Qu'est-ce qu'un bon de commande et comment l'utiliser au quotidien ?
Le bon de commande (appelé Purchase Order ou PO en anglais) est le document commercial écrit par lequel un acheteur confirme à un fournisseur la liste exacte des produits ou services commandés, les quantités, les prix convenus et le délai de livraison. Il évite les malentendus fréquents lors des commandes passées par téléphone ou par message.
Un bon de commande est le document qui fige les articles, les quantités et les prix unitaires demandés avant la livraison. À lui seul, il ne modifie ni votre stock physique ni le solde du compte client ou fournisseur ; le stock et le solde ne bougent que lorsque la commande est transformée en facture.
Quelles informations doivent figurer sur un bon de commande ?
Un bon de commande clair sert de feuille de route à la fois pour le fournisseur qui prépare les colis et pour votre équipe qui réceptionne la marchandise au dépôt. Lorsque chaque référence et chaque tarif sont écrits dès le départ, le contrôle à la réception ne prend que quelques instants.
Dans beaucoup de petites entreprises, les réapprovisionnements se font encore par simple SMS du type « remets-moi vingt cartons comme la dernière fois », ce qui entraîne régulièrement des erreurs de référence ou des écarts de prix sur la facture finale. Un bon de commande complet réunit quatre blocs d'informations.
- Numéro de commande, date d'émission, date de livraison souhaitée et coordonnées complètes de l'acheteur et du fournisseur.
- Désignation précise de chaque produit, code article (SKU) ou code-barres, unité et quantité commandée.
- Prix unitaires convenus, remises éventuelles par ligne ou sur le document, taux de TVA et montant total.
- Adresse de livraison, consignes d'expédition et conditions de règlement convenues.
Quelle différence entre devis, bon de commande et facture ?
Ces trois documents jalonnent les étapes d'une vente ou d'un achat : le devis est la proposition de prix du vendeur ; le bon de commande matérialise l'accord ferme sur les quantités à préparer ; la facture est émise lors de la livraison effective et constate la créance ou la dette.
Sur le plan de la gestion des stocks et des comptes, la distinction est essentielle. Tant qu'une commande reste en attente de livraison, la marchandise n'a pas encore changé de mains : l'enregistrement d'un bon de commande n'ajoute ni ne retire aucun article du stock et n'inscrit aucun montant au solde du contact. C'est la conversion en facture qui déclenche ces écritures.
Comment gérer les commandes dans GiroPS
Dans GiroPS, vous créez vos bons de commande en quelques secondes, vous les partagez en PDF par WhatsApp ou par e-mail, et vous recevez directement les commandes de vos clients via le lien de votre **Catalogue en ligne**. Vous suivez en temps réel les commandes en attente, approuvées ou terminées.
Une fois la marchandise livrée ou réceptionnée, inutile de ressaisir les lignes : un seul geste suffit pour convertir la commande en facture avec tous ses produits, quantités et tarifs. Pour préparer les colis au dépôt, vous pouvez également imprimer depuis la commande un **Bon de livraison** sans prix.
Cas pratique
Exemple : du seuil de stock critique au bon de commande puis à la facture
Dans une quincaillerie, le stock de cartouches de silicone passe sous le seuil critique fixé à 30 unités. Le gérant établit un bon de commande de 200 cartouches au prix d'achat convenu de 85 l'unité et envoie le PDF à son grossiste. À cet instant, le stock du magasin et le solde du fournisseur restent inchangés. Deux jours plus tard, à la réception des cartons, le gérant convertit la commande en facture d'achat en un clic : le stock augmente immédiatement de 200 unités et le solde fournisseur est mis à jour.
Foire aux questions
La création d'un bon de commande modifie-t-elle mon stock tout de suite ?
Non. Le bon de commande trace uniquement ce qui est commandé ou en cours de préparation ; votre stock disponible et le solde du contact ne sont mis à jour que lorsque la commande est convertie en facture validée.
Comment faire si le fournisseur ne livre qu'une partie de la commande ?
Lors de la conversion du bon de commande en facture, modifiez simplement les quantités sur l'écran de la facture pour indiquer le nombre exact d'articles reçus. Seule la quantité réellement livrée sera ajoutée au stock.
Puis-je transformer un devis accepté en commande ou en facture ?
Oui. Dès qu'un client valide votre devis dans GiroPS, vous pouvez le convertir en un clic en bon de commande pour lancer la préparation, ou directement en facture de vente sans ressaisir les articles.