ما هو عرض السعر وكيف تُعدّه باحترافية لعملائك؟
عرض السعر هو مستند تجاري مكتوب يقدمه البائع إلى عميل محتمل أو حالي يوضح فيه الأصناف أو الخدمات المعروضة وأسعار الوحدة والخصومات الممنوحة ومدة صلاحية هذا العرض. يساعد عرض السعر على تنظيم التفاوض وتوضيح التكلفة بدقة قبل إتمام البيع.
عرض السعر هو مقترح مكتوب بالأسعار والكميات يُسلَّم للعميل قبل الاتفاق النهائي على الشراء. لا يؤدي إصدار عرض السعر إلى خصم أي كمية من المخزون ولا يسجل ديناً على حساب العميل؛ بل يتغير المخزون والرصيد فقط عند تحويل العرض إلى فاتورة بيع.
ما البيانات التي يجب أن تتوفر في عرض السعر الواضح؟
كثيراً ما يكون عرض السعر أول وثيقة رسمية يستلمها العميل من نشاطك التجاري. إن إرسال عرض سعر مفصل سطراً بسطر بدلاً من كتابة مبلغ إجمالي في رسالة سريعة يمنح العميل ثقة أكبر ويمنع أي خلاف لاحق حول ما يشمله السعر.
وبسبب تغير أسعار الموردين وتكاليف الشحن، لا ينبغي ترك عرض السعر مفتوحاً إلى ما لا نهاية؛ فتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية يحمي هامش ربحك ويشجع العميل على اتخاذ القرار في الوقت المناسب. ويتكون عرض السعر المتكامل من أربعة عناصر.
- رقم عرض السعر وتاريخ الإصدار وتاريخ انتهاء الصلاحية مع بيانات البائع والعميل.
- وصف واضح لكل منتج أو خدمة ورمز الصنف (SKU) ووحدة القياس والكمية المقترحة.
- أسعار الوحدة والخصومات على السطر أو المستند ونسبة الضريبة وقيمتها والإجمالي النهائي.
- مدة التوريد المتوقعة وطريقة الدفع وأي ملاحظات أو شروط خاصة بالعرض.
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة الأولية (البروفورما) وفاتورة البيع؟
يأتي عرض السعر في مرحلة التفاوض والمقارنة؛ إذ لا يزال العميل يدرس الخيارات وقد يطلب تعديل الكميات أو الأصناف. أما الفاتورة الأولية (البروفورما) فتصدر بعد موافقة العميل المبدئية عندما يحتاج إلى وثيقة بتصميم فاتورة لدفع عربون أو لاستكمال موافقة المشتريات الداخلية.
بينما تصدر فاتورة البيع النهائية عند تسليم البضاعة أو تنفيذ الخدمة فعلياً. ولا يؤدي عرض السعر ولا الفاتورة الأولية إلى إنقاص المخزون أو إثبات مديونية في حساب العميل؛ وحدها فاتورة البيع المؤكدة هي التي تحدث المخزون والرصيد.
كيف تنشئ عروض الأسعار وتحولها إلى فواتير في GiroPS؟
في GiroPS يمكنك من شاشة **عروض الأسعار** إعداد عرض سعر مفصل خلال ثوانٍ باختيار الأصناف من الكتالوج وتطبيق الخصومات، ثم تصديره كملف PDF أنيق ومشاركته عبر واتساب أو البريد الإلكتروني. وتتابع من القائمة حالة كل عرض (قيد الانتظار أو موافق عليه أو مرفوض).
وعندما يوافق العميل على العرض لن تضطر لإعادة كتابة أي صنف؛ فبضغطة واحدة تحول عرض السعر إلى **طلب** لتجهيز البضاعة في المستودع أو مباشرة إلى **فاتورة بيع** مع نقل جميع السطور والأسعار تلقائياً.
مثال عملي
مثال عملي: من عرض سعر مواد تشطيب إلى فاتورة بيع
أعدّ متجر لمواد البناء عرض سعر لمكتب هندسي يشمل 120 متراً مربعاً من أرضيات الباركيه بسعر 350 للمتر، و80 متراً من النعلات الجانبية بسعر 60 للمتر، مع أجور التركيب وخصم إجمالي 5% وصلاحية لمدة 10 أيام، ثم أرسل ملف PDF عبر واتساب. طوال فترة مراجعة العميل للعرض لم يتغير مخزون المتجر ولا رصيد العميل. وبعد خمسة أيام وافق المكتب الهندسي، فحوّل صاحب المتجر العرض في GiroPS بضغطة واحدة إلى فاتورة بيع؛ فانخصمت المواد من المخزون فوراً وتحدثت مديونية العميل.
الأسئلة الشائعة
هل ينقص المخزون بمجرد إرسال عرض السعر للعميل؟
لا. عرض السعر مجرد مقترح تجاري؛ وتبقى كميات المخزون الفعلية ورصيد حساب العميل دون أي تغيير حتى تتم الموافقة على العرض وتحويله إلى فاتورة مؤكدة.
لماذا يجب وضع تاريخ انتهاء صلاحية لعرض السعر؟
لأن أسعار الشراء من الموردين قد ترتفع بمرور الوقت؛ فتحديد مدة صلاحية (مثل 7 أو 15 يوماً) يحمي نشاطك التجاري من المطالبة بالتوريد بنفس الأسعار القديمة بعد عدة أشهر.
ماذا أفعل إذا طلب العميل تعديل بعض الكميات قبل الموافقة؟
يمكنك تعديل عرض السعر نفسه داخل GiroPS وتحديث الكميات أو الخصم وإعادة إرسال ملف PDF، أو تعديل الأرقام النهائية مباشرة عند تحويل العرض إلى طلب أو فاتورة.