Czym są należności handlowe i jak kontrolować rozrachunki z klientami?
Należności handlowe to łączna kwota, jaką klienci są winni Twojej firmie za wydany towar lub wykonane usługi sprzedane z odroczonym terminem płatności. Pokazują różnicę między przychodem zapisanym na fakturze a realną gotówką dostępną w kasie lub na rachunku bankowym.
Należności handlowe = suma zatwierdzonych faktur sprzedaży z odroczoną płatnością − suma dotychczasowych wpłat otrzymanych od klientów. Dopóki zatwierdzona faktura nie zostanie w pełni opłacona, pozostała kwota stanowi otwartą należność.
Skąd biorą się należności handlowe i jak je obliczać
W handlu hurtowym, usługach oraz przy współpracy ze stałymi kontrahentami sprzedaż często odbywa się na przelew z określonym terminem płatności. W chwili wydania towaru i zatwierdzenia faktury sprzedaży nieopłacona kwota zapisuje się jako należność na karcie kontrahenta.
Aby rzetelnie kontrolować rozrachunki, trzeba oddzielać dokumenty zatwierdzone od roboczych. Oferty oraz szkice faktur nie tworzą wymagalnego długu i nigdy nie są wliczane do sumy należności handlowych.
- Zatwierdzone faktury sprzedaży: Pełna wartość potwierdzonych dokumentów za dostarczone produkty lub usługi
- Otrzymane wpłaty: Pełne lub częściowe płatności od klientów zarejestrowane na rachunku kasowym lub bankowym
- Pozostałe saldo należności: Kwota netto, którą klienci muszą jeszcze dopłacić po odjęciu wszystkich wpłat
Wpływ na płynność finansową i różnica względem zobowiązań
Należności handlowe są majątkiem Twojej firmy, ponieważ oznaczają przyszły wpływ gotówki, natomiast zobowiązania handlowe to długi, które Ty musisz zapłacić swoim dostawcom. Nawet firma osiągająca wysoki zysk na papierze może stracić płynność, jeśli klienci nie regulują faktur w terminie.
Dlatego samo śledzenie wielkości sprzedaży nie wystarczy — równie ważna jest kontrola terminów płatności i szybkie przypominanie o zaległościach. Terminowy spływ należności zamienia zysk z faktur w gotówkę na zakup towaru i opłacenie kosztów stałych.
Jak śledzić należności i salda kontrahentów w GiroPS
W GiroPS tylko zatwierdzone faktury sprzedaży aktualizują saldo kontrahenta i wykazują kwotę pozostałą do zapłaty; szkice faktur nie są wliczane do żadnych podsumowań. Każda wpisana wpłata zwiększa stan wybranego rachunku kasowego lub bankowego i od razu zmniejsza otwarte saldo faktury.
Na karcie kontrahenta sprawdzisz aktualne zadłużenie, historię wpłat częściowych oraz zbliżające się terminy płatności, a także wygenerujesz wyciąg z konta w formacie PDF do wysłania klientowi.
Praktyczny przykład
Przykład: saldo należności na koniec miesiąca
Hurtownia wystawia w miesiącu trzy zatwierdzone faktury sprzedaży na kwoty 40 000, 50 000 i 30 000 (łącznie 120 000), a oprócz tego ma w systemie szkic faktury na 20 000. Przed końcem miesiąca klienci opłacają w całości pierwszą fakturę (40 000) oraz dokonują częściowej wpłaty 35 000 na poczet drugiej faktury (razem 75 000 wpłat). Szkic nie jest brany pod uwagę. Na koniec miesiąca należności handlowe wynoszą 120 000 − 75 000 = 45 000 (15 000 pozostałe z drugiej faktury plus 30 000 z trzeciej).
Często zadawane pytania
Czy szkice faktur wliczają się do należności handlowych?
Nie. Szkic faktury to dokument roboczy, który nie został jeszcze zatwierdzony. W GiroPS szkice nie wchodzą do żadnych sum sprzedaży i nie tworzą salda należności u kontrahenta.
Jak rozliczyć fakturę, którą klient opłaca w kilku ratach?
Każdą otrzymaną kwotę rejestrujesz jako częściową wpłatę do faktury. Stan kasy lub banku rośnie o wpłaconą kwotę, a na fakturze pozostaje dokładnie ta część, której klient jeszcze nie uregulował.
Dlaczego szybki wzrost należności może być groźny dla firmy?
Ponieważ oznacza, że gotówka z rosnącej sprzedaży jest zamrożona u klientów. Jeśli wpłaty nie nadążają za fakturowaniem, firmie może zabraknąć środków na opłacenie dostawców i bieżących rachunków.