Apa itu penawaran harga (quotation) dan bagaimana cara membuatnya?
Penawaran harga — yang dalam bisnis sering disebut quotation atau surat penawaran — adalah dokumen komersial tertulis dari penjual kepada calon pelanggan yang merinci produk atau jasa yang ditawarkan, harga satuan, diskon, serta masa berlaku harga tersebut. Dokumen ini memperjelas negosiasi sebelum transaksi disepakati.
Penawaran harga (quotation) adalah usulan harga tertulis yang diberikan kepada pelanggan sebelum pembelian terjadi, berisi daftar barang, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran. Membuat penawaran harga tidak mengurangi stok gudang maupun menambah piutang pelanggan; stok dan saldo baru berubah saat penawaran diubah menjadi faktur.
Rincian apa saja yang harus ada dalam surat penawaran harga?
Penawaran harga sering kali menjadi dokumen resmi pertama yang diterima pelanggan dari usaha Anda. Mengirimkan rincian per baris barang alih-alih hanya menyebut satu angka total lewat pesan singkat akan meningkatkan kepercayaan dan mencegah salah paham mengenai spesifikasi barang.
Selain itu, karena harga modal dari pemasok dapat berubah sewaktu-waktu, penawaran harga tidak boleh berlaku tanpa batas: mencantumkan tanggal kedaluwarsa melindungi margin laba Anda dan mendorong pelanggan mengambil keputusan lebih cepat. Penawaran yang lengkap mencakup empat bagian utama.
- Nomor penawaran, tanggal terbit, batas masa berlaku penawaran, serta identitas lengkap penjual dan pelanggan.
- Nama jelas setiap produk atau layanan, kode barang (SKU), satuan ukur, dan jumlah yang ditawarkan.
- Harga satuan, diskon per baris atau diskon dokumen, tarif pajak (PPN), nilai pajak, dan total keseluruhan.
- Estimasi waktu pengiriman, syarat pembayaran, serta catatan atau ketentuan khusus penawaran.
Perbedaan penawaran harga, proforma invoice, dan faktur penjualan
Penawaran harga berada pada tahap negosiasi awal: pelanggan masih membandingkan pilihan dan bisa meminta perubahan jumlah atau jenis barang. Proforma invoice diterbitkan setelah pelanggan setuju secara prinsip dan membutuhkan draf tagihan untuk membayar uang muka (DP) atau persetujuan internal.
Sementara itu, faktur penjualan (sales invoice) adalah dokumen tagihan resmi saat barang atau jasa diserahkan. Baik penawaran harga maupun proforma tidak memotong stok fisik dan tidak mencatat piutang pada akun pelanggan; hanya faktur penjualan yang memperbarui stok dan saldo kontak.
Cara membuat penawaran harga dan mengubahnya menjadi faktur di GiroPS
Di GiroPS, Anda dapat menyusun **Penawaran** dalam hitungan detik dari katalog produk, menambahkan diskon, lalu membagikan file PDF yang rapi lewat WhatsApp atau email. Anda bisa memantau status setiap penawaran (menunggu, disetujui, atau ditolak) dalam satu daftar.
Ketika pelanggan menyetujui penawaran tersebut, Anda tidak perlu mengetik ulang daftar barang: cukup satu ketukan untuk mengubah penawaran menjadi **Pesanan** guna disiapkan di gudang, atau langsung menjadi **Faktur penjualan** lengkap dengan seluruh baris dan harganya.
Contoh praktis
Contoh: dari penawaran material renovasi menjadi faktur penjualan
Sebuah toko bahan bangunan membuat penawaran harga untuk biro interior berupa 120 m² lantai parket seharga 350 per m², 80 meter lis dinding seharga 60 per meter, dan jasa pasang, dengan diskon dokumen 5% serta masa berlaku 10 hari. PDF penawaran dikirim via WhatsApp. Selama pelanggan meninjau harga, stok toko dan saldo pelanggan tidak berubah. Lima hari kemudian pelanggan setuju: pemilik toko mengonversi penawaran di GiroPS menjadi faktur penjualan dengan satu klik, sehingga stok parket otomatis berkurang dan piutang pelanggan tercatat.
Pertanyaan Umum
Apakah mengirim penawaran harga langsung mengurangi jumlah stok di gudang?
Tidak. Penawaran harga hanyalah usulan komersial; jumlah stok fisik Anda dan saldo piutang pelanggan tetap utuh sampai penawaran tersebut disetujui dan dikonversi menjadi faktur.
Mengapa masa berlaku harus selalu dicantumkan pada penawaran harga?
Harga beli dari pemasok dan kurs mata uang bisa naik sewaktu-waktu. Mencantumkan masa berlaku (misalnya 7 atau 14 hari) melindungi usaha Anda agar pelanggan tidak menuntut harga lama beberapa bulan kemudian.
Bagaimana jika pelanggan meminta perubahan jumlah barang sebelum setuju?
Anda dapat mengedit penawaran harga tersebut di GiroPS untuk memperbarui jumlah atau diskon lalu mengirim ulang PDF-nya, atau langsung menyesuaikan angkanya saat mengonversi penawaran menjadi pesanan atau faktur.