Apa itu proforma invoice dan kapan harus dikirim? Panduan lengkap
Setelah pembeli menyetujui harga dan jumlah barang, Anda sering kali memerlukan dokumen resmi untuk meminta uang muka (down payment) atau membantu tim keuangan pembeli menyetujui transfer bank sebelum barang dikirim. Dokumen tersebut adalah proforma invoice. Penting untuk dipahami sejak awal: proforma invoice bukanlah faktur pajak resmi—dokumen ini tidak menimbulkan piutang akuntansi maupun memotong stok gudang, dan kewajiban faktur pajak atau e-faktur resmi pemerintah tetap harus dipenuhi melalui sistem perpajakan terpisah Anda. Panduan ini membahas kapan proforma invoice digunakan, perbedaannya dengan penawaran harga (quotation) dan faktur penjualan final, serta cara mengelolanya secara rapi di GiroPS.
Proforma invoice adalah tagihan sementara yang dikirim sebelum barang dikirim atau jasa diselesaikan untuk mengonfirmasi rincian barang, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran. Dokumen ini bukan faktur pajak resmi serta tidak memotong stok atau mengubah saldo pelanggan, melainkan dipakai untuk meminta DP dan persetujuan pembayaran.
Apa itu proforma invoice dan kapan bisnis menggunakannya?
Proforma invoice berfungsi sebagai komitmen transaksi antara penjual dan pembeli setelah negosiasi harga selesai. Berbeda dengan penawaran harga awal yang masih bersifat eksploratif, proforma diterbitkan ketika pembeli sudah sepakat membeli, tetapi penjual mensyaratkan uang muka, pelunasan di muka, atau persetujuan pembelian internal sebelum barang dikeluarkan dari gudang.
Secara tampilan, dokumen ini tampak sangat mirip dengan faktur penjualan standar—memuat daftar barang, harga satuan, diskon, pajak, dan total tagihan—namun diberi label tegas sebagai dokumen sementara agar tidak ada pihak yang salah mengartikannya sebagai faktur pajak final.
- Meminta uang muka (DP) atau pembayaran di muka: Memberikan rincian resmi kepada pelanggan untuk membayar DP 30%, 50%, atau 100% sebelum produksi atau pengiriman.
- Persetujuan pembelian korporat dan bank: Menyediakan angka pasti dan nomor rekening bank bagi divisi pengadaan atau keuangan pembeli untuk mengotorisasi transfer.
- Konfirmasi akhir sebelum pengiriman: Memastikan kembali jumlah barang, satuan ukur, dan ongkos kirim untuk terakhir kalinya sebelum barang dikemas.
- Perdagangan lintas negara dan kepabeanan: Menyatakan nilai komersial dan deskripsi barang untuk kebutuhan ekspedisi, asuransi, atau proses impor-ekspor.
- Pesanan khusus (custom order): Mengunci spesifikasi barang dan harga yang telah disepakati sebelum Anda membeli bahan baku dan memulai pengerjaan.
Penawaran harga vs. proforma invoice vs. faktur penjualan disetujui
Pemilik usaha kecil dan menengah sering bingung kapan harus mengirim quotation, proforma invoice, atau faktur penjualan. Perbedaannya terletak pada tahapan transaksi serta dampaknya terhadap stok gudang dan buku besar pelanggan. Penawaran harga dipakai saat negosiasi; proforma mengonfirmasi pesanan dan meminta pembayaran sebelum pengiriman; faktur penjualan final mencatat transaksi sah saat barang diserahkan.
Hal paling krusial adalah baik penawaran harga maupun proforma invoice tidak mengurangi stok fisik gudang dan tidak menambah saldo piutang pelanggan. Di GiroPS, faktur berstatus Draf dan penawaran harga tidak dihitung dalam total pendapatan maupun saldo piutang—hanya faktur penjualan yang telah disetujui yang memotong stok dan memperbarui saldo kontak pelanggan.
| Kriteria | Penawaran Harga (Quotation) | Proforma Invoice | Faktur Penjualan Disetujui |
|---|---|---|---|
| Tujuan Utama | Mengajukan harga & negosiasi opsi | Konfirmasi pesanan & minta pembayaran awal | Mencatat penjualan selesai & menagih pelunasan |
| Dampak ke Stok Gudang | Tidak memotong stok | Tidak memotong stok | Memotong jumlah barang terjual dari gudang |
| Dampak ke Saldo Pelanggan | Tidak mengubah saldo kontak | Tidak mengubah saldo kontak | Mencatat piutang pada akun pelanggan |
| Status Akuntansi & Pajak | Penawaran komersial tidak mengikat | Dokumen sementara (bukan faktur pajak) | Tagihan komersial final (e-faktur pajak terpisah) |
Batas hukum yang jelas: Proforma invoice bukan faktur pajak resmi
Setiap penjual dan pembeli wajib memahami satu batasan utama: proforma invoice bukan faktur pajak resmi. Dokumen ini tidak dapat dipakai untuk mengkreditkan pajak, tidak dicatat sebagai pendapatan atau beban final dalam pelaporan pajak resmi, serta tidak menggantikan struk fiskal atau sistem e-faktur pemerintah.
Secara transparan: GiroPS menghasilkan dokumen PDF penawaran harga, proforma, serta faktur penjualan dan pembelian yang rapi untuk operasional harian bisnis Anda, dan tidak menerbitkan e-faktur pajak resmi pemerintah. Di GiroPS, Anda dapat membuat penawaran atau menyimpan faktur penjualan sebagai Draf untuk dibagikan sebagai PDF sementara—karena faktur draf tidak pernah dihitung dalam total omzet atau saldo piutang—lalu menyetujui faktur tersebut saat barang dikirim, sembari menerbitkan faktur pajak resmi melalui saluran perpajakan Anda.
Informasi apa saja yang wajib ada di dalam proforma invoice?
Agar tim keuangan pembeli tidak salah mencatatnya sebagai tagihan ganda, dokumen proforma harus diberi judul yang jelas. Mencantumkan label Proforma dan tanggal masa berlaku memastikan pembeli tahu sampai kapan harga yang dipesan berlaku dan ke rekening bank mana pembayaran harus ditransfer.
Seluruh perhitungan komersial—mulai dari kuantitas baris, satuan ukur, diskon baris atau dokumen, hingga pajak—harus sama persis dengan yang akan tertera pada faktur penjualan final sehingga tidak timbul selisih setelah uang muka diterima.
- Judul Proforma dan tanggal yang jelas: Label Proforma yang menonjol, nomor dokumen, tanggal terbit, dan batas waktu berlakunya harga.
- Identitas penjual dan pembeli: Nama usaha lengkap, alamat, dan detail kontak kedua belah pihak.
- Rincian barang dan kalkulasi pasti: Nama produk atau jasa, kode SKU, kuantitas, satuan, harga satuan, diskon, rincian pajak, dan total akhir.
- Instruksi pembayaran dan pengiriman: Persentase atau nominal uang muka yang diminta, nomor rekening bank, serta estimasi pengiriman setelah pembayaran masuk.
Beralih dari proforma ke faktur disetujui dan pembayaran sebagian di GiroPS
Membuat proforma di spreadsheet terpisah berarti Anda harus mengetik ulang setiap baris barang ketika pelanggan membayar. Di GiroPS, Anda dapat mengelola alur ini dengan praktis menggunakan fitur Penawaran (Quote) atau Faktur Penjualan berstatus Draf. Selama faktur masih berstatus Draf, dokumen tersebut sepenuhnya dikecualikan dari laporan pendapatan, pemotongan stok gudang, dan saldo piutang pelanggan.
Begitu pelanggan mentransfer uang muka dan barang siap dikirim, Anda cukup mengonversi penawaran atau menyetujui faktur draf dengan satu ketukan. Selanjutnya, catat uang muka yang masuk ke akun kas atau bank sebagai pembayaran sebagian (partial payment), sehingga sisa tagihan yang belum lunas langsung terpantau akurat pada kontak pelanggan.
Langkah demi Langkah
1. Pilih kontak pelanggan dan buat penawaran atau faktur draf
Pilih pembeli dari daftar kontak Anda. Buka penawaran baru atau buat faktur penjualan dan biarkan statusnya tetap Draf.
2. Masukkan produk, satuan, diskon, dan pajak yang telah disepakati
Tambahkan item dan jumlah pasti yang telah dikonfirmasi pembeli, terapkan diskon baris atau dokumen, dan periksa total tagihan.
3. Tambahkan keterangan Proforma, syarat DP, dan rekening bank di catatan
Tuliskan dengan jelas pada kolom catatan bahwa dokumen ini adalah Proforma untuk pembayaran uang muka, lengkap dengan nomor rekening bank dan masa berlaku.
4. Bagikan dokumen PDF melalui WhatsApp atau email
Ekspor dan kirimkan PDF yang rapi kepada pelanggan agar tim pembelian atau keuangan mereka dapat segera memproses transfer uang muka.
5. Setujui faktur saat pengiriman dan catat pembayaran masuk
Setelah pembayaran diterima dan barang dikirim, setujui faktur penjualan agar stok gudang terpotong, lalu catat uang muka tersebut untuk mengurangi sisa saldo faktur.
Contoh praktis
Contoh: Pemasok peralatan kafe meminta DP 30% menggunakan proforma
Seorang pemasok peralatan dapur komersial sepakat menjual 2 mesin espresso profesional, 2 grinder kopi, dan paket instalasi ke sebuah kafe baru senilai total Rp80.000.000 termasuk pajak. Sebelum mengirim unit alat berat tersebut, pemasok mengirimkan PDF proforma untuk meminta DP 30% (Rp24.000.000). Pada tahap ini, stok gudang belum berkurang. Setelah pembeli mentransfer Rp24.000.000 dan barang dikirim, pemasok menyetujui faktur penjualan di GiroPS serta mencatat pembayaran Rp24.000.000, menyisakan saldo tagihan Rp56.000.000 dengan jatuh tempo 30 hari.
| Tahap Alur Kerja | Dokumen / Tindakan | Dampak ke Stok Gudang | Dampak ke Saldo Pelanggan & Bank |
|---|---|---|---|
| 1. Kesepakatan Pesanan | PDF Proforma / Draf Rp80.000.000 dikirim | Tidak berubah (0 dipotong) | Saldo piutang pelanggan tetap Rp0 |
| 2. Pembayaran DP (30%) | Pelanggan transfer Rp24.000.000 ke bank | Barang disiapkan untuk pengiriman | Rekening bank +Rp24.000.000; pembayaran dicatat |
| 3. Pengiriman & Persetujuan | Faktur Penjualan disetujui (Rp80.000.000) | 2 mesin & 2 grinder terpotong dari stok | Total faktur tercatat di buku besar pelanggan |
| 4. Pemantauan Sisa Saldo | Pembayaran sebagian mengurangi tagihan | Pengiriman selesai | Sisa tagihan faktur: Rp56.000.000 |
Kesalahan Umum & Solusinya
Pertanyaan Umum
Apakah proforma invoice merupakan faktur pajak yang mengikat secara hukum?
Tidak. Proforma invoice adalah dokumen komersial sementara untuk mengonfirmasi harga dan meminta pembayaran sebelum pengiriman. Kewajiban faktur pajak dan e-faktur resmi harus dipenuhi melalui sistem perpajakan terpisah Anda.
Apakah GiroPS menerbitkan e-faktur pajak resmi pemerintah?
Tidak. GiroPS menghasilkan dokumen PDF penawaran harga, proforma, serta faktur penjualan dan pembelian untuk pencatatan operasional dan dibagikan ke pelanggan, namun tidak menerbitkan e-faktur resmi pemerintah.
Apakah faktur berstatus Draf di GiroPS memengaruhi jumlah stok atau saldo pelanggan?
Tidak. Faktur draf dikecualikan sepenuhnya dari total penjualan, tidak tampil sebagai piutang tertunggak, dan tidak memotong stok gudang. Stok dan saldo pelanggan hanya diperbarui ketika faktur disetujui.
Bagaimana cara mencatat uang muka (DP) yang diterima dari proforma invoice?
Anda dapat mencatat pembayaran masuk ke akun kas atau bank di GiroPS. Saat faktur penjualan disetujui, pembayaran sebagian tersebut otomatis mengurangi sisa tagihan pada faktur.
Bisakah saya membuat PDF proforma dalam mata uang asing?
Ya. Anda dapat memilih mata uang dokumen dan memasukkan kurs nilai tukar sehingga pelanggan menerima PDF dalam mata uang mereka sementara pencatatan mata uang bisnis Anda tetap akurat.
Lihat bisnis Anda di layar aplikasi nyata
Panduan terkait
Sumber terkait
Alur kerja mulus dari penawaran harga hingga faktur penjualan
Kirim penawaran dan konversikan dalam satu klik setelah disetujui. Cetak dokumen PDF rapi atau struk kasir termal 80mm.