Comment suivre son stock entre dépôt principal, boutique et camionnette
Lorsqu'une activité se développe, la marchandise ne reste plus dans une seule pièce : une partie est stockée au dépôt principal, une autre est exposée en boutique, une autre encore se trouve dans un second point de vente ou dans une camionnette de livraison. Un stock global unique fausse la disponibilité réelle. La gestion multi-entrepôts vous donne le solde exact de chaque emplacement.
Pour suivre votre stock sur plusieurs lieux au sein d'une même entreprise, créez chaque emplacement — Dépôt Principal, Boutique, Succursale ou Camionnette — comme un Entrepôt distinct. Enregistrez un Transfert entre entrepôts à chaque déplacement, sélectionnez le bon dépôt sur vos factures et consultez le Rapport de stock.
Pourquoi un stock global unique induit vos vendeurs et acheteurs en erreur
Rien n'est plus frustrant au comptoir que d'annoncer à un client « l'ordinateur indique qu'il en reste 12 » alors que le rayon de la boutique est vide. En réalité, ces 12 pièces dorment sur une palette dans votre réserve déportée ou se trouvent dans le fourgon d'un technicien en tournée. Tant que tous les lieux sont confondus dans un seul chiffre, le vendeur promet des articles indisponibles sur place et l'acheteur recommande des produits déjà en réserve.
En créant dans GiroPS un Entrepôt distinct pour chaque zone physique, vous visualisez à la fois le stock total de l'entreprise et sa répartition exacte entre le Dépôt Principal, la Boutique, la Succursale ou la Camionnette. Vous savez immédiatement où se trouve chaque unité.
- Distinguer le stock de présentation disponible en magasin des cartons de réserve stockés au dépôt central
- Suivre la marchandise chargée dans les camionnettes de livraison ou d'intervention comme de vrais dépôts mobiles
- Repérer à distance les produits qui s'épuisent dans une succursale pour préparer le réassort à temps
- Isoler précisément dans quel local ou quel véhicule se produisent les écarts d'inventaire ou la démarque
Distinction essentielle : multi-entrepôts ne veut pas dire multi-sociétés
Avant de créer vos emplacements, il est important de poser une limite claire : la fonction multi-entrepôts de GiroPS permet de gérer plusieurs lieux de stockage (dépôt, magasin, agence, véhicule) appartenant à une seule et même entreprise. Ce n'est pas un logiciel multi-sociétés destiné à consolider plusieurs structures juridiques indépendantes ayant des numéros fiscaux, des fichiers clients et des bilans séparés.
Tous les entrepôts d'une entreprise partagent le même catalogue produits et la même liste de Contacts (clients et fournisseurs). Lorsque vous déplacez des cartons du dépôt vers la boutique, il ne s'agit pas d'une vente facturée mais d'un transfert interne : seul l'emplacement change, sans gonfler votre chiffre d'affaires ni modifier votre coût moyen.
| Type d'Entrepôt | Rôle dans l'Entreprise | Mode d'Entrée du Stock | Mode de Sortie du Stock |
|---|---|---|---|
| Dépôt Principal | Réception des palettes et livraisons fournisseurs | Facture d'achat affectée au Dépôt Principal | Transfert vers la boutique, l'agence ou le camion |
| Boutique / Comptoir | Vente directe aux clients en magasin | Transfert depuis le Dépôt ou achat direct | Facture de vente affectée à la Boutique |
| Camionnette de Tournée | Stock embarqué pour livraisons ou chantiers | Transfert du matin du Dépôt vers la Camionnette | Facture de vente mobile depuis la Camionnette |
| Second Point de Vente | Autre boutique de la même entreprise | Transfert depuis le Dépôt ou livraison directe | Facture de vente de l'agence ou inventaire |
Comment fonctionne le Transfert entre entrepôts au quotidien
Lorsque vous prenez 25 pièces au dépôt central pour réapprovisionner la boutique, saisir une sortie manuelle d'un côté puis une entrée manuelle de l'autre prend du temps et expose aux oublis. L'opération de Transfert entre entrepôts dans GiroPS relie l'entrepôt source et l'entrepôt de destination dans un seul enregistrement : dès la validation, la quantité diminue au départ et augmente à l'arrivée.
Chaque transfert est conservé dans l'historique des Mouvements de stock avec la date, l'auteur, le dépôt d'origine et le dépôt cible. En fin de semaine, vous retrouvez en quelques secondes tout ce qui a été chargé dans une camionnette sans chercher des bons papier égarés.
- Choisir l'entrepôt de départ, l'entrepôt d'arrivée et les quantités sur un seul écran
- Scanner les codes-barres avec la caméra du téléphone Android ou iOS lors du chargement du véhicule
- Mettre à jour la répartition par lieu sans modifier le stock global ni le résultat de l'entreprise
- Consulter la traçabilité complète des réassorts internes dans la liste des Mouvements de stock
Sélectionner le bon entrepôt sur les factures et analyser le Rapport de stock
La fiabilité du suivi multi-entrepôts repose sur un réflexe simple : indiquer sur chaque facture d'achat ou de vente l'entrepôt où la marchandise bouge réellement. Si le transporteur livre au Dépôt Principal, sélectionnez ce dépôt sur la facture d'achat ; si le client repart avec l'article depuis le comptoir de la Boutique, sélectionnez la Boutique sur la facture de vente.
Dans le Rapport de stock, vous pouvez afficher l'ensemble de l'entreprise ou filtrer sur un entrepôt précis. Avant de repasser commande chez un fournisseur parce qu'un magasin est à sec, vérifiez le rapport : vous avez peut-être du stock dormant au dépôt central qu'il suffit de transférer.
Réaliser un inventaire par entrepôt sans bloquer toute l'activité
Avec un stock unique non séparé, faire l'inventaire oblige à figer toutes les ventes en même temps. En séparant vos entrepôts, vous pouvez inventorier chaque zone à son rythme : la Camionnette le mardi matin en vingt minutes, la Boutique le mercredi soir après la fermeture et le Dépôt Principal le week-end.
Lorsque vous lancez un Inventaire dans GiroPS, vous choisissez d'abord l'entrepôt concerné. Seuls les stocks théoriques de cet emplacement s'affichent et les régularisations d'écart ne touchent que ce dépôt.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Créez un Entrepôt pour chaque lieu de stockage réel
Dans le menu Entrepôts, ajoutez vos emplacements avec des noms explicites : Dépôt Principal, Boutique Centre, Agence Sud ou Camionnette 1.
2. Saisissez les stocks initiaux par emplacement
Renseignez ou comptez les quantités réellement présentes dans chaque entrepôt afin de démarrer avec des soldes séparés exacts.
3. Enregistrez chaque réassort interne via un Transfert entre entrepôts
Dès que de la marchandise quitte le dépôt pour le magasin ou un véhicule, validez un transfert pour mettre à jour départ et arrivée.
4. Choisissez l'entrepôt actif sur vos factures d'achat et de vente
Vérifiez sur chaque document que l'entrepôt sélectionné correspond bien au lieu physique de réception ou d'expédition.
5. Filtrez le Rapport de stock par entrepôt avant de réapprovisionner
Consultez les soldes par lieu dans le Rapport de stock pour équilibrer vos réserves par transfert avant de commander aux fournisseurs.
Cas pratique
Cas concret : Distribution Alimentaire Provencale (3 emplacements)
L'entreprise gère trois entrepôts dans GiroPS : Dépôt Central, Boutique Marché et Camionnette Tournée 1. Voici le parcours d'un lot de 120 bidons d'huile d'olive sur la semaine :
| Opération Enregistrée | Entrepôt Départ / Arrivée | Quantité Mouvementée | Soldes par Entrepôt après Opération |
|---|---|---|---|
| Facture d'achat fournisseur | Entrée : Dépôt Central | +120 Bidons | Dépôt : 120 | Boutique : 0 | Camion : 0 |
| Réassort du magasin | Dépôt Central → Boutique Marché | 40 Bidons Transfert | Dépôt : 80 | Boutique : 40 | Camion : 0 |
| Chargement tournée du matin | Dépôt Central → Camionnette 1 | 30 Bidons Transfert | Dépôt : 50 | Boutique : 40 | Camion : 30 |
| Ventes en boutique et en tournée | Boutique (-15) & Camion (-22) | -37 Bidons Vendus | Dépôt : 50 | Boutique : 25 | Camion : 8 (Total : 83) |
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Puis-je utiliser plusieurs entrepôts pour gérer deux sociétés juridiquement distinctes ?
Non. La gestion multi-entrepôts sert à suivre plusieurs lieux de stockage, boutiques ou véhicules au sein d'une même entreprise. Pour des sociétés distinctes avec leurs propres comptes et numéros fiscaux, il faut créer une entreprise séparée pour chacune.
Un transfert entre entrepôts modifie-t-il mon chiffre d'affaires ou ma marge ?
Non. Le transfert déplace uniquement les quantités d'un emplacement à un autre à l'intérieur de votre activité. Le stock total, le coût moyen pondéré, le chiffre d'affaires et le compte de résultat ne changent pas.
Est-il possible de faire l'inventaire d'un seul entrepôt sans bloquer les autres ?
Oui. Lors de la création d'un Inventaire, vous sélectionnez l'entrepôt à compter. Seuls les articles de cet emplacement sont ajustés, tandis que vos autres dépôts et magasins continuent de travailler normalement.
Un livreur peut-il consulter le stock de sa camionnette et facturer sur son téléphone ?
Oui. Sur Android et iOS, les collaborateurs disposant des droits nécessaires peuvent voir les stocks par entrepôt, enregistrer un transfert et créer des factures de vente depuis leur camionnette — même hors ligne sur Android.
Où puis-je voir combien d'unités d'un article il reste dans chaque entrepôt ?
La répartition des quantités par entrepôt est visible directement dans le détail de la fiche produit ainsi que dans le Rapport de stock filtré par entrepôt.
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Suivez facilement vos produits et vos stocks
Enregistrez mouvements, transferts et inventaires. Repérez les stocks faibles et saisissez des ventes avec stock négatif si nécessaire.