ما هو أمر الشراء (طلب الشراء) وكيف يُستخدم في التجارة؟
أمر الشراء — المعروف دولياً باسم Purchase Order أو اختصاراً PO — هو مستند تجاري مكتوب يرسله المشتري إلى المورد ليحدد فيه بدقة الأصناف المطلوبة والكميات والأسعار المتفق عليها وموعد التسليم. يغنيك هذا المستند عن الطلبات الشفهية أو الرسائل السريعة التي تسبب أخطاء في المقاسات أو الأسعار.
أمر الشراء (أو طلب الشراء) هو وثيقة مكتوبة تؤكد الأصناف والكميات وأسعار الوحدة المطلوبة قبل تسليم البضاعة. لا يؤدي إنشاء الطلب وحده إلى زيادة المخزون أو إنقاصه ولا يغير رصيد العميل أو المورد؛ بل تتحدث الأرصدة والمخزون فقط عند تحويل الطلب إلى فاتورة.
ما البيانات الأساسية التي يتضمنها أمر الشراء؟
يمثل أمر الشراء المنظم مرجعاً موحداً لكل من المورد الذي يجهز البضاعة وفريق المستودع الذي يستلم الطرود. عندما تكون رموز الأصناف والأسعار مدونة بوضوح منذ البداية، تصبح مطابقة البضاعة المستلمة عملية سريعة وخالية من الخلافات.
في كثير من المتاجر الصغيرة لا يزال البعض يطلب البضاعة برسالة مختصرة مثل «أرسل عشرين كرتونة مثل المرة السابقة»، وهو ما يؤدي غالباً إلى وصول مقاس خاطئ أو تفاجؤ بسعر مختلف في الفاتورة. لذلك يحتوي أمر الشراء المتكامل على أربعة عناصر رئيسية.
- رقم الطلب وتاريخ إصداره وتاريخ التسليم المتوقع مع بيانات المشتري والمورد الكاملة.
- اسم كل منتج ورمز الصنف (SKU) أو الباركود ووحدة القياس والكمية المطلوبة بدقة.
- أسعار الوحدة المتفق عليها وأي خصومات على السطر أو المستند ونسبة الضريبة والإجمالي العام.
- عنوان التسليم وملاحظات الشحن وشروط الدفع المتفق عليها بين الطرفين.
ما الفرق بين عرض السعر وأمر الشراء والفاتورة؟
تمر العملية التجارية بثلاث مراحل متتالية: عرض السعر هو مقترح الأسعار الذي يقدمه البائع؛ وأمر الشراء (الطلب) هو تأكيد رسمي بالكميات والأصناف المطلوب تجهيزها؛ أما الفاتورة فتصدر عند التسليم الفعلي للبضاعة وتُنشئ التزاماً مالياً.
والفرق المحاسبي الأهم يتعلق بالمخزون وحساب جهة الاتصال: فالطلب المفتوح يمثل بضاعة لم تُسلَّم بعد، ولذلك فإن حفظ الطلب لا يضيف ولا يخصم أي كمية من المستودع ولا يسجل ديناً على العميل أو للمورد. لا يتحرك المخزون والرصيد إلا عند تحويل الطلب إلى فاتورة.
كيف تدير الطلبات وتحولها إلى فواتير في GiroPS؟
في GiroPS يمكنك إنشاء الطلبات خلال ثوانٍ ومشاركتها بصيغة PDF عبر واتساب أو البريد الإلكتروني، كما يمكنك استقبال طلبات العملاء مباشرة عبر رابط **الكتالوج الإلكتروني**. وتتابع من قائمة واحدة حالة كل طلب سواء كان قيد الانتظار أو معتمداً أو مكتملاً.
وعند وصول البضاعة أو تسليمها للعميل لن تحتاج إلى إعادة كتابة الأصناف من جديد؛ فبضغطة واحدة تحول الطلب إلى فاتورة مع نقل جميع المنتجات والكميات والخصومات والأسعار. كما يمكنك من داخل شاشة الطلب طباعة **سند تسليم / إذن تجهيز** بدون أسعار لمراجعة الكميات في المستودع.
مثال عملي
مثال عملي: من تنبيه المخزون الحرج إلى أمر الشراء ثم فاتورة الشراء
في متجر لمواد البناء انخفضت كمية عبوات السيليكون عن حد المخزون الحرج البالغ 30 عبوة. أنشأ صاحب المتجر أمر شراء بعدد 200 عبوة بسعر الشراء المتفق عليه 85 للوحدة وأرسل ملف PDF إلى المورد. في هذه المرحلة بقي رصيد المخزون ورصيد المورد كما هما دون تغيير. وبعد يومين، عند استلام 200 عبوة في المستودع، حوّل صاحب المتجر الطلب بضغطة واحدة إلى فاتورة شراء؛ فارتفع المخزون فوراً بمقدار 200 عبوة وتحدث رصيد المورد تلقائياً.
الأسئلة الشائعة
هل يتغير رصيد المخزون بمجرد إنشاء أمر الشراء أو الطلب؟
لا. يوثق الطلب البضاعة المطلوبة أو قيد التجهيز فقط؛ أما كمية المخزون الفعلية ورصيد حساب العميل أو المورد فلا يتغيران إلا عند تحويل الطلب إلى فاتورة مؤكدة.
ماذا أفعل إذا سلّم المورد جزءاً فقط من الكمية المطلوبة؟
عند تحويل الطلب إلى فاتورة، عدّل الكميات في شاشة الفاتورة لتطابق العدد الذي استلمته فعلياً؛ وبذلك تدخل الكمية المستلمة فقط إلى المخزون وحساب المورد.
هل يمكن تحويل عرض السعر الموافق عليه إلى طلب أو فاتورة مباشرة؟
نعم. بمجرد موافقة العميل على عرض السعر في GiroPS يمكنك تحويله بضغطة واحدة إلى طلب لتجهيز البضاعة في المستودع، أو مباشرة إلى فاتورة بيع دون إعادة إدخال الأصناف.