ما هي الفاتورة الأولية (البروفورما) ومتى يتم إصدارها؟
الفاتورة الأولية (وتُعرف تجارياً باسم فاتورة البروفورما) هي مستند تجاري تمهيدي يُصدر بتصميم الفاتورة بعد اتفاق البائع والمشتري على الأصناف والأسعار، ولكن قبل شحن البضاعة أو تحصيل دفعة مقدمة (عربون). ورغم أنها تشبه الفاتورة النهائية في الشكل وتفصيل المبالغ، فإنها تُعد وثيقة التزام وطلب سداد مبدئي وليست فاتورة محاسبية نهائية.
توضح الفاتورة الأولية للمشتري البيان الدقيق للأصناف والكميات والضرائب والإجمالي المطلوب قبل إتمام البيع النهائي. وهي ليست فاتورة ضريبية أو إلكترونية رسمية، ولا تخصم البضاعة من المخزون ولا تسجل مديونية على حساب العميل إلا عند تحويلها إلى فاتورة بيع مؤكدة.
ما البيانات التي تتضمنها الفاتورة الأولية ومتى نحتاج إليها؟
في التعاملات التجارية بين المنشآت، غالباً ما يطلب قسم المشتريات أو الحسابات لدى العميل فاتورة أولية لاعتماد تحويل الدفعة المقدمة عبر البنك، أو لاستكمال إجراءات الموافقة الداخلية، أو لتجهيز أوراق الشحن والتوريد قبل خروج البضاعة من المستودع.
وحتى لا يلتبس الأمر مع الفاتورة النهائية، يجب أن يحمل المستند عنواناً واضحاً هو **فاتورة أولية (بروفورما)** مع تحديد مدة صلاحية الأسعار. وتتكون الفاتورة الأولية المتكاملة من أربعة عناصر أساسية.
- عنوان صريح «فاتورة أولية / Proforma»، ورقم المستند، وتاريخ الإصدار، وتاريخ انتهاء الصلاحية.
- الاسم التجاري وبيانات التواصل وعنوان التسليم لكل من البائع والمشتري.
- بيان الأصناف أو الخدمات، ورمز الصنف (SKU)، والكميات، وأسعار الوحدة، والخصومات، والضريبة، والإجمالي العام.
- شروط الدفعة المقدمة، وبيانات الحساب البنكي (IBAN)، والمدة المتوقعة للتوريد والشحن.
الفرق بين عرض السعر والفاتورة الأولية وفاتورة البيع النهائية
يُقدَّم عرض السعر أثناء مرحلة التفاوض والمقارنة عندما يكون العميل ما يزال يراجع البدائل أو يطلب تعديل الكميات. أما الفاتورة الأولية فتأتي بعد موافقة العميل على الشروط؛ إذ تثبت البنود المتفق عليها في قالب فاتورة رسمي لتمكين المشتري من تحويل العربون أو اعتماد أمر الشراء.
في المقابل، تصدر فاتورة البيع النهائية عند تسليم البضاعة أو إنجاز الخدمة فعلياً. الفاتورة الأولية ليست فاتورة ضريبية رسمية ولا فاتورة إلكترونية حكومية؛ كما أنها لا تنقص كميات المخزون ولا تغير رصيد حساب العميل. وحدها فاتورة البيع المؤكدة هي التي تحدث المخزون والمديونية.
إدارة عروض الأسعار والبروفورما والفواتير في GiroPS
في GiroPS يمكنك إدارة مسار البيع كاملاً من العرض المبدئي وحتى الفوترة النهائية دون إعادة إدخال الأصناف. اختر المنتجات من الكتالوج، وحدد الخصومات ونسب الضرائب، وأنشئ في ثوانٍ ملف PDF واضحاً لعرض السعر أو البروفورما أو الفاتورة لمشاركته مع عميلك عبر واتساب أو البريد الإلكتروني.
ملاحظة مهمة: يُنشئ GiroPS مستندات PDF تجارية لعروض الأسعار والفواتير الأولية وفواتير البيع لمتابعة أعمالك ومطابقة الحساب مع عملائك، ولا يُصدر فواتير إلكترونية ضريبية رسمية مرتبطة بالمنصات الحكومية. وعند استلام الدفعة المقدمة أو شحن البضاعة، يمكنك بضغطة واحدة تحويل المستند إلى **طلب** أو **فاتورة بيع** ليتم تحديث المخزون ورصيد العميل تلقائياً.
مثال عملي
مثال عملي: تحصيل دفعة مقدمة بنسبة 50% عبر فاتورة أولية
اتفق معرض للأثاث المكتبي مع مكتب محاسبة على توريد 6 مكاتب عمل (بسعر 4,500 للوحدة) و6 كراسي مريحة (بسعر 2,500 للوحدة) بإجمالي 42,000، مع اشتراط دفع 50% مقدماً قبل التوريد. ولكي يتمكن قسم الحسابات لدى العميل من تنفيذ التحويل البنكي، أرسل البائع مستند PDF لفاتورة أولية بقيمة 42,000 موضحاً فيه رقم الحساب البنكي. في هذه المرحلة لم يتغير مخزون المستودع. وعند وصول الدفعة المقدمة البالغة 21,000 سُجلت في حساب العميل، وفي يوم التسليم حوّل البائع المستند بضغطة واحدة إلى فاتورة بيع؛ فانخصم الأثاث من المخزون وظهر الرصيد المتبقي وقدره 21,000 بدقة.
الأسئلة الشائعة
هل تُعتبر الفاتورة الأولية فاتورة ضريبية أو فاتورة إلكترونية رسمية؟
لا. الفاتورة الأولية هي مستند تجاري تمهيدي لتأكيد القيمة المتفق عليها أو طلب دفعة مقدمة؛ ولا تُعد فاتورة ضريبية رسمية ولا تغني عن الفاتورة الإلكترونية المعتمدة لدى الجهات الحكومية.
هل يؤدي إرسال الفاتورة الأولية إلى خصم الأصناف من المخزون؟
لا. ما دامت العملية في مرحلة عرض السعر أو الفاتورة الأولية، تظل كميات المخزون الفعلية ورصيد حساب العميل دون تغيير حتى يتم تحويل المستند إلى فاتورة بيع مؤكدة.
ماذا أفعل إذا ألغى المشتري الطلب بعد استلام الفاتورة الأولية؟
بما أن الفاتورة الأولية لا تُنشئ حركة مخزنية ولا تسجل ديناً في حساب العميل، فلا حاجة لإصدار إشعار دائن أو قيد عكسي؛ يكفي تغيير حالة المستند التمهيدي إلى ملغى أو مرفوض.