¿Qué es una orden de compra (pedido) y cómo funciona en un negocio?
Una orden de compra — llamada también nota de pedido o Purchase Order (PO) en comercio internacional — es el documento con el que el comprador solicita formalmente a un proveedor los productos o servicios que necesita, detallando cantidades exactas, precios acordados y fecha de entrega.
Una orden de compra o pedido es el documento escrito que confirma qué artículos, en qué cantidad y a qué precio unitario se solicitan al proveedor o vende el comercio. Por sí sola no descuenta ni suma stock ni altera el saldo del contacto; el inventario y la cuenta corriente cambian cuando el pedido se convierte en factura.
¿Qué datos debe contener una orden de compra bien hecha?
Un documento de pedido ordenado sirve de guía tanto para quien prepara las cajas como para quien recibe la mercancía en el almacén. Cuando las referencias y precios quedan por escrito desde el primer momento, comprobar que la entrega coincide con lo pactado lleva solo unos minutos.
En muchos comercios pequeños todavía se pide mercancía por mensaje diciendo 'mándame veinte cajas como la última vez', lo que provoca errores de formato o diferencias de precio al llegar la factura. Un pedido profesional incluye siempre estos cuatro elementos.
- Número de pedido, fecha de emisión, fecha prevista de entrega y datos completos del comprador y del proveedor.
- Nombre de cada producto, código de artículo (SKU) o código de barras, unidad de medida y cantidad exacta solicitada.
- Precios unitarios acordados, descuentos por línea o generales, tasa de impuesto (IVA) e importe total del pedido.
- Dirección de entrega, observaciones para el transporte y condiciones de pago pactadas.
Diferencia entre presupuesto, pedido y factura
En el flujo comercial cada documento cumple un papel distinto: el presupuesto (o cotización) es la propuesta de precios del vendedor; el pedido confirma en firme qué mercancía hay que preparar y enviar; y la factura es el documento definitivo que registra la entrega y genera la obligación de pago.
La diferencia clave en la gestión diaria está en el stock y los saldos: un pedido abierto representa mercancía pendiente de recibir o entregar, por lo que al guardarlo no modifica las existencias del almacén ni genera deuda en la ficha del cliente o proveedor. El movimiento de stock y el saldo se registran únicamente al convertir el pedido en factura.
Cómo gestionar pedidos y pasarlos a factura en GiroPS
En GiroPS puedes crear pedidos en segundos, compartirlos en PDF por WhatsApp o correo electrónico y recibir pedidos de tus clientes directamente desde el enlace de tu **Catálogo en línea**. En la lista de pedidos ves de un vistazo cuáles están pendientes, aprobados o completados.
Cuando la mercancía llega o se entrega, no tienes que volver a escribir nada: con un toque conviertes el pedido en factura trasladando todos los artículos, cantidades, descuentos y precios. Además, desde el propio pedido puedes imprimir una **Nota de entrega** sin precios para preparar el paquete en el almacén.
Caso práctico
Ejemplo: del aviso de stock crítico al pedido y la factura de compra
En una ferretería, los cartuchos de silicona bajan del límite de stock crítico fijado en 30 unidades. El dueño genera una orden de compra por 200 cartuchos al costo pactado de 85 por unidad y envía el PDF al distribuidor. En ese momento, el stock de la tienda y el saldo con el proveedor siguen igual. Dos días después, al recibir las cajas en el almacén, el dueño convierte el pedido en factura de compra con un solo toque: el inventario sube automáticamente en 200 unidades y se actualiza la cuenta por pagar al proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Al crear un pedido se descuenta o se suma el stock inmediatamente?
No. El pedido solo registra lo que está solicitado o en preparación; las existencias físicas del almacén y el saldo del contacto cambian únicamente cuando conviertes ese pedido en una factura confirmada.
¿Qué hago si el proveedor me entrega solo una parte de lo pedido?
Al convertir el pedido en factura, simplemente ajusta las cantidades en la pantalla de la factura según las unidades que realmente recibiste. Así solo entrará al inventario y al saldo lo que llegó físicamente.
¿Puedo convertir un presupuesto aprobado en pedido o en factura?
Sí. Cuando el cliente acepta tu presupuesto en GiroPS, puedes transformarlo con un clic en pedido para que el almacén prepare la mercancía, o directamente en factura de venta sin volver a cargar los productos.