Comment gérer les rôles et permissions d'équipe tout en masquant vos prix d'achat
Lorsque votre entreprise se développe, vous ne pouvez plus saisir chaque facture, chaque inventaire et chaque encaissement seul ; mais partager votre mot de passe de dirigeant expose vos coûts fournisseurs, vos soldes bancaires et vos marges à tout le monde. Grâce aux rôles d'équipe et aux droits par module, vos vendeurs, magasiniers et comptables travaillent efficacement sans accéder à vos données confidentielles.
Invitez chaque collaborateur avec un lien d'invitation à usage unique valable 24 heures (girops.com/i/...) associé à un rôle précis. Définissez par module le niveau Voir, Ajouter ou Modifier/Supprimer, et activez 'Masquer le prix d'achat' pour cacher les coûts fournisseurs, les factures d'achat et les rapports de rentabilité.
Pourquoi un lien d'invitation à usage unique vaut mieux qu'un mot de passe partagé
L'une des erreurs les plus risquées dans une PME consiste à laisser l'adresse e-mail et le mot de passe du gérant connectés sur l'ordinateur du comptoir ou sur les téléphones des salariés. Lorsque tout le monde partage le même compte, il devient impossible de savoir qui a supprimé une facture ou modifié un stock, et le départ d'un employé vous oblige à changer les mots de passe partout.
Dans GiroPS, chaque membre de l'équipe se connecte avec son propre compte utilisateur. Pour ajouter un collaborateur, vous choisissez un rôle et générez un lien d'invitation sécurisé (`girops.com/i/...`) valable 24 heures et utilisable une seule fois. Vous pouvez l'envoyer par WhatsApp, SMS ou e-mail sans le verrouiller d'avance à une adresse précise, et révoquer ou renouveler une invitation en attente à tout instant.
- Intégrez un employé en quelques secondes via un lien à usage unique valable 24 heures (`girops.com/i/...`)
- Utilisez les rôles prêts à l'emploi créés à l'ouverture de l'entreprise ou créez vos propres rôles sur mesure
- Révoquez les invitations en attente, modifiez le rôle d'un membre ou coupez son accès instantanément en un clic
- Adaptez la capacité de votre équipe de manière souple en fonction de votre croissance et des Forfaits choisis
Niveaux de droits par module : Voir, Ajouter et Modifier/Supprimer
Accorder l'accès à un module ne doit pas être un choix tout ou rien. Un vendeur au comptoir doit pouvoir créer de nouvelles factures de vente et des devis, mais ne doit surtout pas pouvoir supprimer des factures validées la semaine précédente. GiroPS découpe donc les permissions de chaque module en paliers opérationnels très clairs.
Si un rôle n'a aucun droit sur un module, ce module n'apparaît tout simplement pas dans son menu de navigation, ce qui évite toute confusion. Lorsque l'accès est ouvert, vous choisissez entre Voir, Ajouter ou Modifier/Supprimer. Le niveau Ajouter est particulièrement précieux : le salarié peut créer de nouvelles fiches ou factures, mais il lui est impossible de modifier ou de supprimer l'existant.
| Niveau de Droit | Visibilité dans le Menu | Actions Autorisées | Cas d'Usage Typique |
|---|---|---|---|
| Aucun Accès | Totalement absent du menu | Aucune donnée visible ni consultable | Le magasinier ne voit ni Caisse/Banque ni Rapports |
| Voir | Visible dans le menu (Lecture seule) | Consulter les fiches, tarifs de vente et stocks | Le vendeur vérifie le stock disponible et le prix client |
| Ajouter | Bouton de création activé | Créer de nouveaux documents sans modifier ni supprimer les anciens | Le commercial saisit une vente sans pouvoir effacer l'historique |
| Modifier / Supprimer | Gestion complète du module | Créer, mettre à jour, changer le statut et supprimer | Le comptable corrige une facture ou une fiche contact |
L'option 'Masquer le prix d'achat' : protégez vos coûts et vos marges
Dans le commerce de détail, le négoce et les services, les tarifs négociés avec vos fournisseurs et votre marge nette constituent le cœur de votre secret commercial. Vos équipes de vente et d'entrepôt ont besoin de connaître les prix de vente, les codes-barres et les quantités par dépôt pour servir les clients, mais n'ont aucune raison de voir votre coût d'achat unitaire.
Lorsque vous activez 'Masquer le prix d'achat' sur un rôle dans GiroPS, la confidentialité des coûts s'applique sur tous les écrans. Partout où le prix d'achat ou le coût moyen devrait s'afficher sur une fiche produit, le collaborateur voit uniquement une mention verrouillée 'Masqué'. De plus, ce rôle ne peut ni voir ni saisir de factures d'achat et n'a pas accès aux rapports financiers révélant vos marges.
- Remplace les prix d'achat et coûts de revient par le badge verrouillé 'Masqué' sur les fiches produits et écrans de stock
- Masque tous les onglets, boutons et options liés aux documents d'achat (factures et avoirs fournisseurs) tout en laissant les ventes actives
- Retire automatiquement du menu le rapport de Profits et Pertes, l'Analyse des Achats et le rapport de TVA
- Permet aux magasiniers dont le coût est masqué de saisir des entrées de stock sans prix, valorisées automatiquement au coût moyen
Restreindre l'accès Caisse/Banque et tout contrôler avec le Journal d'Activité
Encaisser le règlement d'un client au comptoir est très différent de consulter le solde global des comptes bancaires de la société. En réglant finement les droits par module et sélecteur dépendant, vous pouvez masquer la trésorerie générale tout en laissant le personnel autorisé enregistrer ses opérations quotidiennes.
Pour garder une traçabilité complète sans micro-management, le Journal d'Activité (Activity Log) enregistre chaque action avec le nom de l'utilisateur, la date et l'heure. Vous voyez immédiatement qui a créé un devis, transféré du stock entre deux dépôts ou modifié un contact. Dès que vous modifiez les droits d'un membre, le cache de lecture de son appareil est vidé afin que les nouvelles règles s'appliquent instantanément.
Hiérarchie des rôles et protection contre l'auto-élévation de privilèges
Un système de permissions n'est fiable que si personne ne peut contourner ses propres limites. GiroPS applique des règles strictes de hiérarchie : le rôle de Propriétaire ne peut être attribué à personne d'autre, et aucun utilisateur ne peut modifier son propre rôle ni éditer un collègue disposant d'un niveau supérieur.
De même, un collaborateur soumis à la restriction 'Masquer le prix d'achat' ne pourra jamais désactiver cette option pour lui-même ou pour un autre rôle, même s'il dispose de droits pour inviter ou gérer des membres de l'équipe.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Examinez les rôles par défaut ou créez un rôle sur mesure
Ouvrez le menu Équipe et Rôles, consultez les rôles préconfigurés à la création de l'entreprise ou ajoutez un rôle Vente, Entrepôt ou Comptabilité.
2. Choisissez Voir, Ajouter ou Modifier/Supprimer pour chaque module
Définissez le niveau exact pour Produits, Factures, Contacts, Entrepôts, Caisse/Banque et Rapports ; les modules sans accès disparaissent du menu.
3. Activez 'Masquer le prix d'achat' sur les rôles opérationnels
Cochez cette option pour les vendeurs et magasiniers afin d'afficher les coûts comme 'Masqué' et de bloquer les factures d'achat et rapports de marge.
4. Générez et partagez un lien d'invitation unique valable 24 heures
Créez un lien d'invitation (girops.com/i/...) pour le rôle choisi et transmettez-le à votre collaborateur par WhatsApp, SMS ou e-mail.
5. Suivez les opérations quotidiennes via le Journal d'Activité
Consultez le Journal d'Activité à tout moment pour vérifier quel membre de l'équipe a créé, modifié ou supprimé un document ou un mouvement.
Cas pratique
Cas concret : Quincaillerie & Matériaux Moreau (Équipe de 4 personnes)
L'entreprise Moreau fonctionne avec le Dirigeant, une Comptable, un Vendeur Comptoir et un Magasinier. Voici comment leurs rôles GiroPS sont configurés pour travailler vite tout en protégeant les marges :
| Rôle dans l'Équipe | Factures & Contacts | Produits & Entrepôts | Prix d'Achat & Rapports |
|---|---|---|---|
| Propriétaire | Accès Complet (Modifier / Supprimer) | Accès Complet (Tous les dépôts) | Visible (Coûts, Profits & Pertes, TVA, Banques) |
| Comptable | Modifier / Supprimer (Achats & Ventes) | Ajouter & Modifier le stock | Visible (Factures fournisseurs et déclarations) |
| Vendeur Comptoir | Ajouter Uniquement (Ventes & Devis) | Voir Uniquement (Vérification du stock) | Prix d'achat masqué (Badge 'Masqué', pas de P&L) |
| Magasinier | Aucun Accès (Absent du menu) | Ajouter Uniquement (Inventaires & Transferts) | Prix d'achat masqué (Quantités & codes-barres seuls) |
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Si je masque les prix d'achat pour un vendeur, peut-il quand même créer des factures de vente et voir le stock ?
Oui. Un collaborateur avec les prix d'achat masqués voit normalement les prix de vente, les codes-barres et les quantités en stock par entrepôt, et peut créer des factures de vente, des devis et des commandes. Seuls les coûts d'achat (affichés comme 'Masqué'), les documents d'achat et les rapports de rentabilité/TVA sont bloqués.
Quelle est la différence entre le niveau 'Ajouter' et le niveau 'Modifier/Supprimer' ?
Avec le niveau 'Ajouter', l'employé peut consulter les données et créer de nouveaux enregistrements (comme une nouvelle facture de vente ou un comptage de stock), mais ne peut ni modifier ni supprimer un enregistrement déjà sauvegardé. Le niveau 'Modifier/Supprimer' est requis pour éditer ou effacer l'existant.
Le lien d'invitation est-il verrouillé sur une adresse e-mail précise ?
Non. Le lien généré (`girops.com/i/...`) est valable 24 heures pour un usage unique et n'est pas lié d'avance à une adresse e-mail. Vous pouvez l'envoyer par WhatsApp ou SMS, et le salarié rejoint l'entreprise avec sa méthode de connexion habituelle.
Quand mes changements de permissions prennent-ils effet sur le téléphone de l'employé ?
Immédiatement. Dès qu'un rôle ou une permission est modifié, le cache de lecture et les éditeurs ouverts sur l'appareil de l'utilisateur sont purgés afin que les écrans restreints et les coûts soient masqués sur-le-champ.
Combien de membres d'équipe puis-je ajouter à mon entreprise ?
La capacité d'utilisateurs n'est pas bloquée à un chiffre fixe unique, mais dépend des Forfaits souscrits par votre entreprise. Vous pouvez faire évoluer votre capacité à mesure que votre équipe s'agrandit.
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