Wat is verkoop op rekening en hoe beheer je vervaldata en deelbetalingen?
Bij verkoop op rekening lever je vandaag producten of diensten aan een klant, terwijl de betaling pas op een latere vervaldatum of in meerdere termijnen plaatsvindt. Voor groothandels, vakmensen en winkels met vaste zakelijke klanten werkt dit snel en klantvriendelijk, maar zonder strakke opvolging kan het je kaspositie uithollen.
Bij een verkoop op rekening gaat de voorraad direct omlaag en telt de omzet zodra de verkoopfactuur is goedgekeurd, maar komt het geld pas later binnen op je kas- of bankrekening.
Hoe verkoop op rekening werkt en welke onderdelen erbij horen
Bij een contante verkoop vallen levering en betaling samen, maar bij verkoop op rekening zit er een afgesproken betalingstermijn tussen levering en ontvangst. Vaste afnemers kunnen zo bestellingen meenemen en achteraf per factuur of per maand afrekenen.
Wie zulke verkopen bijhoudt op losse bonnen of in een papieren schriftje, raakt al snel het overzicht kwijt over deelbetalingen en openstaande restbedragen. Een betrouwbare verkoop op rekening rust altijd op een goedgekeurde verkoopfactuur, een duidelijke vervaldatum en een actueel klantsaldo.
- Goedgekeurde verkoopfactuur: Legt de geleverde aantallen, prijzen en het totale factuurbedrag definitief vast
- Vervaldatum: De uiterste datum waarop de klant het openstaande bedrag moet hebben voldaan
- Deelbetalingen en restsaldo: Eventuele aanbetalingen of termijnen en het nettobedrag dat nog bij het contact openstaat
Waarom verkopen op rekening winst en cashflow uit elkaar trekken
Verkoop op rekening verklaart waarom een bedrijf op papier mooie winstcijfers kan draaien en toch krap bij kas kan zitten. Verkoop je goederen met een inkoopwaarde van 12.000 op rekening voor 18.000, dan boek je direct 6.000 brutowinst—maar zolang de klant nog niets heeft overgemaakt, is je banksaldo met nul gestegen terwijl je voorraad wel weg is.
Als verkopen op rekening sneller groeien dan de binnenkomende betalingen, zit je werkkapitaal vast bij klanten en kun je in de knel komen bij het aanvullen van voorraad of het betalen van leveranciers.
Verkopen op rekening, vervaldata en deelbetalingen in GiroPS
Wanneer je in GiroPS een verkoopfactuur met vervaldatum goedkeurt, wordt de voorraad automatisch afgeboekt en het openstaande bedrag opgeteld bij het saldo van het klantcontact; conceptfacturen veranderen noch de voorraad noch het saldo. Betaalt de klant direct een deel aan of lost hij in stukken af, dan registreer je een deelontvangst.
Elke ontvangst verhoogt je kas- of bankrekening en verlaagt meteen het openstaande saldo op de factuur. Bovendien kun je op elk moment een overzichtelijk PDF-rekeningoverzicht delen met de klant.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: verkoop op rekening met aanbetaling
Een bouwmaterialenhandel verkoopt goederen met een kostprijs van 12.000 aan een aannemer via een goedgekeurde verkoopfactuur van 18.000 met een betalingstermijn van 30 dagen. Bij het afhalen betaalt de aannemer 6.000 aan en laat de rest op rekening staan. Op de verkoopdag is de brutowinst 18.000 − 12.000 = 6.000, de directe kasinstroom is 6.000 en op de contactkaart staat een openstaand saldo van 18.000 − 6.000 = 12.000 dat over 30 dagen vervalt.
Veelgestelde vragen
Wanneer wordt de voorraad afgeboekt bij verkoop op rekening?
De voorraad wordt direct afgeboekt zodra je de goederen levert en de verkoopfactuur goedkeurt. Latere betalingen van de klant werken alleen je kas- of bankrekening en het openstaande klantsaldo bij.
Hoe verwerk ik een klant die zijn openstaande rekening in meerdere keren betaalt?
Boek elke betaling als een deelontvangst op de goedgekeurde factuur of het contact. GiroPS houdt datum en bedrag van elke deelbetaling bij en toont direct het resterende bedrag.
Hoe voorkom ik discussies met vaste klanten over wat er nog openstaat?
Zet altijd een vervaldatum op de factuur en stuur de klant na een deelbetaling of aan het einde van de maand een PDF-rekeningoverzicht vanuit GiroPS.