Manajemen stok, penawaran harga, dan piutang pemborong untuk toko bangunan dan alat teknik
Di toko bangunan, toko besi, atau toko alat teknik, ribuan jenis barang keluar masuk setiap hari—mulai dari baut eceran, fischer, dan sambungan pipa PVC hingga kabel meteran, cat, semen, serta mesin bor. Ketika pengambilan barang oleh tukang atau mandor proyek hanya ditulis di kertas sobekan, barang habis pakai seperti silikon dan mata gerinda kosong tanpa disadari, atau kenaikan harga pabrik terlambat diikuti di etalase, keuntungan toko terkikis pelan-pelan. Halaman ini membahas cara menata stok, penawaran proyek, dan buku piutang pemborong di GiroPS.
Daftarkan barang dalam satuan pcs, meter, kilogram, dus, atau sak lengkap dengan kode stok dan tag agar ukuran apa pun ditemukan dalam hitungan detik. Buat penawaran harga PDF untuk pemborong dan ubah menjadi pesanan atau faktur cukup satu ketukan saat disetujui. Pantau piutang tukang dan kontraktor beserta cicilan pembayarannya, aktifkan peringatan stok kritis, dan jaga margin tetap aman dengan perhitungan harga pokok rata-rata tertimbang otomatis.
Mengapa stok dan catatan bon di toko bangunan cepat berantakan?
Toko material dan teknik menjual ribuan komponen kecil bernilai ratusan rupiah berdampingan dengan perkakas listrik dan bahan bangunan berat. Sebagian barang dibeli per kotak lalu dijual bijian, selang dan kabel dipotong per meter, sedangkan paku curah atau kawat ditimbang per kilogram. Tanpa pengaturan satuan ukur dan kode stok yang jelas sejak awal, jumlah di rak akan cepat selisih dengan catatan pembukuan.
Tantangan kedua adalah lalu lintas tukang, instalatir, dan pemborong proyek. Sepanjang minggu mereka mengambil material sedikit demi sedikit untuk lokasi proyek yang sedang berjalan, lalu membayar secara bertahap (termin) setelah cair dana dari pemilik bangunan. Mencatat pengambilan ini di buku kasbon kertas sering membuat barang terlewat ditagih. Selain itu, saat harga kulakan dari distributor naik, menjual dengan modal lama membuat toko tekor saat harus belanja ulang.
Ribuan item, beragam satuan ukur, dan pencarian cepat di meja kasir
Di GiroPS, setiap produk memiliki kode stok, barcode, satuan ukur (pcs, meter, kg, liter, kotak, pak, sak), harga beli, dan harga jual. Anda bisa mengimpor seluruh daftar barang dari Excel dan mengelompokkannya dengan tag seperti baut & mur, pipa & sanitasi, listrik, cat, atau perkakas. Barang berkemasan dipindai memakai kamera HP atau scanner USB/Bluetooth, sedangkan barang curah tanpa barcode langsung ketemu lewat pencarian ukuran atau kode stok.
Setiap kali datang kiriman barang baru dengan harga kulakan yang berubah—atau dalam mata uang asing dengan kurs—begitu faktur pembelian disimpan, GiroPS otomatis menghitung ulang harga pokok rata-rata tertimbang (average cost). Anda langsung tahu modal gabungan yang sebenarnya di rak dan bisa segera menyesuaikan harga jual.
- Satuan ukur fleksibel: jual dan hitung stok per pcs, meter, kg, liter, dus, atau sak dengan akurat
- Kode stok dan tag: saring ribuan ukuran baut, keni pipa, dan mata bor dalam sekejap
- Harga pokok rata-rata tertimbang: modal otomatis diperbarui setiap ada faktur pembelian baru
- Multi-gudang: pisahkan pencatatan stok etalase toko depan dengan gudang belakang atau lapangan material
Penawaran harga PDF untuk proyek dan peringatan stok kritis
Sebelum memulai renovasi atau pembangunan, kontraktor dan pemilik rumah biasanya meminta rincian penawaran harga material (RAB). Di GiroPS Anda dapat menyusun penawaran PDF berisi puluhan item, memberi diskon per baris atau diskon total, lalu mengirimkannya lewat WhatsApp dalam hitungan menit. Begitu disetujui, penawaran tersebut diubah menjadi pesanan atau faktur penjualan dengan satu ketukan tanpa mengetik ulang. Dokumen PDF ini untuk keperluan administrasi dagang dan tidak menggantikan e-Faktur Pajak resmi.
Kehabisan barang laku harian seperti lem silikon, seal tape, batu gerinda potong, amplas, atau sekrup ukuran umum sering membuat tukang pindah belanja seluruh daftar kebutuhannya ke toko sebelah. Dengan memasang batas stok kritis pada barang-barang fast-moving, GiroPS memunculkan peringatan di layar utama sebelum kotak di rak benar-benar kosong.
Buku piutang pemborong, pembayaran termin, dan rekening koran PDF
Setiap mandor, tukang langganan, atau CV kontraktor dapat didaftarkan sebagai kontak tersendiri. Setiap pengambilan material dicatat lewat faktur penjualan yang menambah saldo piutangnya; saat pemborong menyetor uang tunai atau transfer bank setelah termin proyek cair, Anda mencatat penerimaan parsial ke rekening kas atau bank dan sisa tagihan nota otomatis berkurang.
Di akhir minggu atau saat proyek selesai, Anda cukup membuat rekening koran kontak dalam format PDF sesuai rentang tanggal dan mengirimkannya ke WhatsApp pemborong agar semua pengambilan barang dan cicilan terlihat transparan. Laporan umur piutang akan menyorot tagihan yang menunggak lebih dari 30, 60, atau 90 hari, sementara peran karyawan dengan harga beli disembunyikan membuat penjaga toko bisa melayani pembeli dan membuat penawaran tanpa melihat modal kulakan Anda.
- Kontak pemborong & tukang: riwayat lengkap pengambilan material proyek, retur, dan sisa saldo
- Pembayaran parsial: potong tagihan nota secara bertahap sesuai setoran termin proyek
- Rekening koran PDF di WA: kirim rekap rincian bon dan pembayaran tanpa perlu rekap manual
- Sembunyikan harga beli: staf kasir dan pramuniaga bekerja tanpa melihat harga modal dan laba
Contoh praktis
Contoh: Toko bangunan dan alat teknik dengan 3.500 item dan 45 pemborong langganan
TB Sumber Karya mengelola 3.500 jenis barang mulai dari baut, pipa, alat listrik, cat hingga semen untuk pembeli eceran serta 45 tukang dan pemborong lokal. Dulunya harga baut eceran sering dikira-kira, bon pengambilan material proyek terselip di tumpukan nota kertas, dan batu gerinda sering habis di tengah minggu. Setelah mengimpor tabel Excel ke GiroPS, toko ini menata satuan meter, kilo, dan pcs, memasang stok kritis pada 400 barang habis pakai, serta memindahkan saldo 45 pemborong ke menu kontak. Kini penawaran material proyek dikirim dalam PDF lewat WhatsApp hanya dalam lima menit, harga modal rata-rata selalu mutakhir setiap ada barang masuk, dan setiap hari Jumat rekap tagihan PDF dikirim ke para mandor.
Langkah demi Langkah
1. Impor daftar barang beserta satuan ukur, kode, dan tag
Unggah file Excel Anda dengan mencantumkan kode stok, barcode, satuan jual (pcs, meter, kg, dus, liter, sak), dan tag kategori.
2. Pasang batas stok kritis pada barang habis pakai
Tentukan jumlah minimum untuk sekrup, fischer, lem silikon, seal tape, dan mata potong agar muncul peringatan sebelum stok habis.
3. Buat kontak untuk mandor, tukang, dan kontraktor
Daftarkan pelanggan proyek yang biasa belanja tempo beserta saldo awalnya supaya setiap bon pengambilan dan cicilan tercatat otomatis.
4. Kirim penawaran PDF dan catat setiap faktur pembelian
Buat penawaran harga proyek dalam PDF, ubah jadi faktur saat sepakat, dan input nota belanja pemasok agar modal rata-rata selalu akurat.
Kesalahan Umum & Solusinya
Pertanyaan Umum
Bagaimana cara menjual baut eceran, sambungan pipa, atau kabel potong yang tidak punya barcode?
Beri kode stok singkat (misalnya BAUT-M8-40) dan tag kategori pada barang tersebut. Di layar kasir, cukup cari nama, ukuran, atau kodenya lalu masukkan jumlah dalam pcs, meter, atau kilogram.
Bisakah penawaran harga material untuk pemborong langsung diubah jadi nota tanpa ketik ulang?
Bisa. Saat pemborong menyetujui penawaran PDF Anda, cukup satu ketukan untuk mengubahnya menjadi pesanan atau faktur penjualan lengkap dengan semua item dan diskonnya.
Bagaimana GiroPS menghitung modal jika harga beli dari distributor naik-turun?
Setiap kali Anda menyimpan faktur pembelian baru (termasuk dalam mata uang asing dengan kurs), GiroPS otomatis menghitung ulang harga pokok rata-rata tertimbang produk tersebut.
Apakah penjaga toko bisa membuat penawaran dan nota tanpa melihat harga modal kita?
Ya. Berikan karyawan peran dengan harga beli disembunyikan: mereka dapat mengecek stok, membuat penawaran, dan melayani penjualan, namun harga beli, nota pemasok, dan laba tetap terkunci.
Apakah GiroPS menerbitkan faktur pajak resmi (e-Faktur)?
Tidak. GiroPS membuat dan membagikan penawaran, pesanan, serta faktur dalam bentuk dokumen PDF untuk pembukuan usaha dan tidak menggantikan sistem e-Faktur Pajak.