Wat is een ouderdomsanalyse van debiteuren en hoe bepaal je prioriteit bij herinneringen?
Een ouderdomsanalyse van debiteuren is een overzicht dat openstaande klantfacturen groepeert op basis van het aantal dagen dat de vervaldatum is overschreden. In plaats van één totaalbedrag zie je direct welk deel van je vorderingen nog binnen de termijn valt en welke bedragen al maanden achterstallig zijn.
De ouderdomsanalyse verdeelt openstaande debiteurensaldi in tijdvakken: nog niet vervallen, 1–30 dagen, 31–60 dagen, 61–90 dagen en meer dan 90 dagen vervallen. Hoe ouder de vordering, hoe groter het risico op oninbaarheid en hoe hoger de opvolgingsprioriteit.
Indeling in ouderdomsklassen en berekening
Alleen naar het totale debiteurensaldo kijken kan een vertekend beeld geven van je liquiditeit. Twee bedrijven kunnen allebei 100.000 tegoed hebben van klanten, terwijl bij het ene bedrijf alle facturen volgende week vervallen en het andere bedrijf al vier maanden wacht op betaling. De ouderdomsanalyse berekent per goedgekeurde factuur het exacte aantal dagen tussen de vervaldatum en vandaag.
Achterstallige saldi worden standaard ingedeeld in schijven van dertig dagen. Als een klant al een deelbetaling op een factuur heeft gedaan, wordt uitsluitend het nog openstaande restbedrag in de betreffende ouderdomsklasse opgenomen.
- 1 tot 30 dagen vervallen: Recent verlopen facturen die meestal snel worden voldaan na een vriendelijke herinnering met rekeningoverzicht
- 31–60 en 61–90 dagen vervallen: Achterstanden die je kasstroom afremmen en vragen om telefonisch contact en een vaste betalingsafspraak
- Meer dan 90 dagen vervallen: Risicovolle oude vorderingen waarbij je nieuwe leveringen op rekening pauzeert tot er wordt afgelost
Hoe de analyse helpt bij het stellen van incassoprioriteiten
Zonder ouderdomsoverzicht besteden ondernemers vaak tijd aan de verkeerde rekeningen of kijken ze alleen naar het hoogste bedrag, ook als die factuur nog niet eens vervallen is. Drie middelgrote facturen van 60 dagen oud nabellen levert veel sneller kasgeld op dan achter een grote factuur aangaan die nog binnen de betalingstermijn loopt.
Wie wekelijks de ouderdomsanalyse bekijkt, heeft meteen een actielijst: stuur klanten in de kolom 1–30 dagen een PDF-rekeningoverzicht en spreek met klanten in de kolommen 61–90 en 90+ dagen direct een deelbetaling af.
Het rapport Ouderdomsanalyse debiteuren in GiroPS
GiroPS stelt de ouderdomsanalyse automatisch samen uit je goedgekeurde verkoopfacturen, de ingestelde vervaldata en de geregistreerde ontvangsten; conceptfacturen blijven buiten beschouwing. Je ziet per klant in één oogopslag hoe het openstaande bedrag over de verschillende leeftijdscategorieën is verdeeld.
Vanuit het overzicht open je de contactkaart van de klant, deel je direct een PDF-rekeningoverzicht en boek je binnenkomende deelbetalingen waarmee zowel je kas- of bankrekening als de ouderdomsanalyse meteen worden bijgewerkt.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: ouderdomsanalyse over vier klanten
Een groothandel heeft in totaal 100.000 aan openstaande debiteuren. Uit de ouderdomsanalyse blijkt dat Klant A 50.000 schuldig is met een vervaldatum over 10 dagen (niet vervallen), Klant B 25.000 met 18 dagen achterstand (1–30 dagen), Klant C 15.000 met 45 dagen achterstand (31–60 dagen) en Klant D 10.000 met 105 dagen achterstand (90+ dagen). Precies 50% is vervallen; de ondernemer neemt als eerste contact op met Klant D en Klant C.
Veelgestelde vragen
Rekent de ouderdomsanalyse vanaf de factuurdatum of de vervaldatum?
De achterstand wordt geteld vanaf de vervaldatum, omdat een factuur pas te laat is nadat de afgesproken betalingstermijn is verstreken. Zonder aparte vervaldatum geldt de factuurdatum.
Hoe staat een deels betaalde factuur in de ouderdomsanalyse?
Het reeds ontvangen bedrag is eraf gehaald; alleen het resterende onbetaalde saldo van de goedgekeurde factuur verschijnt in de bijbehorende ouderdomskolom.
Wat moet ik doen als het bedrag in de kolom 90+ dagen oploopt?
Lever aan deze klanten voorlopig niet meer op rekening, stuur direct een actueel PDF-rekeningoverzicht en maak concrete afspraken over directe deelbetalingen.