Gestión de inventario, pedidos y cobranza para distribuidoras y comercios mayoristas
En la venta al por mayor y la distribución, la rentabilidad depende de despachar pedidos de gran volumen sin errores y cobrar a tiempo las ventas a crédito. Cuando los pedidos llegan dispersos en mensajes de WhatsApp, el stock de la bodega central no coincide con lo cargado en las camionetas de reparto o los saldos pendientes se llevan de memoria, la liquidez del negocio se frena. Esta guía explica cómo una distribuidora organiza su flujo completo desde la cotización hasta la cobranza en GiroPS.
Registre sus productos por caja, paquete o bulto y comparta un enlace de catálogo online para recibir pedidos directos de sus clientes comerciales. Imprima una nota de entrega sin precios para armar el pedido en bodega y conviértalo en factura PDF con un toque al entregar. Controle la bodega central y las camionetas en almacenes separados, oculte los costos de compra a los vendedores de ruta y gestione las cuentas por cobrar con abonos parciales.
¿Por qué se desordena la operación en una distribuidora?
A diferencia del comercio minorista, los mayoristas y distribuidores venden grandes volúmenes a clientes recurrentes y casi siempre manejan plazos de crédito. Cuando cada día entran decenas de pedidos por llamada, audio o notas en papel, transcribirlos manualmente provoca errores de código, cajas faltantes o precios desactualizados. Facturar mal a un cliente mayorista genera devoluciones, notas de ajuste y pérdida de confianza.
El segundo cuello de botella ocurre entre el almacén, el transporte y la cartera de clientes. Si la mercancía se sube a las camionetas de reparto sin registrar un traspaso entre almacenes, en la oficina nadie sabe cuántas cajas quedan realmente disponibles para nuevos pedidos. Además, los comercios suelen pagar mediante abonos parciales; si cada cobro en ruta no se descuenta de la factura correspondiente, a fin de mes nadie tiene claro el saldo real.
Catálogo online y flujo de documentos de la cotización a la factura
Una vez que da de alta sus productos en GiroPS con código de stock, código de barras, fotos y unidad de venta mayorista (caja, paquete, saco o pallet), puede compartir su catálogo online mediante un enlace. Tiendas de abarrotes, restaurantes y subdistribuidores abren el enlace en su navegador, revisan el surtido disponible y envían su pedido directamente, ahorrándole horas de captura manual cada noche.
Para negociaciones especiales, usted envía un presupuesto o cotización en PDF con descuentos por línea o sobre el total. Cuando el cliente aprueba, convierte la cotización en pedido sin volver a escribir los productos. El personal de bodega imprime desde el pedido una nota de entrega o remisión sin precios para verificar las cantidades al cargar. Al entregar la mercancía, el pedido se transforma en factura de venta con un toque, descontando el stock y sumando el cargo a la cuenta del cliente. Los PDF generados son documentos comerciales de control y no sustituyen a la facturación electrónica fiscal de cada país.
- Enlace de catálogo online: los clientes hacen pedidos desde el navegador sin instalar nada
- Conversión en un paso: pase de cotización a pedido y a factura sin duplicar capturas
- Nota de entrega sin precios: ideal para armar pedidos en bodega y confirmar la recepción
- Descuentos por línea y documento: cálculo claro de base, impuestos y total mayorista
Bodega central, camionetas de reparto y permisos de vendedores
En una distribuidora el inventario no está quieto en un solo lugar: además del almacén principal, las camionetas o furgonetas de preventa y autoventa funcionan como bodegas móviles. En GiroPS puede crear un almacén independiente para la bodega central y otro para cada vehículo o sucursal. Al registrar por la mañana un traspaso entre almacenes con las cajas cargadas, sabrá todo el día cuánto stock queda en piso y cuánto va en ruta.
Puede incorporar a preventistas, choferes y bodegueros mediante un enlace de invitación válido por 24 horas. Al asignarles un rol con precio de compra oculto, el vendedor en calle puede consultar existencias, levantar cotizaciones y pedidos y registrar cobros, pero tiene bloqueado el acceso a los costos de adquisición, facturas de proveedores y márgenes de ganancia. Si el vendedor entra a zonas sin cobertura móvil, la app de Android sigue funcionando sin internet y sincroniza todo al recuperar la señal.
Cuentas por cobrar, abonos parciales y antigüedad de saldos
Vender a plazo exige vigilar de cerca los vencimientos de cada cliente. Al asignar una fecha de vencimiento a cada factura de venta, GiroPS muestra de inmediato qué cobros están próximos o vencidos. Antes de autorizar un nuevo despacho a un cliente con deuda acumulada, el reporte de antigüedad de saldos le permite ver los montos atrasados divididos en tramos de 30, 60 y más de 90 días.
Cuando el cliente realiza un pago parcial en efectivo o por transferencia durante la visita del repartidor, usted registra el cobro en la cuenta de caja o banco correspondiente. El saldo pendiente de esa factura baja automáticamente. Y cuando necesite conciliar cuentas con un comprador, puede generar su estado de cuenta en PDF por rango de fechas y enviárselo por WhatsApp en cuestión de segundos.
- Antigüedad de saldos: identifique al instante carteras vencidas a 30, 60 y 90+ días
- Abonos parciales: controle cuánto se ha pagado de cada factura y cuánto resta por cobrar
- Estado de cuenta en PDF: comparta el historial completo de cargos y abonos por WhatsApp
- Costo promedio ponderado: actualiza el valor del inventario al comprar lotes a distinto precio
Caso práctico
Ejemplo: Distribuidora mayorista de abarrotes y limpieza con dos rutas
Distribuidora El Sol maneja 450 productos por caja desde su bodega central y abastece a 120 tiendas y comedores con dos camionetas de reparto. Antes, los preventistas dictaban pedidos por teléfono al final de la tarde, el inventario en los vehículos se anotaba en libretas y los abonos parciales tardaban días en cuadrarse. Al migrar sus listas de Excel a GiroPS, crearon almacenes separados para la bodega y cada camioneta, dieron acceso a los vendedores ocultando el costo de compra y enviaron el catálogo online a sus clientes frecuentes. En el primer mes redujeron al mínimo los errores de despacho y recuperaron ocho cuentas con más de 60 días de atraso enviando estados de cuenta por WhatsApp.
Implementación Paso a Paso
1. Importe sus productos con unidad mayorista y código
Suba su catálogo desde Excel indicando código de stock, código de barras, unidad de manejo (caja, bulto, paquete) y nivel de stock crítico.
2. Configure la bodega central y las camionetas como almacenes
Cree un almacén para su depósito principal y uno por cada vehículo de reparto, y registre el conteo inicial de existencias en cada ubicación.
3. Registre a sus clientes con saldo inicial y comparta el catálogo
Agregue a cada cliente mayorista como contacto con su deuda actual y envíeles el enlace del catálogo online para que pidan directamente.
4. Invite a su equipo ocultando costos y controle los vencimientos
Sume a vendedores y bodegueros con enlace de invitación ocultando precios de compra, fije fechas de vencimiento en las facturas y registre los cobros diarios.
Errores Comunes y Soluciones
Preguntas frecuentes
¿Mis clientes necesitan instalar alguna aplicación para pedir desde el catálogo online?
No. El enlace del catálogo online se abre directamente en el navegador del celular o la computadora. El cliente elige los productos, envía su pedido y usted lo recibe al instante en GiroPS.
¿Puedo ocultar los precios de compra y márgenes a los vendedores de ruta?
Sí. Al asignar un rol con precios de compra ocultos, el empleado puede ver existencias y crear cotizaciones, pedidos y ventas, pero no puede ver costos, facturas de compra ni reportes de ganancia.
¿Puedo imprimir una nota de entrega sin precios para el despacho?
Sí. Desde cualquier pedido puede generar en PDF una nota de entrega sin importes para que el almacén prepare las cajas y el chofer recoja la firma de recibido.
¿La aplicación funciona si el vendedor se queda sin internet en la ruta?
Sí. La aplicación de Android funciona sin conexión a internet; permite levantar pedidos, emitir facturas y registrar cobros en calle, sincronizando todo automáticamente al recuperar la señal.
¿Tiene costo empezar a usar GiroPS en mi distribuidora?
Puede comenzar gratis. Cuando el volumen de registros, almacenes o miembros del equipo supere los límites gratuitos, puede elegir una opción en la página de Planes.