Gestion de stock par référence OEM et suivi des comptes garages pour distributeurs de pièces auto
Dans un magasin de pièces détachées automobiles, la réactivité au comptoir et l'exactitude de la référence font toute la différence. Lorsqu'un mécanicien appelle avec un véhicule sur le pont, vous devez vérifier en quelques secondes la disponibilité et le prix d'un filtre, d'un jeu de plaquettes de frein, d'un roulement, d'une courroie ou d'un capteur parmi des milliers de références. Si les livraisons quotidiennes aux ateliers sont notées sur des bons papier égarés, si les consommables d'entretien courant tombent en rupture sans alerte ou si des pièces à faible rotation immobilisent votre trésorerie pendant des mois, la marge s'érode. Ce guide explique comment organiser votre stock OEM, vos comptes garages et vos encaissements dans GiroPS.
Enregistrez chaque pièce avec sa référence OEM, son code fabricant, son code-barres et ses étiquettes de famille pour la trouver en quelques secondes au comptoir ou au téléphone. Indiquez les modèles de véhicules compatibles dans le nom ou la description. Suivez les encours des garages, les retours de pièces et les règlements partiels avec relevés PDF via WhatsApp. Évitez les ruptures grâce aux alertes de stock critique et identifiez le stock dormant avec le rapport d'inactivité.
Pourquoi le stock et les comptes des ateliers se dérèglent au comptoir pièces auto
Un commerce de pièces automobiles gère des milliers de références visuellement très proches mais destinées à des motorisations et des années différentes. Pour un même filtre à huile ou disque de frein, vous stockez souvent la pièce d'origine ainsi que plusieurs marques équivalentes sur la même étagère. Lorsque les articles sont enregistrés sous un simple nom générique sans référence constructeur ni code-barres boîte, les erreurs de comptoir se multiplient, les retours augmentent et l'écart se creuse entre le stock physique et le stock informatique.
Le second point critique concerne les mouvements quotidiens en compte avec les garages réparateurs, carrossiers et flottes locales. Les mécaniciens commandent plusieurs fois par jour par coursier, renvoient les pièces non montées l'après-midi et règlent leur solde à la semaine ou en fin de mois. Suivre ces sorties et ces avoirs sur un cahier papier entraîne des oublis de déduction et des litiges lors de la facturation. De plus, lorsque les tarifs fournisseurs évoluent, ne pas recalculer le coût moyen pondéré vous expose à vendre en dessous du prix de réapprovisionnement.
Recherche instantanée par référence OEM, code-barres et étiquettes
Dans GiroPS, chaque fiche produit contient un code article (SKU), un code-barres, une unité (pièce, kit, litre), un prix d'achat, un prix de vente et des étiquettes. Vous pouvez importer votre catalogue Excel en quelques minutes et classer vos articles avec des étiquettes telles que freinage, filtration, suspension, allumage, éclairage ou lubrifiants. Au comptoir, scannez le code-barres de la boîte avec la caméra du smartphone ou une douchette USB/Bluetooth, ou tapez directement le numéro OEM dans la barre de recherche.
GiroPS n'intègre pas de décodeur de numéro de châssis (VIN), de base de données d'affectation automatique des véhicules ni de suivi par numéro de série. À la place, vous inscrivez simplement les marques, modèles, motorisations et années compatibles dans le nom du produit, la description ou les étiquettes. Ainsi, une recherche par référence OEM ou par modèle de voiture affiche immédiatement toutes les pièces d'origine et équivalentes disponibles en rayon.
- Recherche OEM et code fabricant : trouvez la pièce exacte et ses équivalences en quelques secondes
- Étiquettes par famille : filtrez freinage, filtres, courroies, embrayages et huiles en un geste
- Scan caméra et douchette : accélérez la vente au comptoir et les inventaires tournants en rayon
- Coût moyen pondéré : mise à jour automatique du coût unitaire à chaque nouvelle facture d'achat
Comptes clients des garages, gestion des retours et relevés PDF
Créez une fiche contact dédiée pour chaque garage mécanique, électricien auto, carrossier ou client professionnel en compte. Chaque livraison de la journée est enregistrée sur une facture de vente qui incrémente le solde de l'atelier. Lorsqu'un mécanicien retourne une pièce neuve non montée, la saisie d'un retour sur vente remet immédiatement l'article en stock et déduit sa valeur du solde dû par le garage. Quand l'atelier effectue un paiement en espèces, par carte ou par virement, vous enregistrez un encaissement partiel sur votre caisse ou votre banque.
Lors de l'arrêté hebdomadaire ou mensuel, inutile d'additionner des bons de livraison papier : générez un relevé de compte PDF filtré par dates et envoyez-le sur WhatsApp en un clic. Le garagiste visualise chaque pièce facturée, chaque retour déduit et chaque règlement. Le rapport de balance âgée met en évidence les créances dépassant 30, 60 et 90 jours, tandis que le rôle masquant les prix d'achat permet à vos vendeurs de travailler sans voir vos coûts fournisseurs. Les documents PDF générés servent au suivi commercial et ne remplacent pas une caisse certifiée ni la facturation électronique fiscale.
Alertes de stock critique sur l'entretien et rapport de stock dormant
Manquer de pièces de révision courante comme les filtres à huile, filtres d'habitacle, bougies, balais d'essuie-glace, ampoules ou liquide de frein pousse souvent le mécanicien à commander l'ensemble de son panier chez un concurrent. En définissant un seuil de stock critique sur vos références à forte rotation dans GiroPS, vous recevez une alerte dès que la quantité passe sous le minimum afin de préparer vos commandes fournisseurs à temps.
Parallèlement, les magasins de pièces auto immobilisent souvent une part importante de leur trésorerie dans des références spécifiques qui dorment sur les étagères du fond. Le rapport d'inactivité du stock liste les pièces n'ayant enregistré aucune vente depuis 30, 60 ou 90 jours ainsi que leur valeur d'achat cumulée. Vous évitez ainsi de recommander des références lentes et pouvez organiser un déstockage ciblé pour récupérer de la trésorerie.
- Alertes de stock critique : anticipez les ruptures sur les filtres, plaquettes et fluides courants
- Rapport d'inactivité : repérez les pièces sans vente depuis 30, 60 ou 90 jours pour libérer du cash
- Suivi précis des retours : ajustez simultanément le stock en rayon et le solde du garage
- Confidentialité des coûts : masquez les prix d'achat et les marges pour l'équipe au comptoir
Cas pratique
Exemple : Magasin de pièces auto gérant 6 000 références et 55 garages en compte
Auto Pièces Horizon stocke plus de 6 000 références de filtration, freinage, train roulant et distribution pour voitures particulières et utilitaires légers, et fournit les particuliers ainsi que 55 garages indépendants en compte hebdomadaire. Auparavant, l'équipe cherchait les correspondances OEM dans des classeurs, notait les livraisons par coursier et les retours sur des carnets à souche souvent incomplets, et laissait dormir des capteurs coûteux pendant des mois. Après l'importation de leur fichier Excel dans GiroPS avec codes OEM et modèles compatibles, ils ont activé des seuils de stock critique sur 500 pièces d'entretien et ouvert les comptes des 55 ateliers. Aujourd'hui, une pièce est trouvée en trois secondes au comptoir, les relevés PDF partent chaque samedi sur WhatsApp et les références inactives à 90 jours sont déstockées chaque mois.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Importez vos pièces avec codes OEM, codes-barres et modèles compatibles
Chargez votre fichier Excel en plaçant la référence OEM ou fabricant dans le code article, les modèles de véhicules compatibles dans la description et la famille en étiquette.
2. Définissez des seuils de stock critique sur les pièces de révision
Fixez des quantités minimales pour les filtres, plaquettes, courroies, ampoules et huiles à forte rotation afin d'être alerté avant la rupture.
3. Créez les fiches contacts de vos garages et clients professionnels
Enregistrez chaque atelier avec son solde initial et saisissez au fil de l'eau les livraisons, les retours de pièces et les règlements partiels.
4. Envoyez les relevés PDF hebdomadaires et surveillez le stock dormant
Partagez le relevé de compte PDF via WhatsApp à chaque échéance et consultez tous les mois le rapport d'inactivité à 30/60/90 jours.
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
GiroPS intègre-t-il une recherche par numéro de châssis (VIN) ou un catalogue d'affectation automatique ?
Non. GiroPS ne contient pas de décodeur VIN, de base de données d'affectation véhicule intégrée ni de suivi par numéro de série. Vous enregistrez les numéros OEM dans le code article et notez les marques, modèles et années compatibles dans le nom, la description ou les étiquettes pour une recherche instantanée par mot-clé.
Comment gérer la pièce d'origine et plusieurs marques équipementiers pour une même référence OEM ?
Créez une fiche produit distincte pour chaque marque avec son propre code, code-barres et tarif, et mentionnez la référence OEM commune dans la description ou les étiquettes. En recherchant ce numéro OEM, vous voyez immédiatement toutes les marques disponibles en stock.
Comment traiter les pièces prises par un mécanicien le matin et rendues l'après-midi ?
Facturez les pièces livrées sur le compte du garage. Si une pièce non montée revient, enregistrez un retour sur vente : la quantité réintègre automatiquement votre stock et le montant est déduit de l'encours du garage.
Comment identifier les pièces à faible rotation qui dorment en rayon depuis des mois ?
Le rapport d'inactivité du stock affiche tous les articles sans aucune vente depuis 30, 60 ou 90 jours ainsi que leur coût d'achat total, ce qui vous aide à organiser un déstockage.
Puis-je masquer les prix d'achat aux vendeurs qui travaillent au comptoir ?
Oui. En attribuant un rôle avec prix d'achat masqué, vos collaborateurs peuvent chercher des références, scanner des codes-barres, facturer et envoyer des relevés clients sans voir vos coûts fournisseurs ni vos marges.