Czym jest wiekowanie należności i jak ustalać priorytety windykacji?
Wiekowanie należności to zestawienie finansowe, które grupuje nieopłacone faktury sprzedaży według liczby dni opóźnienia liczonych od terminu płatności. Zamiast jednej zbiorczej kwoty długu od razu pokazuje, które należności są bieżące, a które zalegają od wielu tygodni i blokują gotówkę.
Raport wiekowania należności dzieli otwarte salda klientów na przedziały czasowe: bieżące (przed terminem) oraz przeterminowane o 1–30, 31–60, 61–90 i powyżej 90 dni. Im starsza zaległość, tym trudniej ją odzyskać i tym wyższy ma priorytet kontaktu.
Przedziały wiekowania i zasada wyliczania opóźnień
Sama łączna kwota należności handlowych może wprowadzać w błąd: dwie firmy mogą mieć po 100 000 do odzyskania, ale w pierwszej termin płatności mija w przyszłym tygodniu, a w drugiej faktury wiszą nieopłacone od czterech miesięcy. Wiekowanie oblicza dla każdej zatwierdzonej faktury dokładną liczbę dni między terminem płatności a dniem dzisiejszym.
Standardowa tabela wiekowania dzieli zaległości na trzydziestodniowe koszyki. Jeżeli klient wpłacił już część kwoty na poczet faktury, do odpowiedniego przedziału wiekowego trafia wyłącznie pozostałe do zapłaty saldo.
- 1–30 dni po terminie: Świeże opóźnienia, które zazwyczaj udaje się szybko zamknąć po wysłaniu uprzejmego przypomnienia i wyciągu z konta
- 31–60 oraz 61–90 dni po terminie: Zaległości obciążające płynność, wymagające bezpośredniej rozmowy i ustalenia harmonogramu spłat
- Powyżej 90 dni po terminie: Przeterminowane długi wysokiego ryzyka, przy których należy wstrzymać kolejną sprzedaż na kredyt do czasu spłaty
Rola wiekowania w ustalaniu kolejności działań
Bez raportu wiekowania właściciele firm często tracą czas na przypadkowe telefony lub patrzą wyłącznie na najwyższe saldo kontrahenta, nawet jeśli jego faktura nie jest jeszcze wymagalna. Odzyskanie trzech średnich faktur przeterminowanych o 60 dni zasili kasę znacznie szybciej niż ponaglanie klienta będącego przed terminem.
Cotygodniowy przegląd tabeli wiekowania daje gotowy plan pracy: klientom z przedziału 1–30 dni wysyłasz wyciąg w PDF, a z kontrahentami z kolumn 61–90 i 90+ dni umawiasz natychmiastowe wpłaty częściowe.
Jak działa raport Wiekowanie należności w GiroPS
GiroPS tworzy raport wiekowania należności automatycznie na podstawie zatwierdzonych faktur sprzedaży, ich terminów płatności oraz zarejestrowanych wpłat; szkice faktur nie są brane pod uwagę. Na jednym ekranie widzisz rozbicie zadłużenia każdego klienta na poszczególne przedziały opóźnień.
Z poziomu raportu możesz przejść do karty kontrahenta, wygenerować wyciąg z konta w formacie PDF i zapisać otrzymaną wpłatę częściową, co od razu zaktualizuje stan kasy lub banku oraz tabelę wiekowania.
Praktyczny przykład
Przykład: tabela wiekowania dla czterech klientów
Hurtownia ma łącznie 100 000 należności od czterech kontrahentów. Raport wiekowania pokazuje, że Klient A ma 50 000 z terminem za 10 dni (bieżące), Klient B ma 25 000 po terminie o 18 dni (1–30 dni), Klient C ma 15 000 po terminie o 45 dni (31–60 dni), a Klient D ma 10 000 po terminie o 105 dni (90+ dni). Dokładnie 50% należności jest przeterminowane, więc właściciel w pierwszej kolejności kontaktuje się z Klientem D oraz Klientem C.
Często zadawane pytania
Czy wiekowanie liczy się od daty wystawienia faktury czy od terminu płatności?
Dni opóźnienia liczone są od terminu płatności faktury, ponieważ dopiero po jego upływie należność staje się przeterminowana. Jeśli nie podano osobnego terminu, punktem odniesienia jest data dokumentu.
Jak w raporcie wiekowania widoczna jest faktura opłacona częściowo?
Wpłacona część zostaje odjęta, a w odpowiednim przedziale wiekowym prezentowana jest wyłącznie kwota pozostała do zapłaty z zatwierdzonej faktury.
Co zrobić, gdy rośnie kwota w kolumnie powyżej 90 dni?
Wstrzymaj wydawanie kolejnego towaru z odroczoną płatnością tym kontrahentom, prześlij im aktualny wyciąg z konta w PDF i ustal harmonogram wpłat częściowych.