Apa itu surat jalan (slip pengiriman) dan apa bedanya dengan faktur?
Surat jalan — yang sering juga disebut slip pengiriman, bukti serah terima barang, atau packing slip — adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang untuk merinci nama produk, satuan, dan jumlah pasti yang diserahkan kepada penerima. Dokumen ini memastikan barang yang keluar dari gudang sama persis dengan yang diterima pelanggan.
Surat jalan (slip pengiriman) adalah daftar periksa fisik pengiriman yang mencantumkan nama barang dan kuantitas yang dikirim tanpa menampilkan harga satuan maupun total tagihan. Jika faktur digunakan untuk menagih pembayaran dan mencatat piutang, surat jalan dipakai untuk menyiapkan barang di gudang serta bukti tanda terima.
Informasi apa saja yang tercantum pada slip pengiriman?
Saat staf gudang menyiapkan kardus pesanan atau petugas penerima di tempat pelanggan menurunkan barang dari mobil, fokus mereka adalah mencocokkan jenis barang dan jumlah fisiknya, bukan memeriksa harga atau pajak. Karena itu, slip pengiriman sengaja tidak menampilkan nominal uang.
Ketika paket dibuka di lokasi tujuan, penerima mencentang setiap baris barang pada lembar tersebut dan langsung mencatat jika ada kekurangan sebelum menandatangani. Slip pengiriman yang rapi memuat empat bagian informasi berikut.
- Nomor dokumen, tanggal kirim, nomor pesanan terkait, serta nama pengirim dan penerima.
- Alamat lengkap pengiriman, nomor telepon kontak penerima, dan catatan khusus pengiriman.
- Nama setiap produk, kode barang (SKU) atau barcode, satuan ukur, dan jumlah yang dikirim (tanpa harga atau pajak).
- Kolom tanda tangan untuk petugas yang menyiapkan/menyerahkan barang dan pihak yang memeriksa serta menerima barang.
Perbedaan surat jalan (slip pengiriman) dan faktur
Faktur (invoice) adalah dokumen tagihan komersial: memuat harga satuan, diskon, pajak, dan total yang harus dibayar, serta mencatat saldo piutang atau utang pada akun kontak. Sebaliknya, slip pengiriman tidak mencantumkan nilai uang dan berfungsi murni sebagai bukti fisik serah terima barang.
Di banyak usaha, orang yang menerima kardus di gudang bukanlah orang yang mengurus pembayaran faktur di kantor. Menyertakan slip pengiriman tanpa harga bersama kurir menjaga kerahasiaan harga grosir Anda sekaligus memudahkan petugas gudang menghitung jumlah barang dengan cepat.
Cara mencetak slip pengiriman dari pesanan di GiroPS
GiroPS tidak menyediakan modul dokumen pengangkutan resmi pemerintah atau surat jalan elektronik yang diatur regulasi khusus. Namun, dari layar **Pesanan**, Anda dapat membuat dan mencetak PDF **Slip Pengiriman / Bukti Serah Terima** tanpa harga dari pesanan mana pun.
Dokumen ini menampilkan daftar produk, kode barang, satuan, kuantitas, alamat tujuan, serta kolom tanda tangan pengirim dan penerima — sangat praktis untuk penyiapan barang di gudang (picking) dan bukti fisik penerimaan barang (tidak menggantikan dokumen transportasi resmi pemerintah). Setelah barang diterima pelanggan, ubah pesanan tersebut menjadi faktur penjualan dengan satu ketukan.
Contoh praktis
Contoh: menyiapkan pesanan grosir di gudang dan serah terima bertanda tangan
Sebuah distributor perlengkapan kebersihan menerima pesanan dari hotel berupa 40 dus tisu tangan dan 25 jeriken sabun cair. Pemilik usaha mencatat pesanan di GiroPS lalu mencetak **Slip Pengiriman** tanpa harga untuk sopir pengirim. Berbekal kode SKU dan kuantitas pada lembar tersebut, sopir memuat 65 koli barang; setibanya di hotel, kepala gudang hotel menghitung barang dan menandatangani kolom 'Diterima oleh'. Sekembalinya ke kantor, pesanan dikonversi menjadi faktur penjualan dengan satu klik sehingga stok langsung berkurang dan piutang hotel tercatat.
Pertanyaan Umum
Mengapa harga barang tidak ditampilkan pada slip pengiriman?
Menyembunyikan harga menjaga kerahasiaan harga khusus dan diskon pelanggan dari kurir pihak ketiga atau staf gudang, serta membuat daftar barang lebih bersih dan mudah dibaca saat menghitung fisik.
Apakah slip pengiriman dari GiroPS menggantikan dokumen angkutan resmi pemerintah?
Tidak. Slip pengiriman di GiroPS adalah dokumen PDF internal untuk memandu penyiapan barang di gudang dan tanda terima fisik dengan pelanggan; dokumen ini bukan surat jalan angkutan resmi yang terdaftar pada sistem pemerintah.
Bagaimana jika saat pengiriman ada barang yang kurang?
Penerima mencatat jumlah fisik yang benar-benar diterima pada lembar pengiriman sebelum tanda tangan. Saat Anda mengonversi pesanan menjadi faktur di GiroPS, sesuaikan kuantitas baris tersebut agar stok gudang dan saldo piutang tetap akurat.