¿Qué es una factura proforma y cuándo se utiliza?
Una factura proforma es un documento comercial provisional emitido con formato de factura después de que comprador y vendedor acuerdan los productos y el precio, pero antes de entregar la mercancía o de recibir un pago por adelantado. Aunque visualmente detalla los mismos importes que la factura final, funciona como un borrador informativo sin validez fiscal definitiva.
La factura proforma muestra al cliente el desglose exacto de artículos, cantidades, impuestos e importe total antes de cerrar la venta. No es una factura fiscal ni electrónica oficial, no descuenta unidades del inventario y no genera deuda en la cuenta del cliente hasta convertirse en factura de venta.
Qué datos incluye una factura proforma y para qué sirve
En las ventas a empresas y profesionales es muy frecuente que el departamento de compras o de administración del cliente pida una factura proforma para autorizar una transferencia de anticipo, tramitar financiación o preparar la documentación de envío antes de que salga el pedido.
Para evitar cualquier confusión con el documento definitivo, debe llevar de forma visible el título **Factura Proforma** y su fecha de validez. Una proforma bien redactada reúne cuatro bloques de información.
- Encabezado claro de 'Factura Proforma', número de documento, fecha de emisión y plazo de validez.
- Nombre comercial, datos de contacto y dirección de entrega tanto del vendedor como del comprador.
- Descripción de cada producto o servicio, código SKU, cantidad, precio unitario, descuentos, impuestos y total.
- Condiciones de pago anticipado, cuenta bancaria para la transferencia y plazo estimado de entrega.
Diferencia entre presupuesto, factura proforma y factura de venta
El presupuesto (o cotización) se envía durante la negociación, cuando el cliente todavía está valorando opciones o pidiendo ajustes. La factura proforma llega cuando las partes ya han cerrado las condiciones y el comprador necesita un documento con estructura de factura para realizar el pago previo o aprobar la compra.
La factura de venta definitiva se emite al entregar la mercancía o prestar el servicio. La factura proforma no es un comprobante fiscal ni una factura electrónica oficial; no resta existencias del almacén ni apunta saldo pendiente al cliente. Solo la factura de venta confirmada mueve el stock y actualiza la cuenta corriente.
Cómo gestionar presupuestos, proformas y facturas en GiroPS
En GiroPS puedes llevar todo el flujo comercial desde la propuesta inicial hasta el cobro sin volver a teclear los productos. Seleccionas los artículos de tu catálogo, aplicas descuentos e impuestos y generas al instante un documento PDF limpio de presupuesto, proforma o factura para enviarlo por WhatsApp o correo electrónico.
Nota importante: GiroPS genera documentos PDF comerciales de presupuesto, proforma y factura para la gestión de tu negocio y el acuerdo con tus clientes; no emite facturas electrónicas fiscales conectadas a organismos tributarios. Cuando recibes el anticipo o entregas el pedido, conviertes el documento con un toque en **Pedido** o en **Factura de venta** para actualizar el stock y el saldo del cliente automáticamente.
Caso práctico
Ejemplo: cobro de un anticipo del 50 % con factura proforma
Un distribuidor de mobiliario de oficina acuerda con una gestoría el suministro de 6 mesas de trabajo (precio unitario 4.500) y 6 sillas ergonómicas (precio unitario 2.500) por un total de 42.000, solicitando un 50 % de anticipo antes del envío. Para que la gestoría pueda ordenar la transferencia bancaria, el vendedor le envía un documento PDF proforma por 42.000 con el número de cuenta. En ese momento el stock del almacén no cambia. Cuando entran los 21.000 de señal se registran en la ficha del cliente y, el día de la entrega, el documento se convierte en factura de venta con un clic, descontando el mobiliario del stock y dejando los 21.000 restantes como saldo pendiente.
Preguntas frecuentes
¿Una factura proforma tiene validez como factura fiscal o electrónica oficial?
No. La factura proforma es un documento comercial informativo y provisional para solicitar pagos anticipados o confirmar condiciones; no sustituye a una factura fiscal ni a una factura electrónica oficial.
¿Al emitir una factura proforma se descuentan los productos del stock?
No. Mientras la operación esté en fase de presupuesto o proforma, ni las existencias de tu almacén ni el saldo deudor del cliente se modifican hasta que el documento se convierte en factura de venta.
¿Qué pasa si el cliente cancela la compra después de recibir la proforma?
Como la proforma no genera movimientos de inventario ni apuntes de deuda en la cuenta del cliente, no hace falta emitir ninguna factura rectificativa; basta con marcar el documento preliminar como cancelado o rechazado.