Cos'è il conteggio scorte (inventario fisico) e come si fa?
Il conteggio scorte (o inventario fisico di magazzino) è l'operazione con cui si contano materialmente i prodotti presenti sugli scaffali e nel deposito, si confrontano i numeri con le quantità registrate nel gestionale e si allineano eventuali differenze. Mantiene veritieri i saldi di magazzino evitando sia le rotture di stock inattese sia gli acquisti inutili.
Il conteggio scorte mette a confronto la quantità fisica contata a scaffale con la giacenza teorica a sistema. Se i pezzi reali sono meno c'è un ammanco, se sono di più c'è un'eccedenza; confermando il conteggio, il sistema adegua le giacenze alla realtà.
Perché nascono le differenze inventariali
Anche nelle attività più ordinate, con il passare dei mesi la giacenza teorica tende a discostarsi da quella reale. Fare il conteggio scorte non serve solo a rimettere in pari il numero, ma a capire dove si verificano errori o perdite.
Prima di iniziare a contare è importante registrare tutte le fatture di acquisto e vendita rimaste in sospeso e bloccare i movimenti sullo scaffale interessato, così da non scambiare un ritardo di registrazione per un ammanco.
- Documenti non registrati o errori di battitura: merce già sistemata a scaffale prima di caricare la fattura, oppure scatole scambiate per pezzi singoli
- Rotture, scarti e scadenze: prodotti danneggiati o scaduti buttati via senza registrare lo scarico di magazzino
- Scambi di codice e ammanchi: due varianti simili passate in cassa con lo stesso codice a barre, oppure furti
Inventario completo vs conteggio a rotazione (ciclico)
L'inventario completo prevede il conteggio di tutti gli articoli dell'attività in un'unica sessione, di solito a serranda abbassata a fine anno o fine trimestre. Fornisce un quadro totale preciso, ma richiede molte ore di lavoro.
Il conteggio a rotazione (ciclico) suddivide il controllo in piccole verifiche periodiche: ad esempio contare ogni settimana una corsia, una categoria merceologica o i venti articoli più venduti senza chiudere il negozio.
Come gestire il conteggio scorte in GiroPS
In GiroPS puoi aprire un conteggio scorte in bozza per il magazzino desiderato. Scansionando i codici a barre con la fotocamera dello smartphone o selezionando i prodotti dalla lista, inserisci le quantità effettive; finché il conteggio resta in bozza, le giacenze non cambiano e puoi verificare eventuali anomalie.
Quando confermi e approvi il conteggio, GiroPS registra automaticamente i movimenti di rettifica e allinea le quantità disponibili ai pezzi realmente contati.
Caso pratico
Esempio: verifica e rettifica del reparto vernici
Una ferramenta controlla il reparto vernici il sabato pomeriggio. Il sistema segna 24 secchi di pittura bianca e 15 rulli. Dal conteggio fisico risultano 22 secchi di pittura e 16 rulli. Verificando in deposito si scopre che 2 secchi danneggiati erano stati smaltiti la settimana prima senza scaricarli, mentre 1 rullo era stato venduto battendo il codice di una misura simile. Inserendo i valori reali (22 e 16) nel conteggio scorte di GiroPS e approvandolo, il sistema scala 2 secchi, aggiunge 1 rullo e riallinea il magazzino.
Domande frequenti
Ogni quanto tempo bisogna fare il conteggio delle scorte?
Oltre a uno o due inventari generali all'anno, è molto utile fare piccoli conteggi ciclici settimanali o mensili sugli articoli ad alta rotazione e di maggior valore.
Si può continuare a vendere durante il conteggio?
Per avere numeri precisi è bene fermare carichi e vendite sullo scaffale che si sta contando in quel momento. Se il negozio resta aperto, conta un piccolo settore alla volta prima dell'apertura.
Come funziona il conteggio se ho più magazzini?
Ogni magazzino, punto vendita o furgone va contato separatamente. Assicurati di completare eventuali trasferimenti in corso tra depositi prima di iniziare, per non contare la stessa merce due volte.