Control de inventario por código OEM y cuentas corrientes de talleres para casas de repuestos automotrices
En una tienda de repuestos y autopartes, la rapidez en el mostrador y la precisión al identificar la pieza definen cada venta. Cuando un mecánico llama con el vehículo en el elevador, necesitas confirmar en segundos si tienes el filtro, juego de pastillas de freno, rodamiento, correa o sensor correcto entre miles de referencias. Si los envíos diarios a los talleres se anotan en vales de papel que se pierden, los insumos de mantenimiento rápido se agotan sin aviso o las piezas de baja rotación inmovilizan capital durante meses en la estantería, la rentabilidad cae. Esta guía explica cómo organizar el stock por código OEM, las cuentas de talleres y la caja en GiroPS.
Registra cada repuesto con su código OEM, referencia del fabricante, código de barras y etiquetas de sistema para localizarlo en segundos en el mostrador o por teléfono. Añade los modelos de vehículos compatibles en el nombre o la descripción del producto. Controla los saldos abiertos de los talleres mecánicos, las devoluciones y los cobros parciales con estados de cuenta en PDF por WhatsApp. Evita quiebres con alertas de stock crítico y detecta piezas estancadas con el informe de inactividad.
¿Por qué se descontrolan el inventario y las cuentas de los talleres en el mostrador de repuestos?
Una casa de repuestos maneja miles de referencias que por fuera lucen casi idénticas pero corresponden a motores, cilindradas o años distintos. Un mismo filtro de aceite o disco de freno suele trabajarse tanto en marca original como en varias marcas alternativas en el mismo estante. Cuando los artículos se cargan solo con nombres genéricos sin el número de pieza del fabricante ni el código de barras de la caja, se entregan repuestos equivocados, aumentan las devoluciones y el stock físico deja de coincidir con el sistema.
El segundo problema es el movimiento diario a cuenta corriente con talleres mecánicos, electricistas, lubricentros y flotas. Los mecánicos piden piezas varias veces al día con cadete, devuelven lo que no calzó en el auto y liquidan su saldo por semana o a fin de mes. Llevar esas entregas y devoluciones en cuadernos de papel provoca que se olviden descuentos por devolución y genera reclamos al cobrar. Además, cuando cambian las listas de precios de los distribuidores o el tipo de cambio, no actualizar el costo promedio ponderado hace que vendas por debajo del costo de reposición.
Búsqueda instantánea por código OEM, código de barras y etiquetas de rubro
En GiroPS cada ficha de producto guarda código de artículo (SKU), código de barras, unidad de medida (unidad, juego, litro), costo de compra, precio de venta y etiquetas. Puedes importar tu catálogo desde Excel en minutos y clasificar los repuestos con etiquetas como frenos, filtros, suspensión, encendido, iluminación o lubricantes. En el mostrador, escanea la caja con la cámara del teléfono o con un lector USB/Bluetooth, o escribe el número OEM directamente en el buscador para ver existencias y precio al instante.
GiroPS no incluye un decodificador de chasis (VIN) integrado, una base de datos automática de compatibilidad vehicular ni seguimiento por número de serie. En su lugar, puedes anotar las marcas, modelos, motores y años compatibles directamente en el nombre del artículo, en la descripción o en las etiquetas. Así, al escribir en el buscador tanto un código OEM como el modelo del vehículo, verás de inmediato todas las opciones originales y alternativas disponibles en tu depósito.
- Búsqueda por código OEM y fabricante: localiza piezas exactas y equivalencias en segundos
- Etiquetas por sistema: filtra frenos, filtros, embragues, correas y aceites con un toque
- Escaneo con cámara o lector: agiliza la venta en mostrador y el recuento físico de estanterías
- Costo promedio ponderado: recalcula automáticamente el costo unitario ante subas de proveedores
Cuentas corrientes de talleres mecánicos, devoluciones y estado de cuenta en PDF
Crea un contacto independiente para cada taller mecánico, chapista, lubricentro o empresa de transporte con la que trabajes a crédito. Cada repuesto enviado durante el día se registra en una factura de venta que suma al saldo del taller. Si el mecánico devuelve una pieza sin usar porque no correspondía al modelo, registras una devolución de venta: el artículo vuelve al stock al instante y el importe se descuenta automáticamente de la deuda del taller. Cuando el cliente abona en efectivo, tarjeta o transferencia, cargas un cobro parcial en tu caja o banco.
El día de cierre semanal o mensual, en lugar de sumar remitos de papel, genera un estado de cuenta en PDF filtrado por fechas y envíalo por WhatsApp con un toque. El mecánico revisa cada repuesto retirado, cada devolución descontada y cada pago realizado sin confusiones. Con el informe de antigüedad de saldos controlas deudas vencidas a 30, 60 y 90 días, y mediante el rol con precio de compra oculto tus vendedores de mostrador facturan sin ver tus costos ni márgenes. Los documentos PDF emitidos son comprobantes comerciales de gestión y no sustituyen a la facturación electrónica fiscal.
Alertas de stock crítico para mantenimiento y reporte de piezas sin rotación
Quedarse sin repuestos de alta rotación como filtros de aceite y aire, bujías, escobillas limpiaparabrisas, lámparas, líquido de frenos o refrigerante hace que el mecánico compre todo el servicio completo en otro comercio. Al configurar un nivel de stock crítico para estos artículos en GiroPS, recibes un aviso en la pantalla principal apenas la cantidad baja del mínimo para armar tu pedido al distribuidor a tiempo.
Por otro lado, el mayor costo oculto en una casa de repuestos son las piezas específicas que quedan olvidadas en el fondo del estante. El informe de inactividad de stock te muestra qué artículos no tuvieron ninguna venta en los últimos 30, 60 o 90 días junto con el capital inmovilizado. De este modo evitas volver a pedir referencias lentas y puedes liquidarlas con descuento para reinvertir en mercadería de rotación diaria.
- Alertas de stock crítico: evita faltantes en filtros, pastillas de freno, correas y fluidos
- Informe de inactividad de stock: detecta repuestos sin ventas en 30, 60 o 90 días y libera capital
- Gestión clara de devoluciones: ajusta el stock del estante y el saldo del taller en un solo paso
- Ocultación del costo de compra: el personal de mostrador atiende sin acceder a costos ni ganancias
Caso práctico
Ejemplo real: Casa de repuestos con 6.000 referencias y 55 talleres en cuenta corriente
Repuestos del Norte administra más de 6.000 referencias de filtros, frenos, tren delantero y motor para autos y utilitarios, atendiendo al público en mostrador y a 55 talleres mecánicos de la zona con cuenta semanal. Antes buscaban las equivalencias OEM en listas impresas, anotaban los envíos con cadete y las devoluciones en talonarios de papel que solían extraviarse, y tenían decenas de sensores y rodamientos sin vender desde hacía meses. Tras importar su planilla de Excel a GiroPS con códigos OEM y modelos compatibles en la descripción, definieron alertas de stock crítico en 500 artículos de servicio rápido y abrieron las cuentas de los 55 talleres. Hoy encuentran cualquier pieza en tres segundos, los sábados envían el resumen en PDF por WhatsApp para cobrar sin discusiones y revisan cada mes el reporte de 90 días de inactividad.
Implementación Paso a Paso
1. Importa tus repuestos con código OEM, código de barras y modelos compatibles
Sube tu archivo Excel colocando el código OEM o de fábrica en el SKU, las marcas y modelos de autos en el nombre o descripción, y etiquetas por rubro.
2. Configura el stock crítico en los insumos de servicio frecuente
Establece cantidades mínimas para filtros, pastillas de freno, bujías, lámparas, correas y aceites para recibir alertas antes de quedarte sin stock.
3. Registra a los talleres mecánicos y clientes de flota como contactos
Carga cada taller con su saldo inicial y asienta diariamente las salidas de repuestos, las devoluciones de piezas y los pagos parciales.
4. Comparte estados de cuenta en PDF y revisa el stock inactivo
Envía resúmenes de cuenta en PDF por WhatsApp al cerrar la semana y consulta mensualmente el informe de inactividad de 30/60/90 días.
Errores Comunes y Soluciones
Preguntas frecuentes
¿GiroPS tiene búsqueda por número de chasis (VIN) o catálogo automático de compatibilidad?
No. GiroPS no incluye un decodificador VIN, base de datos automática de vehículos ni seguimiento por número de serie. En su lugar, guardas los códigos OEM en el SKU y escribes las marcas, modelos y años compatibles en el nombre, la descripción o las etiquetas para buscarlos al instante.
¿Cómo manejo el repuesto original y varias marcas alternativas para una misma pieza?
Crea una ficha de producto para cada marca con su propio código, código de barras y precio, y añade el número OEM compartido en la descripción o en las etiquetas. Al buscar ese código OEM verás en pantalla todas las marcas disponibles con su stock actual.
¿Cómo registro las piezas que un taller lleva por la mañana y devuelve por la tarde porque no correspondían?
Registra la entrega en una factura de venta en la cuenta del taller. Si devuelve una pieza sin usar, carga una devolución de venta para reintegrar la unidad al inventario y descontar el monto del saldo pendiente del mecánico.
¿Cómo puedo detectar los repuestos clavo que llevan meses sin venderse en la estantería?
El informe de inactividad de stock lista todos los artículos sin ventas en los últimos 30, 60 o 90 días junto con su costo total acumulado, permitiéndote armar promociones o liquidaciones.
¿Puedo ocultar los precios de compra a los empleados que atienden el mostrador?
Sí. Al asignar un rol con precio de compra oculto, los vendedores pueden buscar piezas, escanear códigos de barras, facturar y enviar estados de cuenta sin ver tus costos de proveedor ni márgenes de ganancia.