Veresiye defteri nasıl tutulur? Açık hesap ve cari takibi rehberi
Mahalle marketinde, nalburda veya toptancıda veresiye satış güvene dayanır; ancak kayıtlar kâğıt veresiye defterinde kaldığında unutulan her satır doğrudan kârınızdan eksilir. Düzenli bir cari yapısı kurmak, hem müşteriyle aranızdaki güveni korur hem de alacaklarınızın zamanında kasaya dönmesini sağlar.
Kayıpsız bir veresiye defteri tutmak için kâğıt defteri bırakıp her müşteriye ayrı bir cari kart açın. Veresiye yaptığınız her satışı tarih ve ürün detayıyla faturaya işleyin, aldığınız ara ödemeleri parçalı tahsilat olarak kasaya kaydedin ve ay sonunda müşteriye WhatsApp üzerinden PDF cari hesap ekstresi gönderin.
Kâğıt veresiye defteri neden sessizce zarar yazar?
Tezgah altındaki telli veresiye defteri ilk bakışta pratik görünür; fakat yoğun saatlerde aceleyle karalanan bir tutar, okunmayan el yazısı veya üzerine çay dökülen bir sayfa ay sonunda tartışmaya dönüşür. En sık yaşanan kayıp ise müşterinin bıraktığı kısmi ödemenin defterde düşülmemesi ya da toplam alınırken yapılan basit toplama hatalarıdır.
Üstelik kâğıt defter size hangi alacağın 15 günlük, hangisinin 90 günlük olduğunu söylemez. Sayfalar arasında geriye doğru bakiyeleri tek tek toplamak saatler sürdüğü için esnaf çoğu zaman sadece son sayfada gördüğü isimlerden tahsilat ister; eski borçlar ise unutulup gider.
Her müşteriye ayrı cari kart açma ve başlangıç düzeni
Veresiye takibini sağlamlaştırmanın ilk adımı, açık hesap çalışan her müşteriyi telefon numarası ve açık adıyla ayrı bir cari olarak tanımlamaktır. Aynı mahallede benzer isimli iki müşteri olduğunda lakap veya adres bilgisini cari kartına eklemek yanlış hesaba borç yazılmasını kesin olarak önler.
Eski kâğıt defterden geçiş yapıyorsanız, geçmiş sayfaları tek tek girmek yerine her müşterinin üzerinde mutabık kaldığınız son net borcunu açılış bakiyesi olarak tanımlayın. O günden itibaren yapılan her yeni alışveriş ve tahsilat bu bakiyenin üzerine otomatik işlenir.
- Her veresiye müşterisi için ad, telefon ve para birimi içeren tekil bir cari kart açın
- Kâğıt defterdeki son güncel borcu cari detayından açılış bakiyesi olarak kaydedin
- Düzenli müşteriler için vade tarihi alışkanlığı belirleyip gecikmeleri izleyin
- Eski kâğıt defteri geçiş günü kapatarak çift kayıt tutma hatasına düşmeyin
Veresiye satış ve parçalı tahsilat akışı nasıl işler?
Müşteri alışveriş yapıp 'hesaba yaz' dediğinde işlemi cariye bağlı satış faturası olarak kaydettiğinizde hem satılan ürünler stoktan düşer hem de fatura tutarı müşterinin cari bakiyesine alacak olarak eklenir. Böylece müşteri iki hafta sonra 'ben o gün ne almıştım?' diye sorduğunda tarih, saat ve kalem listesi saniyeler içinde açılır.
Mahalle esnafında tahsilat nadiren kuruşu kuruşuna tam yapılır; müşteri 1.850 birimlik borcuna karşılık kasaya 1.000 birim nakit bırakıp kalanını haftaya ödeyeceğini söyler. Parçalı tahsilat kaydı girdiğinizde hem kasa veya banka hesabınız 1.000 birim artar hem de müşterinin kalan borcu anında 850 birime düşer.
| İşlem Adımı | Kâğıt Defterdeki Risk | Dijital Cari Kaydındaki Karşılığı | Esnafa Sağladığı Kazanç |
|---|---|---|---|
| Veresiye Satış | Sadece 'muhtelif' ve toplam tutar yazılması | Ürün kalemleri ve tarihle satış faturası | Ne alındı tartışmasını tamamen bitirir |
| Kısmi (Ara) Ödeme | Üzeri çizilen rakamların okunmaması | Kasa/bankaya bağlı parçalı tahsilat kaydı | Kalan bakiye ve kasa aynı anda güncellenir |
| Hesap Mutabakatı | Defterin fotoğrafını çekip tek tek anlatmak | Tek tuşla PDF cari hesap ekstresi paylaşımı | WhatsApp'tan şeffaf ve kurumsal görünüm |
| Geciken Alacak Takibi | Arka sayfalarda kalan borcun unutulması | Alacak yaşlandırma ve vade raporu | 30/60/90 günü aşan alacakları öne çıkarır |
WhatsApp'tan PDF cari hesap ekstresi paylaşma
Alacak tahsilatında esnafı en çok zorlayan konu, müşteriyi kırmadan borcunu hatırlatmaktır. Sözlü olarak 'senin 3.200 borcun vardı' demek bazen yanlış anlaşılmalara yol açar; oysa tarih sırasıyla alınan ürünleri, yapılan ödemeleri ve kalan bakiyeyi gösteren temiz bir PDF cari hesap ekstresi paylaşmak her şeyi netleştirir.
GiroPS'te müşterinin cari kartına girip belirli bir tarih aralığı için PDF ekstre oluşturabilir ve doğrudan WhatsApp üzerinden gönderebilirsiniz. Müşteri kendi telefonunda hangi gün ne aldığını ve ne kadar ödeme yaptığını açıkça gördüğünde tahsilat süresi belirgin biçimde kısalır.
- Belirli bir tarih aralığı seçerek detaylı veya özet PDF cari ekstre üretin
- Ekstreyi WhatsApp veya e-posta üzerinden tek dokunuşla müşteriye iletin
- Fatura bazında kalan bakiye ve geçmiş tahsilat hareketlerini şeffafça gösterin
- Ay sonu hesap kesim günlerinde düzenli ekstre göndererek tahsilatı hızlandırın
Vadesi geçen alacakları yaşlandırma raporunda görme
Toplam alacağınızın ne kadar olduğunu bilmek yetmez; bu alacağın ne kadarının güncel, ne kadarının iki aydır tahsil edilemeyen donuk bakiye olduğunu görmeniz gerekir. Alacak yaşlandırma raporu, müşterilerinizi gecikme günlerine göre gruplayarak nakit akışınızı tehdit eden hesapları tek ekranda listeler.
Her hafta başında yaşlandırma raporuna beş dakika ayırarak 30 veya 60 günü aşan müşterilere nazik bir hatırlatma mesajı ve ekstre gönderebilirsiniz. Ayrıca vade tarihi yaklaşan işlemler için hatırlatıcı kurarak, ödemeleri gecikmeye düşmeden önce takip etme alışkanlığı kazanırsınız.
Adım Adım Uygulama
1. Veresiye müşterilerinizi cari olarak kaydedin
Açık hesap çalıştığınız her müşteriyi ad, telefon ve varsa adres bilgisiyle Müşteri türünde cari olarak açın.
2. Defterdeki mevcut borçları açılış bakiyesiyle devredin
Kâğıt defteri kapatmadan önce her müşterinin son net borcunu hesaplayın ve cari detayından bakiye düzeltme/açılış işlemiyle sisteme girin.
3. Her veresiye alışverişi satış faturasıyla işleyin
Müşteri veresiye aldığında satışı carisine bağlı olarak kaydedin; böylece hem stok düşsün hem de aldığı kalemler hesabına borç yazılsın.
4. Gelen ödemeleri parçalı tahsilat olarak kasaya girin
Nakit veya banka yoluyla gelen her ödemeyi ilgili kasa/banka hesabını seçerek tahsilat olarak kaydedin; kalan bakiye kendiliğinden düşsün.
5. Ay sonunda PDF ekstre paylaşın ve yaşlandırmayı kontrol edin
Yaşlandırma raporundan geciken bakiyeleri süzün ve müşterilere WhatsApp üzerinden güncel PDF cari hesap ekstresi göndererek mutabakat yapın.
Örnek iş senaryosu
Örnek: Mahalle şarküterisinde aylık veresiye ve tahsilat takibi
Kemal Bey, şarküterisinde 35 komşusuyla açık hesap çalışıyor. Düzenli müşterisi Selim Bey'in ay başından kalan 600 birim devir borcu var. Ay içinde Selim Bey iki kez veresiye alışveriş yapıyor, ay ortasında kasaya 800 birim nakit bırakıyor ve ay sonunda kalan borcunu soruyor. Kemal Bey saniyeler içinde WhatsApp'tan PDF ekstreyi gönderdiğinde Selim Bey kalan 950 birimi aynı gün banka hesabına havale ediyor.
| Tarih ve İşlem | Açıklama / Belge | Tutar Değişimi | Güncel Cari Bakiye |
|---|---|---|---|
| 1 Ekim – Devir Bakiye | Eski defterden aktarılan net açılış borcu | +600 Birim | 600 Birim Borçlu |
| 9 Ekim – Veresiye Satış | Kahvaltılık ve bakliyat satış faturası | +750 Birim | 1.350 Birim Borçlu |
| 18 Ekim – Parçalı Tahsilat | Merkez Kasa hesabına nakit ara ödeme | -800 Birim | 550 Birim Borçlu |
| 25 Ekim – Veresiye Satış | Haftalık şarküteri alışverişi faturası | +400 Birim | 950 Birim Borçlu |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteri borcunun tamamını değil de bir kısmını ödediğinde nasıl kaydedilir?
Cari kartından veya fatura üzerinden parçalı tahsilat girebilirsiniz. Ödenen tutar kasaya işlenir, kalan alacak ise müşteri bakiyesinde açık kalmaya devam eder.
Müşteriye borcunu göstermek için çıktı almak zorunda mıyım?
Hayır. Cari hesap ekstresini tek dokunuşla PDF olarak oluşturup doğrudan WhatsApp veya e-posta üzerinden müşterinizin telefonuna gönderebilirsiniz.
Aynı kişi hem müşterim hem tedarikçimse iki ayrı kart mı açmalıyım?
Hayır. Tek bir cari kart üzerinden hem alış hem satış işlemlerini yürütebilir, net alacak veya borç bakiyesini aynı ekstrede takip edebilirsiniz.
Kasada duran çalışanımın tüm müşteri borçlarını silmesini nasıl engellerim?
Ekip yetkilerinden çalışanınıza yalnızca yeni kayıt ekleme (seviye 3) veya görüntüleme (seviye 2) yetkisi verebilir, silme ve düzenleme yetkisini sınırlandırabilirsiniz.
Dükkanda internet kesildiğinde veresiye satış yazabilir miyim?
Evet. Android uygulaması çevrimdışı çalışır; internet yokken kaydettiğiniz veresiye satışlar ve tahsilatlar bağlantı geldiğinde otomatik olarak eşitlenir.
İşletmenizi gerçek ekranlarda görün
İlgili rehberler
İlgili kaynaklar
Kiminle ne kadar alacak-borç kaldığını tek bakışta görün
Her müşteri ve tedarikçi için otomatik güncellenen bakiye, fatura geçmişi ve tahsilat kayıtları. WhatsApp ile anında profesyonel ekstre gönderin.