거래처가 전체 송장 금액 중 일부만 현금으로 주거나 계좌로 이체한 경우, 해당 현금 또는 은행 계좌로 분할 수금을 기록하면 송장의 남은 미결제 잔액이 자동으로 차감됩니다. 거래처에서 그동안의 거래 내역과 잔액 확인을 요청할 때는 원하는 기간을 설정해 거래처 원장(거래명세 내역) PDF를 몇 초 만에 생성하여 카카오톡이나 이메일로 깔끔하게 전송할 수 있습니다.
- 미수금 연령 분석 보고서: 30일, 60일, 90일 이상 지연된 연체 채권을 구간별로 즉시 파악
- 분할 수금 관리: 각 송장별로 입금된 금액과 아직 받지 못한 잔액을 정확하게 추적
- 거래처 원장 PDF 공유: 기간별 납품 및 입금 내역서를 카카오톡으로 전송해 잔액 분쟁 예방
- 가중평균원가 자동 계산: 입고 때마다 매입 단가가 달라져도 재고 자산 가치를 정확히 반영
실무 예시
사례: 배송 차량 2대로 소매점 120곳에 납품하는 식자재·생활용품 도매업체
한결유통은 본사 창고에 450여 종의 박스 단위 식자재와 세제류를 보관하고 탑차 2대로 인근 마트와 식당 120곳에 매일 물건을 공급합니다. 이전에는 영업 사원들이 저녁마다 전화로 주문 물량을 불러주고 차량 재고는 수첩에 적었으며, 현장에서 받은 일부 외상값은 며칠 뒤에야 엑셀에 반영되어 잔액 오류가 잦았습니다. GiroPS 도입 후 기존 엑셀의 품목과 거래처 미수금 잔액을 일괄 업로드하고, 본사 창고와 탑차 2대를 별도 창고로 분리했으며, 영업 사원에게는 매입 원가가 보이지 않는 권한을 부여했습니다. 단골 거래처에는 온라인 카탈로그 링크를 발송해 직접 주문을 받기 시작했습니다. 도입 첫달 만에 오배송과 피킹 실수가 크게 줄어들었고, 미수금 연령 보고서를 통해 60일 넘게 밀려 있던 거래처 8곳에 원장 PDF를 보내 연체 대금을 무사히 회수했습니다.
단계별 실행 가이드
1. 박스 단위와 품목 코드를 포함해 상품 목록 가져오기
엑셀 템플릿으로 상품 리스트를 일괄 등록하고 각 품목에 품목 코드, 바코드, 도매 단위(박스, 묶음, 파레트) 및 안전재고 알림 기준을 설정합니다.
2. 본사 창고와 배송 차량을 개별 창고로 개설
중앙 물류 창고와 각 영업·배송 차량을 별도의 창고로 만든 뒤, 기초 재고 실사를 통해 위치별 현재 박스 수량을 정확히 입력합니다.
3. 거래처 기초 미수금 등록 및 온라인 카탈로그 공유
도매 고객사를 거래처로 등록하면서 현재 남아 있는 외상 잔액을 입력하고, 온라인 카탈로그 링크를 전달해 직접 주문을 접수받습니다.
4. 매입가를 숨긴 직원 계정 초대 및 만기일·수금 관리
초대 링크로 영업 사원과 창고 직원을 추가해 매입 원가 숨김 권한을 부여하고, 송장마다 만기일을 지정해 매일 들어오는 분할 수금을 기록합니다.
흔히 하는 실수와 해결 방안
자주 묻는 질문
거래처 사장님들이 온라인 카탈로그로 주문하려면 별도 앱을 설치해야 하나요?
아니요, 설치할 필요가 없습니다. 공유해 드린 온라인 카탈로그 링크를 스마트폰이나 컴퓨터 인터넷 브라우저에서 열면 바로 상품 확인과 수량 선택이 가능하며, 주문 완료 즉시 GiroPS 주문 목록에 자동으로 접수됩니다.
영업 사원이나 창고 직원이 우리 회사의 매입 원가와 마진을 보지 못하게 할 수 있나요?
네, 가능합니다. 직원에게 매입가 숨김이 적용된 역할을 부여하면 재고 확인과 견적·주문·판매 업무는 정상적으로 수행할 수 있지만, 매입 단가, 매입 송장, 원가 및 수익 보고서는 철저히 가려집니다.
창고에서 물건을 준비할 때 가격이 적히지 않은 출고·납품 리스트를 뽑을 수 있나요?
네. 모든 주문서에서 단가와 금액을 제외한 납품 확인용 PDF를 생성하고 인쇄할 수 있어, 창고 피킹 작업이나 현장 수량 인수인계 시 유용하게 활용할 수 있습니다.
배송 경로 중 인터넷이 안 터지는 곳에서도 주문이나 수금 입력이 되나요?
네. Android 앱은 오프라인 모드를 지원하므로 인터넷 연결이 없는 현장에서도 주문 작성, 송장 발행, 수금 기록이 가능하며 네트워크가 다시 연결되면 자동으로 동기화됩니다.
도매 사업장에서 GiroPS를 시작할 때 비용이 드나요?
무료로 시작하실 수 있습니다. 사용하시면서 거래 건수, 창고 수 또는 팀원 수가 무료 제공 한도를 초과하거나 추가 기능이 필요할 때 요금제 페이지에서 알맞은 플랜으로 전환하시면 됩니다.