¿Qué es un presupuesto (cotización) y cómo prepararlo paso a paso?
Un presupuesto comercial — llamado habitualmente cotización en gran parte de Latinoamérica — es el documento con el que un vendedor presenta a un cliente potencial o habitual los productos o servicios ofrecidos, detallando precios unitarios, descuentos, condiciones y plazo de validez de la propuesta.
Un presupuesto o cotización es una propuesta escrita de precios que entregas al cliente antes de cerrar una venta, detallando artículos, cantidades e importe total. Emitir un presupuesto no descuenta stock ni genera deuda en la cuenta del cliente; el inventario y el saldo cambian solo al convertirlo en factura.
¿Qué datos debe incluir un buen presupuesto o cotización?
La cotización suele ser la primera imagen formal que el cliente recibe de tu negocio. Enviar un documento desglosado por partidas en lugar de soltar una cifra global por mensaje transmite seriedad, deja claro qué incluye el trabajo y evita discusiones posteriores.
Además, cuando los costos de reposición varían, no conviene dejar precios abiertos indefinidamente: indicar una fecha de vencimiento protege tu margen de ganancia y anima al cliente a decidir a tiempo. Un presupuesto completo reúne cuatro apartados.
- Número de presupuesto, fecha de emisión, fecha de validez (vencimiento) y datos del vendedor y del cliente.
- Descripción clara de cada producto o servicio, código de artículo (SKU), unidad de medida y cantidad propuesta.
- Precios unitarios, descuentos por línea o generales, tasa de impuesto (IVA), importe del impuesto y total.
- Plazo estimado de entrega, forma de pago y notas o condiciones particulares de la oferta.
Diferencia entre presupuesto, factura proforma y factura de venta
El presupuesto pertenece a la fase de negociación: el cliente todavía está valorando opciones y puede pedir quitar o añadir unidades. La factura proforma se emite cuando ya existe acuerdo sobre lo que se va a comprar y el cliente necesita un documento previo para tramitar un anticipo o una aprobación interna.
La factura de venta es el documento definitivo que registra la operación real. Ni el presupuesto ni la proforma descuentan existencias del almacén ni anotan saldo en la cuenta corriente del cliente; solo la factura confirmada mueve el stock y actualiza las cuentas por cobrar.
Cómo crear presupuestos y convertirlos en factura en GiroPS
En GiroPS puedes preparar un **Presupuesto** en pocos segundos seleccionando artículos de tu catálogo, aplicando descuentos y generando un PDF limpio para enviarlo al instante por WhatsApp o correo electrónico. Desde la lista controlas qué propuestas están pendientes, aprobadas o rechazadas.
Cuando el cliente acepta la propuesta, no tienes que volver a teclear ningún dato: con un solo toque conviertes el presupuesto en **Pedido** para preparar la mercancía en el almacén o directamente en **Factura de venta**, conservando todas las líneas y precios.
Caso práctico
Ejemplo: de la cotización de materiales a la factura de venta
Una tienda de materiales prepara una cotización para un estudio de arquitectura por 120 m² de piso laminado a 350 por m², 80 metros de zócalo a 60 por metro y mano de obra de colocación, con un 5 % de descuento general y 10 días de validez. El dueño envía el PDF por WhatsApp. Mientras el cliente decide, el stock de la tienda y su saldo permanecen intactos. Cinco días después, el cliente aprueba el presupuesto y el dueño lo convierte en factura de venta en GiroPS con un clic: el material se descuenta del stock y el importe queda registrado en la cuenta del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Al enviar un presupuesto se descuentan los productos de mi inventario?
No. Un presupuesto es únicamente una propuesta comercial; tus existencias físicas en almacén y el saldo de la cuenta del cliente no cambian hasta que el presupuesto se aprueba y se convierte en factura.
¿Por qué es importante poner fecha de validez en una cotización?
Los precios de los proveedores y los costos pueden subir con el tiempo. Fijar una validez (por ejemplo, 7 o 15 días) evita que un cliente reclame meses después un precio que ya no cubre tus costos.
¿Qué hago si el cliente pide cambiar cantidades antes de aceptar?
Puedes editar el presupuesto en GiroPS para ajustar cantidades o descuentos y reenviar el PDF actualizado, o bien modificar las cifras finales directamente al convertirlo en pedido o factura.