¿Qué es un albarán de entrega (nota de remisión) y en qué se diferencia de la factura?
El albarán de entrega — conocido también como nota de remisión, guía de entrega o lista de empaque — es el documento que acompaña a la mercancía enviada y detalla qué productos, en qué unidad y en qué cantidad exacta se están entregando al cliente. Permite comprobar al instante que lo que sale del almacén coincide con lo que recibe el comprador.
Un albarán o nota de entrega es un comprobante físico del envío que enumera los artículos y las cantidades entregadas sin mostrar precios. Mientras que la factura reclama el pago y actualiza el saldo del cliente, la nota de entrega sirve para preparar el pedido en el almacén y firmar la recepción conforme.
¿Qué datos incluye una nota o albarán de entrega?
Cuando el personal de almacén prepara las cajas o el encargado del cliente descarga la furgoneta, lo que necesita verificar son las referencias físicas y el número de bultos, no los precios ni los impuestos. Por eso una nota de entrega prescinde de importes económicos y se centra en las cantidades.
Al abrir cada caja en el destino, quien recibe la mercancía puntea línea por línea el documento y anota cualquier faltante antes de firmar. Un documento de entrega claro incluye cuatro bloques de datos.
- Número de documento, fecha de envío, número de pedido relacionado y datos del remitente y del destinatario.
- Dirección completa de entrega, teléfono de contacto e instrucciones de reparto o embalaje.
- Nombre de cada producto, código de artículo (SKU) o código de barras, unidad de medida y cantidad entregada (sin precios ni impuestos).
- Espacios de firma para la persona que prepara o entrega la mercancía y para quien la revisa y recibe.
Diferencia entre albarán de entrega y factura
La factura es el documento comercial de cobro: detalla precios unitarios, descuentos, impuestos y el total a pagar, generando una cuenta por cobrar o por pagar en el saldo del contacto. El albarán o nota de entrega no muestra importes y actúa únicamente como constancia física de los artículos entregados.
En muchos negocios, la persona que recibe las cajas en el depósito no es la misma que revisa las facturas en administración. Incluir una nota de entrega sin precios dentro del paquete protege la confidencialidad de tus precios mayoristas y facilita un conteo rápido en la puerta.
Cómo imprimir una nota de entrega desde GiroPS
GiroPS no incluye un módulo de documentos electrónicos oficiales de transporte sujetos a normativas fiscales nacionales. Sin embargo, desde cualquier pedido en la pantalla de **Pedidos**, puedes generar e imprimir un PDF de **Nota / Recibo de entrega** sin precios para uso operativo.
Este documento muestra los productos, códigos de stock, unidades, cantidades, dirección de entrega y recuadros de firma para quien entrega y quien recibe: está pensado para preparar paquetes en el almacén y dejar constancia firmada de la recepción física (no sustituye guías de transporte fiscales oficiales). Una vez entregada la mercancía, conviertes ese mismo pedido en factura de venta con un solo toque.
Caso práctico
Ejemplo: preparación de un pedido mayorista y firma al entregar
Un distribuidor de artículos de limpieza recibe el pedido de un restaurante por 40 cajas de papel secamanos y 25 bidones de jabón líquido. El dueño registra el pedido en GiroPS e imprime la **Nota de entrega** sin precios para el repartidor. Con los códigos SKU y las cantidades a la vista, el repartidor carga los 65 bultos y, al llegar al restaurante, el encargado cuenta la mercancía y firma el recuadro de 'Recibido por'. De vuelta en la oficina, el pedido se convierte en factura de venta con un clic, descontando el stock y actualizando el saldo del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no aparecen los precios en la nota de entrega?
Ocultar los precios mantiene en reserva las tarifas y descuentos pactados frente a transportistas externos o personal de almacén, y deja una hoja limpia para centrarse únicamente en contar las unidades.
¿La nota de entrega impresa en GiroPS sustituye a una guía fiscal oficial de transporte?
No. La nota de entrega de GiroPS es un comprobante operativo interno en PDF para preparar pedidos en el almacén y recoger la firma de conformidad del cliente; si tu país exige un documento electrónico oficial de transporte, debe emitirse en el sistema correspondiente.
¿Qué se hace si en el momento de la entrega falta algún producto?
El receptor anota en el documento la cantidad real recibida antes de firmar. Luego, al convertir el pedido en factura dentro de GiroPS, ajustas la cantidad de esa línea para que el inventario y el saldo reflejen solo lo entregado.