Apa itu proforma invoice (faktur sementara) dan kapan digunakan?
Proforma invoice (atau faktur sementara) adalah dokumen dagang pendahuluan yang disusun menyerupai faktur setelah penjual dan pembeli menyepakati barang serta harga, namun sebelum barang dikirim atau pembayaran uang muka (DP) diterima. Meskipun tampilannya mirip dengan tagihan akhir, dokumen ini berfungsi sebagai konfirmasi pesanan dan dasar pencairan pembayaran, bukan faktur pembukuan final.
Proforma invoice menampilkan rincian barang, jumlah, pajak, dan total tagihan yang telah disepakati sebelum transaksi benar-benar selesai. Dokumen ini bukan faktur pajak atau e-faktur resmi pemerintah, tidak mengurangi stok gudang, dan belum mencatat piutang di akun pelanggan hingga diubah menjadi faktur penjualan.
Informasi apa saja yang ada di proforma invoice dan kapan dipakai?
Dalam transaksi antarbisnis (B2B), bagian keuangan atau pembelian pelanggan sering meminta proforma invoice sebagai syarat mencairkan transfer uang muka, mendapatkan persetujuan anggaran internal, atau menyiapkan dokumen pengiriman sebelum barang keluar dari gudang.
Agar tidak tertukar dengan tagihan akhir, bagian atas dokumen harus mencantumkan judul **Proforma Invoice** secara jelas beserta masa berlakunya. Sebuah proforma invoice yang lengkap memuat empat kelompok informasi utama.
- Judul jelas 'Proforma Invoice', nomor dokumen, tanggal terbit, dan batas waktu berlaku.
- Nama usaha, detail kontak, serta alamat penagihan dan pengiriman penjual maupun pembeli.
- Nama barang atau jasa, kode SKU, kuantitas, harga satuan, diskon baris/dokumen, rincian pajak, dan total akhir.
- Syarat pembayaran uang muka (DP), nomor rekening bank tujuan transfer, dan estimasi waktu pengiriman.
Perbedaan penawaran harga, proforma invoice, dan faktur penjualan
Penawaran harga (quotation) dikirim pada tahap negosiasi ketika calon pembeli masih membandingkan opsi atau meminta revisi jumlah. Proforma invoice terbit setelah pembeli setuju: dokumen ini mengunci rincian yang disepakati dalam format faktur agar pembeli dapat memproses transfer pembayaran awal.
Faktur penjualan final baru diterbitkan saat barang diserahkan atau layanan selesai dikerjakan. Proforma invoice bukanlah faktur pajak atau e-faktur resmi; dokumen ini tidak memotong stok fisik di gudang dan tidak menambah saldo piutang pelanggan. Hanya faktur penjualan yang telah dikonfirmasi yang memperbarui stok dan saldo akun.
Mengelola penawaran, proforma, dan faktur di GiroPS
Di GiroPS, Anda dapat mengelola seluruh alur penjualan mulai dari penawaran awal hingga penagihan akhir tanpa mengetik ulang daftar barang. Pilih produk dari katalog, atur diskon serta tarif pajak, lalu hasilkan dokumen PDF penawaran, proforma, atau faktur yang rapi dalam hitungan detik untuk dikirim lewat WhatsApp atau email.
Catatan penting: GiroPS menghasilkan dokumen PDF komersial untuk penawaran, proforma, dan faktur penjualan guna pencatatan usaha serta kesepakatan dengan pelanggan; aplikasi ini tidak menerbitkan e-faktur pajak resmi yang terhubung ke sistem perpajakan pemerintah. Saat uang muka diterima atau barang dikirim, ubah dokumen cukup dengan satu ketukan menjadi **Pesanan** atau **Faktur Penjualan** sehingga stok dan saldo pelanggan diperbarui otomatis.
Contoh praktis
Contoh: menagih uang muka 50% menggunakan proforma invoice
Sebuah toko furnitur kantor sepakat memasok 6 meja kerja (harga satuan 4.500) dan 6 kursi ergonomis (harga satuan 2.500) senilai total 42.000 kepada sebuah kantor akuntan, dengan syarat DP 50% sebelum pengiriman. Agar bagian keuangan pembeli dapat menyetujui transfer bank, penjual mengirimkan PDF proforma senilai 42.000 lengkap dengan nomor rekening. Pada tahap ini stok gudang belum berkurang. Ketika DP sebesar 21.000 masuk, pembayaran dicatat pada akun pelanggan, dan pada hari pengiriman dokumen tersebut diubah dengan satu klik menjadi faktur penjualan — stok meja dan kursi langsung terpotong serta sisa tagihan 21.000 tercatat jelas.
Pertanyaan Umum
Apakah proforma invoice berlaku sebagai faktur pajak atau e-faktur resmi?
Tidak. Proforma invoice adalah dokumen komersial sementara untuk mengonfirmasi nilai transaksi dan meminta pembayaran uang muka; dokumen ini tidak menggantikan faktur pajak resmi pemerintah.
Apakah stok barang langsung berkurang saat saya mengirim proforma invoice?
Tidak. Selama transaksi masih berada pada tahap penawaran atau proforma, jumlah stok di gudang maupun saldo piutang pelanggan tetap utuh hingga dokumen dikonversi menjadi faktur penjualan.
Bagaimana jika pembeli membatalkan pesanan setelah menerima proforma invoice?
Karena proforma invoice belum menimbulkan mutasi stok atau catatan piutang di akun pelanggan, Anda tidak perlu membuat nota retur; cukup tandai dokumen sementara tersebut sebagai dibatalkan atau ditolak.