ما هو إذن تسليم البضاعة (سند التسليم) وما الفرق بينه وبين الفاتورة؟
إذن تسليم البضاعة — ويسمى أيضاً سند التسليم أو بيان التعبئة (Packing Slip) — هو المستند الذي يرافق الشحنة المرسلة ويوضح بدقة أسماء الأصناف ووحدات القياس والكميات المسلمة للعميل. يساعد هذا المستند فريق المستودع والمشتري على التأكد من تطابق البضاعة المسلمة مع الطلب.
إذن تسليم البضاعة (سند التسليم) هو قائمة فحص مرافقة للشحنة تبيّن الأصناف والكميات المسلمة دون إظهار الأسعار أو المبالغ المالية. وبينما تُستخدم الفاتورة للمطالبة بالسداد وتحديث رصيد العميل، يُستخدم سند التسليم لتجهيز البضاعة في المستودع والتوقيع بالاستلام الفعلي.
ما البيانات التي يتضمنها سند تسليم البضاعة؟
عندما يجهز موظف المستودع الطرود أو يستلم مسؤول المخزن لدى العميل البضاعة من السائق، فإنه يحتاج إلى مطابقة الأصناف والكميات الفعلية لا مراجعة الأسعار أو الضرائب. لذلك يخلو سند التسليم من الأرقام المالية ليركز بالكامل على العدّ والمطابقة.
وعند فتح الكراتين في موقع العميل، يراجع المستلم كل سطر في السند ويدون أي نقص قبل التوقيع. ويتكون سند التسليم المنظم من أربعة أجزاء رئيسية.
- رقم المستند وتاريخ الشحن ورقم الطلب المرتبط به مع اسم المرسل والمستلم.
- عنوان التسليم الكامل ورقم هاتف التواصل وأي تعليمات خاصة بالشحن أو التنزيل.
- اسم كل منتج ورمز الصنف (SKU) أو الباركود ووحدة القياس والكمية المسلمة (بدون أسعار أو ضرائب).
- خانات توقيع واضحة للشخص الذي جهز/سلّم البضاعة وللشخص الذي فحصها واستلمها.
ما الفرق بين إذن التسليم والفاتورة؟
الفاتورة هي المستند المالي والتجاري للصفقة: تعرض أسعار الوحدة والخصومات والضريبة والمبلغ الإجمالي المستحق، وتسجل مديونية على حساب العميل أو للمورد. أما إذن التسليم فلا يعرض أي مبالغ مالية، ويثبت فقط التسليم المادي للأصناف والكميات.
في كثير من الأنشطة التجارية يكون الموظف الذي يستلم الكراتين في المخزن غير الشخص المسؤول عن الحسابات في المكتب. لذلك فإن إرسال سند تسليم بدون أسعار مع المندوب يحافظ على سرية الأسعار والخصومات المتفق عليها ويسهّل عملية العدّ السريع عند الباب.
كيف تطبع سند تسليم من الطلبات في GiroPS؟
لا يتضمن GiroPS نظام بوليصة شحن إلكترونية رسمية أو مستندات نقل خاضعة للوائح حكومية خاصة. لكن يمكنك من شاشة **الطلبات** فتح أي طلب وإنشاء وطباعة ملف PDF باسم **إذن / سند تسليم** خالٍ من الأسعار.
يحتوي هذا السند على الأصناف ورموز المخزون والوحدات والكميات وعنوان التسليم وخانات توقيع المسلِّم والمستلِم، وهو مصمم لتجهيز الطلبات في المستودع وتوثيق الاستلام الفعلي للبضاعة (ولا يحل محل مستندات النقل الرسمية الإلزامية). وبعد إتمام التسليم يمكنك تحويل الطلب نفسه بضغطة واحدة إلى فاتورة بيع لخصم المخزون وتحديث رصيد العميل.
مثال عملي
مثال عملي: تجهيز طلب جملة في المستودع والتسليم بالتوقيع
تلقى موزع لمواد التنظيف طلباً من أحد الفنادق يشمل 40 كرتونة مناديل ورقية و25 جالون صابون سائل. سجل صاحب النشاط الطلب في GiroPS وطبع للسائق **سند تسليم** بدون أسعار. اعتمد السائق على رموز الأصناف والكميات لتحميل 65 طرداً، وعند الوصول عدّ أمين مخزن الفندق البضاعة ووقّع في خانة «المستلم». وبعد العودة إلى المكتب حُوِّل الطلب بضغطة واحدة إلى فاتورة بيع، فانخفض المخزون وتحدث رصيد الفندق فوراً.
الأسئلة الشائعة
لماذا لا تظهر الأسعار في سند التسليم؟
إخفاء الأسعار يحفظ سرية الأسعار الخاصة والخصومات المتفق عليها مع العميل أمام شركات التوصيل أو عمال المستودع، كما يجعل الورقة واضحة ومباشرة لعدّ الكميات.
هل يغني سند التسليم المطبوع من GiroPS عن مستندات النقل الرسمية؟
لا. سند التسليم في GiroPS هو مستند PDF تشغيلي داخلي لجمع الأصناف في المستودع وإثبات استلام العميل للبضاعة، ولا يعد وثيقة نقل إلكترونية رسمية مسجلة لدى الجهات الحكومية.
ماذا نفعل إذا تبيّن وجود نقص في أحد الأصناف عند التسليم؟
يدوّن المستلم الكمية الفعلية التي استلمها على سند التسليم قبل التوقيع. وعند تحويل الطلب إلى فاتورة في GiroPS تعدّل كمية ذلك السطر لتطابق ما سُلِّم فعلياً فيبقى المخزون والرصيد دقيقين.