Gestion des stocks, des commandes et des comptes clients pour grossistes et distributeurs
Dans le commerce de gros et la distribution, la rentabilité repose sur la préparation rapide de commandes volumineuses et l'encaissement régulier des ventes à terme. Lorsque les commandes arrivent éparpillées par téléphone ou messagerie, que le stock de l'entrepôt principal ne correspond plus à celui des camionnettes de tournée ou que les encours clients sont suivis de mémoire, la trésorerie se tend rapidement. Cette page présente comment un grossiste structure tout son flux, du devis à l'encaissement, dans GiroPS.
Créez vos produits par colis, carton ou palette et partagez un lien de catalogue en ligne pour recevoir directement les commandes de vos clients professionnels. Imprimez un bon de livraison sans prix pour la préparation en entrepôt, puis transformez la commande en facture PDF en un clic à la livraison. Suivez le dépôt central et les véhicules dans des entrepôts distincts, masquez les prix d'achat aux commerciaux et suivez les échéances ainsi que les paiements partiels.
Pourquoi l'organisation d'un grossiste dérape facilement ?
Contrairement au commerce de détail, un grossiste ou distributeur vend en grandes quantités à des clients professionnels récurrents, le plus souvent avec un délai de paiement. Lorsque des dizaines de lignes de commande arrivent chaque jour par appel, message vocal ou note manuscrite, la ressaisie manuelle entraîne des erreurs de référence, des colis oubliés ou d'anciens tarifs appliqués par mégarde. Une erreur de facturation chez un client pro génère aussitôt des litiges et des avoirs coûteux en temps.
Le second point critique se situe entre le dépôt, les tournées de livraison et le suivi des créances. Si la marchandise est chargée dans les utilitaires sans transfert de stock enregistré, personne au bureau ne sait ce qui est réellement disponible au dépôt. Par ailleurs, les clients professionnels règlent souvent par acomptes ou paiements partiels ; sans rapprochement précis sur chaque facture, le solde dû en fin de mois devient vite confus.
Catalogue en ligne B2B et chaîne documentaire du devis à la facture
Dès que vos articles sont enregistrés dans GiroPS avec leur code article, code-barres, photos et unité de conditionnement (colis, carton, lot ou palette), vous pouvez partager votre catalogue produits en ligne via un simple lien. Épiceries, restaurateurs et revendeurs ouvrent ce lien dans leur navigateur, consultent vos produits et envoient leur commande directement, sans vous obliger à ressaisir des listes tard le soir.
Pour les négociations commerciales, vous établissez un devis PDF incluant des remises à la ligne ou sur le total du document. Dès validation par l'acheteur, le devis est converti en commande sans aucune ressaisie. L'équipe logistique édite alors un bon de livraison non chiffré pour préparer et contrôler les colis. Une fois la marchandise remise, la commande devient une facture de vente en un clic, décrémentant le stock et débitant le compte du contact. Ces documents PDF assurent votre suivi commercial et ne remplacent pas une facturation électronique fiscale certifiée.
- Lien de catalogue en ligne : prise de commande directe par vos clients sans installer d'application
- Conversion fluide : passez du devis à la commande puis à la facture sans double saisie
- Bon de livraison sans prix : document de préparation et de réception axé sur les quantités
- Remises commerciales : calcul net des remises par ligne ou globales avant taxes
Dépôt central, camionnettes de tournée et droits des commerciaux
Chez un distributeur, la marchandise est répartie entre l'entrepôt principal et plusieurs véhicules de livraison ou dépôts secondaires. GiroPS permet de créer un entrepôt dédié pour le dépôt central ainsi que pour chaque camionnette. Le matin, un transfert entre entrepôts déplace les cartons chargés du dépôt vers le véhicule : vous connaissez ainsi à tout instant le stock restant au quai et celui disponible en tournée.
Vous invitez vos commerciaux terrain, livreurs et préparateurs via un lien d'invitation valable 24 heures. En leur attribuant un rôle avec prix d'achat masqués, le commercial consulte les stocks, prépare des devis, saisit des commandes et enregistre des encaissements, mais n'a aucun accès aux coûts d'achat, aux factures fournisseurs ni à vos marges. Dans les zones blanches ou au fond d'un entrepôt sans réseau, l'application Android fonctionne hors ligne et synchronise les données dès le retour de la connexion.
Encours clients, paiements partiels et balance âgée
Pour préserver votre trésorerie, chaque facture de vente comporte une date d'échéance permettant d'identifier immédiatement les retards de règlement. Avant de valider une nouvelle expédition importante, le rapport de balance âgée classe les créances impayées par tranches de retard de 30, 60 et plus de 90 jours, vous aidant à sécuriser vos livraisons.
Lorsqu'un client règle une partie de sa facture en espèces, par chèque ou par virement lors du passage du livreur, vous enregistrez cet encaissement partiel sur le compte caisse ou banque concerné. Le reste à payer de la facture diminue automatiquement. Pour faire le point avec un client, vous générez en quelques secondes un relevé de compte PDF sur la période choisie et l'envoyez par WhatsApp ou par e-mail.
- Balance âgée des créances : visualisez les retards de paiement à 30, 60 et 90+ jours
- Paiements partiels : suivez le solde restant dû sur chaque facture client
- Relevé de compte PDF : partagez l'historique complet des opérations en un clic
- Coût moyen pondéré : valorisation automatique du stock au fil des réapprovisionnements
Cas pratique
Exemple : Grossiste alimentaire et boissons livrant 120 commerces
La société Midi Distribution gère 450 références vendues au carton depuis son entrepôt central et livre 120 épiceries et restaurants avec deux fourgons. Auparavant, les commerciaux transmettaient les commandes par téléphone le soir, les stocks des camions étaient suivis sur papier et les règlements partiels mettaient plusieurs jours à être pointés. Après l'import Excel de ses articles et contacts dans GiroPS, l'entreprise a créé un entrepôt par fourgon, donné aux commerciaux un accès sans prix d'achat et diffusé son catalogue en ligne. Dès le premier mois, les erreurs de préparation ont chuté et huit comptes en retard de plus de 60 jours ont été régularisés grâce à l'envoi des relevés PDF.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Importez vos produits avec leur conditionnement de gros
Chargez votre fichier Excel ou créez vos fiches avec code article, code-barres, unité (colis, carton, palette) et seuil de stock critique.
2. Créez l'entrepôt principal et les dépôts véhicules
Définissez un entrepôt pour votre dépôt central et un pour chaque camionnette de tournée, puis saisissez votre inventaire initial par emplacement.
3. Ouvrez les comptes clients et partagez le catalogue en ligne
Enregistrez vos clients professionnels avec leur solde initial et envoyez-leur le lien du catalogue en ligne pour recevoir leurs commandes directement.
4. Invitez vos équipes sans dévoiler les coûts et suivez les échéances
Ajoutez commerciaux et préparateurs via un lien d'invitation avec coûts d'achat masqués, renseignez les dates d'échéance et pointez les encaissements chaque jour.
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Mes clients professionnels doivent-ils installer une application pour commander sur le catalogue ?
Non. Le lien du catalogue en ligne s'ouvre directement dans le navigateur d'un téléphone ou d'un ordinateur. Le client sélectionne ses quantités, valide sa commande et celle-ci arrive instantanément dans GiroPS.
Puis-je empêcher mes commerciaux de voir nos prix d'achat et nos marges ?
Oui. En attribuant un rôle avec prix d'achat masqués, le collaborateur peut consulter le stock et saisir des devis, commandes et ventes, mais ne voit ni les coûts d'achat, ni les factures fournisseurs, ni les rapports de marge.
Est-il possible d'imprimer un bon de livraison sans faire apparaître les prix ?
Oui. Depuis chaque commande, vous pouvez générer un bon de livraison PDF sans prix pour faciliter le colisage au dépôt et la remise de la marchandise au client.
L'application fonctionne-t-elle en tournée lorsqu'il n'y a pas de réseau mobile ?
Oui. L'application Android fonctionne hors connexion : vos équipes saisissent commandes, factures et encaissements sur le terrain, et la synchronisation s'effectue automatiquement dès le retour du réseau.
Combien coûte l'utilisation de GiroPS pour un grossiste ?
Vous pouvez démarrer gratuitement. Lorsque votre volume de documents, vos entrepôts ou la taille de votre équipe dépassent les limites gratuites, vous pouvez passer à l'une des formules présentées sur la page Forfaits.