Apa itu pesanan pembelian (Purchase Order / PO) dan bagaimana cara kerjanya?
Pesanan pembelian — yang dalam bisnis sehari-hari sering disebut Purchase Order (PO) atau surat pesanan — adalah dokumen komersial tertulis dari pembeli kepada pemasok yang merinci barang atau jasa yang dipesan, jumlah pasti, harga satuan yang disepakati, serta jadwal pengiriman.
Purchase Order (PO) adalah dokumen pesanan tertulis yang mengonfirmasi daftar barang, kuantitas, dan harga satuan sebelum barang dikirim. Membuat dokumen pesanan belum mengubah jumlah stok maupun saldo utang/piutang kontak; stok dan saldo baru berubah ketika pesanan dikonversi menjadi faktur.
Informasi apa saja yang harus ada di dalam Purchase Order?
Dokumen PO yang rapi menjadi acuan bersama bagi pemasok yang menyiapkan barang sekaligus bagi tim gudang Anda saat menerima kiriman kardus. Ketika kode barang dan harga sudah tertulis jelas sejak awal, proses cek fisik saat barang tiba hanya butuh beberapa menit.
Di banyak usaha kecil, pemesanan barang sering kali masih dilakukan lewat pesan singkat seperti 'tolong kirim dua puluh dus lagi seperti kemarin', yang kerap berujung pada salah ukuran atau selisih harga di tagihan akhir. Sebuah PO yang lengkap selalu memuat empat informasi pokok berikut.
- Nomor pesanan, tanggal terbit, estimasi tanggal pengiriman, serta identitas lengkap pembeli dan pemasok.
- Nama produk, kode barang (SKU) atau barcode, satuan ukur, dan jumlah pasti yang dipesan pada setiap baris.
- Harga satuan yang disepakati, diskon baris atau diskon dokumen, tarif pajak (PPN), dan total nilai pesanan.
- Alamat pengiriman, catatan pengemasan, serta syarat pembayaran yang telah disetujui.
Perbedaan penawaran harga, pesanan (PO), dan faktur
Dalam alur transaksi, ketiga dokumen ini mewakili tahapan yang berbeda: penawaran harga (quotation) adalah usulan harga dari penjual; pesanan (order/PO) adalah konfirmasi resmi barang yang harus disiapkan; sedangkan faktur (invoice) diterbitkan saat barang diserahkan dan menimbulkan tagihan pembayaran.
Perbedaan paling penting ada pada pencatatan stok dan saldo akun kontak. Karena pesanan yang masih terbuka berarti barang belum diserahkan, menyimpan PO tidak langsung menambah atau mengurangi stok gudang serta tidak mencatat utang maupun piutang. Perubahan stok dan saldo baru terjadi saat pesanan diubah menjadi faktur.
Cara mengelola pesanan dan mengubahnya menjadi faktur di GiroPS
Di GiroPS, Anda dapat membuat pesanan dalam hitungan detik, membagikan file PDF-nya lewat WhatsApp atau email, serta menerima pesanan pelanggan secara langsung melalui tautan **Katalog Online** Anda. Status setiap pesanan (menunggu, disetujui, selesai) terpantau rapi dalam satu daftar.
Begitu barang tiba di gudang atau dikirim ke pelanggan, Anda tidak perlu mengetik ulang rincian barang: cukup satu ketukan untuk mengonversi pesanan menjadi faktur lengkap dengan semua item, kuantitas, diskon, dan harganya. Untuk keperluan penyiapan barang di gudang, Anda juga bisa mencetak **Slip Pengiriman** tanpa harga langsung dari layar pesanan.
Contoh praktis
Contoh: dari peringatan stok kritis ke PO lalu menjadi faktur pembelian
Di sebuah toko bangunan, stok tabung silikon turun di bawah batas stok kritis sebanyak 30 buah. Pemilik toko membuat pesanan pembelian (PO) sebanyak 200 tabung dengan harga beli yang disepakati sebesar 85 per tabung, lalu mengirimkan PDF tersebut ke distributor. Pada tahap ini, jumlah stok toko dan saldo utang ke pemasok belum berubah. Dua hari kemudian, saat 200 tabung tiba di gudang, pemilik toko mengubah PO tersebut menjadi faktur pembelian dengan satu ketukan: stok langsung bertambah 200 buah dan saldo pemasok otomatis diperbarui.
Pertanyaan Umum
Apakah membuat pesanan (PO) langsung mengubah jumlah stok saya?
Tidak. Dokumen pesanan hanya mencatat barang yang sedang diminta atau disiapkan; jumlah stok fisik di gudang dan saldo kontak baru berubah setelah pesanan dikonversi menjadi faktur yang sah.
Bagaimana jika pemasok hanya mengirim sebagian dari jumlah yang dipesan?
Saat mengonversi pesanan menjadi faktur, Anda cukup menyesuaikan angka kuantitas di layar faktur sesuai jumlah barang yang benar-benar diterima. Dengan begitu, hanya barang yang datang secara fisik yang masuk ke stok dan saldo utang.
Bisakah penawaran harga yang disetujui langsung diubah menjadi pesanan atau faktur?
Bisa. Setelah pelanggan menyetujui penawaran harga Anda di GiroPS, Anda dapat mengubahnya dengan satu klik menjadi pesanan untuk disiapkan di gudang, atau langsung menjadi faktur penjualan tanpa mengetik ulang item.