Cos'è il codice articolo (SKU) e come si imposta in magazzino?
Il codice articolo, indicato a livello internazionale con la sigla SKU (Stock Keeping Unit), è la sigla interna univoca con cui un'attività identifica ogni singolo prodotto acquistato, tenuto a magazzino o venduto. Permette di distinguere al volo referenze simili senza confondere formati o misure.
Il codice articolo (SKU) è un codice alfanumerico creato dall'azienda per identificare in modo univoco ogni prodotto del proprio catalogo. A differenza del codice a barre del produttore, segue una logica scelta da te per rendere subito leggibili categoria, caratteristica e formato dell'articolo.
Come costruire un sistema di codici articolo leggibile
Un buon codice articolo non è una sequenza casuale di cifre: chi lavora al banco o in magazzino dovrebbe capire di quale prodotto si tratta semplicemente leggendo la sigla. L'approccio più efficace divide il codice in tre brevi blocchi che indicano famiglia merceologica, variante e misura.
Mantenere la stessa struttura per tutto il listino evita dubbi quando si inseriscono nuovi articoli e ordina automaticamente i prodotti per famiglia nei file Excel e nei report di magazzino. Ecco le regole fondamentali da seguire.
- Segui l'ordine categoria–caratteristica–formato: ad esempio VERN-BNC-05L per un secchio di vernice bianca da 5 litri.
- Usa solo lettere maiuscole, numeri e trattini (-); evita spazi, barre o caratteri speciali che possono causare errori nelle importazioni Excel.
- Non iniziare mai il codice con lo zero (i fogli di calcolo spesso eliminano gli zeri iniziali) ed evita caratteri confondibili come la lettera O e la cifra 0.
- Assegna un codice diverso a ogni formato di vendita e non riutilizzare mai il codice di un articolo fuori produzione per un prodotto nuovo.
Differenza tra codice articolo (SKU) e codice a barre EAN
Il codice a barre (EAN o UPC) viene registrato dal produttore secondo standard internazionali ed è identico in qualsiasi negozio che venda quel determinato articolo. Il codice articolo (SKU), invece, è interno alla tua attività ed è progettato sulle tue esigenze di reparto e scaffale.
Inoltre molti articoli trattati da ferramenta, grossisti, ricambisti o artigiani non hanno un codice a barre stampato sulla confezione: minuteria sfusa, cavi a metraggio, produzioni proprie o manodopera. Con un codice articolo ben strutturato puoi cercarli, contarli e inserirli in fattura senza esitazioni.
Come gestire i codici articolo in GiroPS
In GiroPS ogni scheda prodotto o servizio dispone sia del campo Codice a barre sia del campo Codice articolo (codice stock). Puoi leggere il codice a barre del fornitore con la fotocamera dello smartphone e allo stesso tempo salvare la tua sigla interna leggibile.
Quando prepari un preventivo, un ordine o una fattura, oppure durante il conteggio scorte in magazzino, basta digitare poche lettere del codice articolo per trovare subito la referenza giusta. Se vendi un articolo in più formati o colori, creare una scheda separata con il relativo codice ti permette di monitorare scorta critica e costo medio ponderato di ogni singola referenza.
Caso pratico
Esempio: codifica in un colorificio e ferramenta
Un colorificio tratta idropittura murale per interni in tre tinte (bianco, crema, grigio) e due formati di secchio (5 litri e 15 litri). Per evitare errori di battitura tra descrizioni quasi uguali, il titolare definisce sei codici articolo parlanti: PITINT-BNC-05L, PITINT-BNC-15L, PITINT-CRM-05L, PITINT-CRM-15L, PITINT-GRG-05L e PITINT-GRG-15L. Sia sullo schermo dello smartphone sia sul PDF dell'ordine, chi prepara la merce distingue immediatamente il secchio da 5 litri da quello da 15 litri.
Domande frequenti
Serve il codice articolo se i prodotti hanno già il codice a barre EAN?
Non è obbligatorio, ma semplifica molto il lavoro quotidiano. Un numero EAN di 13 cifre stampato su una fattura o in una tabella Excel non fa capire a colpo d'occhio quale sia il prodotto, mentre un codice articolo parlante è subito chiaro.
Devo creare due codici articolo se acquisto lo stesso prodotto da due fornitori diversi?
No. Se il prodotto che vendi al cliente è identico per marca, modello e unità di misura, mantieni un'unica scheda prodotto e un solo codice articolo. Gli acquisti dai vari fornitori confluiranno nella stessa giacenza aggiornando il costo medio ponderato.
Quanto deve essere lungo un buon codice articolo?
Tra 8 e 14 caratteri suddivisi in tre segmenti separati da trattini è la misura ideale per negozi e PMI. Codici troppo lunghi rischiano di andare a capo nei documenti PDF e aumentano gli errori di digitazione.