Czym są zobowiązania handlowe i jak kontrolować rozrachunki z dostawcami?
Zobowiązania handlowe to łączna kwota, jaką Twoja firma musi zapłacić dostawcom za odebrany towar lub wykonane usługi zakupione z odroczonym terminem płatności. Pokazują, jaka część środków widocznych dziś w kasie lub na rachunku bankowym jest już przeznaczona na opłacenie faktur zakupu.
Zobowiązania handlowe = suma zatwierdzonych faktur zakupu z odroczoną płatnością − suma dotychczasowych płatności przekazanych dostawcom. Dopóki zatwierdzona faktura zakupu nie zostanie w całości uregulowana, pozostała kwota stanowi otwarte zobowiązanie.
Składniki zobowiązań handlowych i sposób ich wyliczania
Kupując towar w hurtowniach lub u producentów, rzadko płaci się gotówką przy odbiorze; zazwyczaj strony ustalają termin płatności na 14, 30 lub 60 dni. Z chwilą przyjęcia dostawy i zatwierdzenia faktury zakupu nieopłacona kwota zapisuje się jako dług na karcie kontrahenta będącego dostawcą.
Aby saldo rozrachunków było prawidłowe, należy uwzględniać wyłącznie potwierdzone dokumenty zakupu. Niezrealizowane zamówienia oraz szkice faktur zakupu nie stanowią jeszcze wymagalnego zobowiązania i nie są wliczane do sumy długów.
- Zatwierdzone faktury zakupu: Potwierdzona wartość brutto dokumentów za przyjęty towar lub wykonane usługi
- Zrealizowane płatności: Pełne lub częściowe wypłaty z rachunku kasowego bądź bankowego na rzecz dostawcy
- Pozostałe saldo do zapłaty: Kwota netto, którą firma musi jeszcze uregulować po odjęciu wszystkich dokonanych płatności
Wpływ na równowagę kasy i różnica względem należności
Podczas gdy należności handlowe informują o pieniądzach, które mają wpłynąć od klientów, zobowiązania handlowe oznaczają przyszłe wypływy gotówki do dostawców. Przekraczanie terminów płatności psuje relacje handlowe i może wstrzymać kolejne dostawy, natomiast nieprzemyślane płacenie długo przed terminem może pozbawić firmę gotówki na czynsz lub wynagrodzenia.
Dobre zarządzanie płynnością polega na dopasowaniu kalendarza płatności dla dostawców do tempa spływu należności od klientów. Dzięki temu bezpiecznie korzystasz z kredytu kupieckiego i utrzymujesz stabilne saldo w kasie.
Śledzenie faktur zakupu i sald dostawców w GiroPS
W GiroPS zatwierdzenie faktury zakupu jednocześnie zwiększa stan magazynowy, przelicza średni ważony koszt zakupu oraz aktualizuje saldo dostawcy; szkice faktur zakupu nie są wliczane do żadnych podsumowań. Każda zarejestrowana płatność pomniejsza wybrany rachunek kasowy lub bankowy i od razu obniża kwotę pozostałą do zapłaty na fakturze.
Z poziomu karty dostawcy sprawdzisz wszystkie nierozliczone faktury zakupu, historię płatności częściowych oraz zbliżające się terminy płatności, a także pobierzesz wyciąg z konta w PDF do uzgodnienia salda.
Praktyczny przykład
Przykład: zobowiązania wobec dostawców na koniec miesiąca
Sklep wprowadza w ciągu miesiąca dwie zatwierdzone faktury zakupu od dostawców na kwoty 65 000 i 45 000 (łącznie 110 000) oraz zapisuje szkic faktury zakupu na 15 000 do wyjaśnienia. Przed końcem miesiąca opłaca w całości pierwszą fakturę (65 000) i przelewa częściową płatność 20 000 na poczet drugiej faktury (razem 85 000 płatności). Szkic nie jest liczony. Na koniec miesiąca zobowiązania handlowe wynoszą 110 000 − 85 000 = 25 000 pozostałe na drugiej fakturze.
Często zadawane pytania
Czy szkic faktury zakupu zwiększa zobowiązania wobec dostawcy?
Nie. Szkic to roboczy zapis przed zatwierdzeniem. W GiroPS wyłącznie zatwierdzone faktury zakupu zmieniają saldo kontrahenta oraz łączną kwotę zobowiązań.
Czy mogę opłacić fakturę od dostawcy w kilku częściach?
Tak. Każdą ratę zapisujesz jako płatność częściową z kasy lub banku, co natychmiast zmniejsza stan środków oraz kwotę pozostałą do zapłaty na danej fakturze zakupu.
Jak wyjaśnić rozbieżność między moim saldem a wezwaniem od dostawcy?
Otwórz kartę dostawcy w GiroPS, wygeneruj wyciąg z konta w PDF zawierający wszystkie zatwierdzone faktury zakupu i płatności, a następnie porównaj go pozycja po pozycji z zestawieniem dostawcy.