Magazzino e conti clienti per alimentari, minimarket e negozi di quartiere
Centinaia di articoli, margini stretti, fornitori ogni giorno e clienti abituali che pagano a fine mese: quando il negozio tiene i conti in posti diversi, quello che sparisce senza far rumore è l'utile. Ecco come impostare in GiroPS magazzino, conti clienti e cassa di un piccolo negozio.
Crea ogni articolo una sola volta con codice a barre e codice articolo, registra le consegne dei fornitori come fattura d'acquisto e vendi scansionando. Una vendita a credito va sul conto del cliente, gli incassi in cassa o in banca. L'avviso di scorta minima ti dice cosa sta finendo prima che lo scaffale resti vuoto.
Perché i conti del negozio si sballano
Un negozio di quartiere tratta tanti articoli e guadagna poco su ciascuno. Un cartone contato male, un aumento che arriva sul cartellino con una settimana di ritardo, una spesa “segnata” a memoria e mai scritta: niente di tutto questo si vede prima di fine mese.
Di solito le informazioni ci sono, ma stanno in tre posti diversi: il magazzino in testa o in un foglio Excel, i crediti su un quaderno, i contanti nel cassetto. GiroPS li riunisce nelle stesse schede di prodotti, contatti e cassa.
Scheda articolo, codice a barre e vendita veloce
Ogni articolo ha nome, codice, codice a barre, unità di misura, prezzo d'acquisto e prezzo di vendita. Se hai già un elenco, lo importi da Excel. Per la merce che compri a cartoni e vendi a pezzi, scegliere bene l'unità fin dall'inizio evita gran parte delle differenze d'inventario.
Nella modalità barcode rapida della schermata di vendita scansioni gli articoli uno dopo l'altro con la fotocamera del telefono o con un lettore USB o Bluetooth. La vendita sotto zero è consentita, quindi un articolo non ancora contato non blocca mai l'incasso.
- Codice e codice a barre evitano di creare due volte lo stesso articolo
- Il prezzo d'acquisto è la base per utile e valore del magazzino
- La scorta minima ti avvisa quando riordinare
- Più magazzini separano retro e area vendita
Acquisti dai fornitori e scorta minima
Registrando una consegna come fattura d'acquisto, il magazzino aumenta e l'importo risulta come debito verso quel fornitore. I documenti si condividono in PDF e non sostituiscono lo scontrino fiscale né la fattura elettronica obbligatoria dove prevista.
Gli articoli scesi sotto la scorta minima compaiono come avviso nella schermata iniziale. Preparare l'ordine della settimana da questo elenco costa molto meno che scoprire da un cliente che lo scaffale è vuoto. Puoi anche registrare l'ordine al grossista come ordine e trasformarlo in fattura all'arrivo della merce.
Conto dei clienti e chiusura di cassa
Ogni cliente a cui fai credito diventa un contatto. La fattura di vendita aumenta il suo saldo, ogni pagamento lo riduce. Puoi mandargli l'estratto conto su WhatsApp e vedere chi è in ritardo nello scadenzario.
Apri conti cassa e banca separati per contanti, incassi con carta e banca. Confrontando a fine giornata i contanti contati con il saldo nell'app, trovi un'eventuale differenza il giorno stesso.
- Quanto deve ogni cliente si vede a colpo d'occhio
- I pagamenti parziali riducono il residuo della fattura
- Le differenze di cassa si controllano prima di chiudere
Caso pratico
Esempio: un minimarket con 600 articoli
Giulia gestisce un minimarket con circa 600 articoli e 40 clienti a cui fa credito. Nella prima settimana importa l'elenco da Excel, scansiona i codici a barre, inserisce l'inventario iniziale e riporta i saldi del quaderno sui conti clienti. A fine mese lo scadenzario mostra tre clienti in ritardo da oltre 60 giorni e la lista delle scorte minime rivela che i cinque articoli più venduti finiscono ogni settimana. Da quando ordina partendo da quella lista, ci sono meno scaffali vuoti e meno crediti dimenticati.
Guida Passo-Passo
1. Crea articoli e codici a barre
Importa l'elenco da Excel o crea gli articoli uno alla volta, con codice, codice a barre, unità, prezzo d'acquisto e di vendita.
2. Fai l'inventario iniziale
Se hai creato magazzini separati per scaffale e retro, inserisci il conteggio per magazzino. La quantità iniziale è il punto di partenza di ogni movimento successivo.
3. Registra i clienti a credito
Crea un contatto per ogni nome del quaderno con quanto deve oggi. Da lì in poi vendite a credito e pagamenti aggiornano il saldo da soli.
4. Rendi un'abitudine il controllo serale
Confronta il saldo di cassa con i contanti e la lista delle scorte minime con gli scaffali. Cinque minuti al giorno evitano sorprese a fine mese.
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
Posso continuare a vendere senza internet?
Sì. L'app Android funziona offline e sincronizza senza perdere dati quando torna la connessione. Alla stessa attività accedi anche dal web e dall'app iOS.
Posso usare un lettore di codici a barre?
Puoi scansionare con la fotocamera del telefono, e la modalità barcode rapida della schermata di vendita funziona anche con lettori USB e Bluetooth. Non serve un registratore di cassa dedicato.
GiroPS emette scontrini fiscali o fatture elettroniche?
No. GiroPS crea e condivide fatture, preventivi e ordini in PDF. Non sostituisce il registratore telematico né il sistema ufficiale di fatturazione elettronica: per questi continua a usare la soluzione che hai già.
Posso nascondere i prezzi d'acquisto al personale alla cassa?
Sì. Con un ruolo che nasconde i prezzi d'acquisto, un membro del team può vendere ma non vede costi né documenti d'acquisto. I permessi si impostano per ogni persona.
GiroPS è a pagamento?
Puoi iniziare gratis. Quando i tuoi dati superano i limiti gratuiti o ti servono più report e opzioni per il team, scegli una delle opzioni nella pagina Piani.