Come gestire ruoli e permessi del team proteggendo i prezzi di acquisto e la cassa
Quando la tua attività cresce, non puoi più registrare da solo ogni fattura, inventario e incasso; tuttavia, condividere la password del titolare con i dipendenti espone i costi dei fornitori, i saldi bancari e i margini di guadagno. Con ruoli personalizzati e permessi per modulo, consenti a venditori, magazzinieri e contabili di lavorare velocemente mantenendo riservati i dati sensibili.
Invita i collaboratori tramite un link di invito monouso valido 24 ore (girops.com/i/...) associato a un ruolo. Imposta per ogni modulo il livello Visualizza, Aggiungi o Modifica/Elimina e attiva 'Nascondi prezzo di acquisto' per oscurare costi, fatture di acquisto e report sui profitti.
Perché i link di invito monouso sono molto più sicuri di una password condivisa
Uno degli errori più frequenti nelle piccole imprese è lasciare l'account del titolare aperto sul computer del banco o inserire la stessa password sugli smartphone dei dipendenti. Quando tutti usano lo stesso profilo, diventa impossibile capire chi ha cancellato una fattura o rettificato una giacenza, e quando un collaboratore lascia l'azienda sei costretto a cambiare password ovunque.
In GiroPS ogni membro del team accede con il proprio account personale. Per aggiungere un collaboratore, scegli un ruolo e generi un link di invito sicuro (`girops.com/i/...`) valido per 24 ore e utilizzabile una sola volta. Puoi inviarlo via WhatsApp, SMS o email senza vincolarlo in anticipo a un indirizzo specifico, e revocare o rigenerare gli inviti in sospeso in qualsiasi momento.
- Aggiungi personale in pochi secondi con un link monouso valido 24 ore (`girops.com/i/...`) condiviso da telefono o PC
- Usa subito i ruoli predefiniti creati all'apertura dell'azienda oppure configura ruoli su misura per il tuo flusso di lavoro
- Annulla inviti in attesa, modifica il ruolo di un utente o rimuovi immediatamente l'accesso quando cambiano le mansioni
- Espandi il numero di collaboratori in modo flessibile in base alla crescita aziendale e ai Piani scelti
Livelli di permesso per modulo: Visualizza, Aggiungi e Modifica/Elimina
Concedere l'accesso a un modulo non deve essere una scelta tutto-o-niente. Un addetto alle vendite deve poter emettere nuove fatture di vendita e preventivi, ma non dovrebbe poter eliminare fatture già confermate la settimana scorsa. GiroPS suddivide i permessi di ogni modulo in livelli operativi chiari.
Se un ruolo non ha accesso a un modulo, quel modulo non compare affatto nel suo menu di navigazione, mantenendo l'interfaccia pulita. Quando concedi l'accesso, scegli tra Visualizza, Aggiungi o Modifica/Elimina. Il livello Aggiungi è perfetto per l'operatività quotidiana: il dipendente può creare nuovi documenti, ma non può modificare né cancellare quelli esistenti.
| Livello di Permesso | Visibilità nel Menu | Azioni Consentite | Caso d'Uso Tipico |
|---|---|---|---|
| Nessun Accesso | Completamente nascosto dal menu | Impossibile leggere o richiedere dati del modulo | Il magazziniere non vede Cassa/Banca né Report |
| Visualizza | Visibile nel menu (Sola lettura) | Consultare schede, prezzi di vendita e giacenze | Il commesso controlla disponibilità e prezzo al pubblico |
| Aggiungi | Pulsante di creazione attivo | Creare nuovi record; vietato modificare o eliminare gli esistenti | L'agente emette nuove fatture di vendita senza poterle cancellare |
| Modifica / Elimina | Gestione completa del modulo | Creare, aggiornare, cambiare stato ed eliminare record | L'amministrazione corregge fatture o anagrafiche contatti |
L'opzione 'Nascondi prezzo di acquisto': proteggi costi fornitori e margini
Nel commercio al dettaglio, all'ingrosso e nei servizi, i listini concordati con i fornitori e il margine netto rappresentano segreti commerciali fondamentali. Chi lavora al banco o in magazzino deve vedere prezzi di vendita, codici a barre e quantità disponibili per servire i clienti, ma non ha bisogno di sapere quanto paghi ogni articolo al fornitore.
Quando attivi 'Nascondi prezzo di acquisto' su un ruolo in GiroPS, la riservatezza dei costi viene applicata ovunque. In qualsiasi scheda prodotto o schermata di magazzino in cui comparirebbe il prezzo di acquisto o il costo medio, il collaboratore vede l'etichetta bloccata 'Nascosto'. Inoltre, questo ruolo non può creare né visualizzare documenti di acquisto e non può accedere ai report finanziari sui margini.
- Sostituisce prezzi di acquisto e costi unitari con l'indicatore bloccato 'Nascosto' nelle schede prodotto e nelle viste stock
- Rimuove tutte le schede, i pulsanti e le opzioni dei documenti di acquisto (fatture e resi fornitore) lasciando attive le vendite
- Esclude automaticamente dal menu il Conto Economico (Profitti e Perdite), l'Analisi Acquisti e il report IVA
- Consente ai magazzinieri con costi nascosti di registrare carichi di magazzino senza prezzo, valorizzati dal sistema al costo medio
Limitare l'accesso a Cassa/Banca e controllare tutto con il Registro Attività
Permettere a un venditore di registrare l'incasso di un cliente è ben diverso dal mostrargli il saldo complessivo dei conti correnti aziendali. Configurando i permessi per singolo modulo e selettore dipendente, puoi oscurare il modulo Cassa e Banca lasciando che il personale autorizzato svolga regolarmente il proprio lavoro.
Per garantire trasparenza senza dover controllare ogni passo di persona, il Registro Attività (Activity Log) traccia chi ha eseguito quale operazione e quando. Puoi verificare in ogni istante quale utente ha creato un preventivo, trasferito merce tra magazzini o modificato un contatto. E quando aggiorni i permessi di un collaboratore, la cache di lettura sul suo dispositivo viene svuotata subito per applicare immediatamente le nuove regole.
Gerarchia dei ruoli e protezione contro l'auto-assegnazione dei permessi
Un sistema di autorizzazioni è sicuro solo se nessuno può aggirare i propri limiti. GiroPS applica regole gerarchiche rigorose: il ruolo di Titolare non può essere assegnato ad altri e nessun utente può modificare il proprio ruolo né intervenire su un membro con un livello superiore.
Inoltre, un collaboratore il cui ruolo ha attiva la restrizione 'Nascondi prezzo di acquisto' non potrà mai disattivare tale vincolo per sé o per altri, nemmeno se dispone dei permessi per invitare o gestire membri del team.
Guida Passo-Passo
1. Controlla i ruoli predefiniti o crea un ruolo personalizzato
Apri Team e Ruoli, esamina i ruoli pronti creati con la tua attività oppure aggiungi un ruolo specifico per Vendite, Magazzino o Contabilità.
2. Scegli Visualizza, Aggiungi o Modifica/Elimina per ciascun modulo
Imposta il livello esatto per Prodotti, Fatture, Contatti, Magazzini, Cassa/Banca e Report; i moduli senza accesso spariscono dal menu.
3. Attiva 'Nascondi prezzo di acquisto' per i ruoli operativi
Abilita questa opzione per venditori e magazzinieri per mostrare i costi come 'Nascosto' e bloccare fatture di acquisto e report sui profitti.
4. Genera e condividi un link di invito monouso valido 24 ore
Crea il link di invito (girops.com/i/...) per il ruolo selezionato e invialo al collaboratore tramite WhatsApp, SMS o email.
5. Monitora le operazioni quotidiane nel Registro Attività
Consulta il Registro Attività in qualsiasi momento per vedere quale membro del team ha creato, modificato o eliminato documenti e movimenti.
Caso pratico
Esempio pratico: Ferramenta & Forniture Rossi (Team di 4 persone)
La Ferramenta Rossi opera con il Titolare, un'Addetta Amministrativa, un Banconista e un Magazziniere. Ecco come sono impostati i ruoli in GiroPS per lavorare rapidamente proteggendo i margini di acquisto:
| Ruolo nel Team | Fatture e Contatti | Prodotti e Magazzini | Prezzi d'Acquisto e Report |
|---|---|---|---|
| Titolare | Accesso Completo (Modifica / Elimina) | Accesso Completo (Tutti i magazzini) | Visibile (Costi, Profitti e Perdite, IVA, Banche) |
| Amministrazione | Modifica / Elimina (Acquisti e Vendite) | Aggiungi e Modifica movimenti stock | Visibile (Fatture fornitori e report fiscali) |
| Banconista Vendite | Solo Aggiungi (Fatture vendita e preventivi) | Solo Visualizza (Controllo giacenze) | Prezzo d'acquisto nascosto ('Nascosto', niente P&L) |
| Magazziniere | Nessun Accesso (Assente dal menu) | Solo Aggiungi (Inventari e trasferimenti) | Prezzo d'acquisto nascosto (Solo quantità e barcode) |
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
Se attivo 'Nascondi prezzo di acquisto' per un venditore, potrà comunque emettere fatture di vendita e vedere le giacenze?
Sì. Un collaboratore con prezzi di acquisto nascosti vede regolarmente prezzi di vendita, codici a barre e quantità disponibili nei magazzini, e può creare fatture di vendita, preventivi e ordini. Sono bloccati solo i costi di acquisto (mostrati come 'Nascosto'), i documenti di acquisto e i report su profitti e IVA.
Qual è la differenza tra il livello 'Aggiungi' e il livello 'Modifica/Elimina'?
Con il permesso 'Aggiungi' il dipendente può consultare i dati e creare nuove registrazioni (come una nuova fattura di vendita o un conteggio), ma non può modificare né eliminare i record già salvati. Per modificare o cancellare serve il livello 'Modifica/Elimina'.
Il link di invito è bloccato su uno specifico indirizzo email?
No. Il link generato (`girops.com/i/...`) vale 24 ore per un singolo utilizzo e non richiede di essere associato in anticipo a un'email specifica. Puoi inviarlo su WhatsApp o via SMS e il collaboratore accederà con il suo metodo preferito.
Dopo quanto tempo diventano effettive sul telefono del dipendente le modifiche ai permessi?
Immediatamente. Non appena modifichi un ruolo o un permesso, la cache di lettura e gli editor aperti sul dispositivo dell'utente vengono ripuliti così da nascondere subito schermate non autorizzate e costi di acquisto.
Quanti membri del team posso aggiungere alla mia azienda?
Il numero di collaboratori non è bloccato a un limite fisso uguale per tutti, ma dipende dai Piani scelti per la tua attività. Puoi verificare la disponibilità e ampliare il team tramite i Piani quando la tua azienda cresce.
La tua attività su schermate reali
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