Учёт товаров и долгов покупателей для продуктового магазина у дома
Сотни позиций, небольшая наценка, поставщики каждый день и постоянные покупатели, которые берут в долг до зарплаты: когда магазин ведёт записи в разных местах, незаметно исчезает прежде всего прибыль. Здесь показано, как настроить в GiroPS склад, расчёты с покупателями и кассу магазина.
Заведите каждый товар один раз со штрихкодом и артикулом, оформляйте поставки приходной накладной (счётом на закупку) и продавайте по скану. Продажа в долг записывается на счёт покупателя, оплаты поступают в кассу или на банковский счёт. Уведомление о минимальном остатке покажет, что заканчивается, пока полка ещё не пуста.
Почему цифры в магазине расходятся
В магазине у дома много товаров и маленькая прибыль с каждого. Неправильно посчитанная коробка, подорожание, которое попало на ценник через неделю, покупка в долг, записанная по памяти: всё это всплывает только в конце месяца.
Обычно информации хватает, просто она лежит в трёх местах: остатки — в голове или в Excel, долги — в тетради, наличные — в ящике кассы. GiroPS объединяет всё это в одних и тех же карточках товаров, контрагентов и кассы.
Карточка товара, штрихкод и быстрая продажа
У каждого товара есть название, артикул, штрихкод, единица измерения, закупочная цена и цена продажи. Готовый список товаров можно загрузить из Excel. Если вы закупаете товар коробками, а продаёте поштучно, правильная единица с первого дня избавит от большинства расхождений при инвентаризации.
В быстром режиме штрихкода на экране продажи товары сканируются один за другим камерой телефона или USB/Bluetooth-сканером. Продажа в минус разрешена, так что ещё не посчитанный товар не останавливает продажу.
- Артикул и штрихкод не дают завести один и тот же товар дважды
- Закупочная цена — основа для расчёта прибыли и стоимости склада
- Минимальный остаток подсказывает, когда пора заказывать
- Несколько складов позволяют отдельно учитывать подсобку и торговый зал
Поставки и минимальный остаток
Поставка, оформленная счётом на закупку, увеличивает остаток, а сумма записывается в долг перед поставщиком. Документы отправляются в PDF и не заменяют кассовый чек и официальный электронный документооборот там, где они обязательны.
Товары ниже минимального остатка показываются уведомлением на главном экране. Собрать недельный заказ по этому списку гораздо дешевле, чем узнать о пустой полке от покупателя. Заказ у оптовика можно сначала записать как заказ, а при поступлении товара превратить в счёт.
Тетрадь долгов и сверка кассы
Каждый покупатель, который берёт в долг, становится контрагентом. Счёт на продажу увеличивает его долг, каждая оплата уменьшает. Выписку можно отправить в WhatsApp, а тех, кто затягивает с оплатой, видно в отчёте о сроках задолженности.
Заведите отдельные кассовые и банковские счета для наличных, оплат картой и банка. Сравнив вечером пересчитанные наличные с остатком в приложении, вы найдёте расхождение в тот же день.
- Долг каждого покупателя виден сразу
- Частичная оплата уменьшает остаток по счёту
- Расхождения в кассе проверяются до закрытия
Практический пример
Пример: магазин у дома на 600 позиций
У Ольги магазин у дома примерно на 600 позиций и 40 постоянных покупателей, которые берут в долг. В первую неделю она загружает список из Excel, сканирует штрихкоды, вводит начальную инвентаризацию и переносит долги из тетради на счета покупателей. В конце месяца отчёт о сроках задолженности показывает трёх покупателей с долгом старше 60 дней, а список минимальных остатков — что пять самых ходовых товаров заканчиваются каждую неделю. С тех пор как она заказывает по этому списку, пустых полок и забытых долгов стало меньше.
Пошаговый План
1. Заведите товары и штрихкоды
Загрузите список из Excel или добавляйте товары по одному, с артикулом, штрихкодом, единицей, закупочной ценой и ценой продажи.
2. Проведите начальную инвентаризацию
Если вы создали отдельные склады для зала и подсобки, вводите пересчёт по каждому складу. Начальный остаток — отправная точка для всех последующих складских операций.
3. Заведите покупателей, которые берут в долг
Создайте контрагента для каждого имени из тетради с его текущим долгом. Дальше продажи в долг и оплаты сами обновляют баланс.
4. Сделайте вечернюю сверку привычкой
Сравните остаток кассы с наличными, а список минимальных остатков — с полками. Пять минут в день избавляют от сюрпризов в конце месяца.
Частые Ошибки и Как Их Избежать
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продавать без интернета?
Да. Приложение для Android работает офлайн и синхронизирует данные без потерь, когда связь возвращается. К тому же бизнесу можно зайти и через браузер, и из приложения для iOS.
Можно ли подключить сканер штрихкодов?
Сканировать можно камерой телефона, а быстрый режим штрихкода на экране продажи работает и с USB- и Bluetooth-сканерами. Отдельное кассовое оборудование не нужно.
Пробивает ли GiroPS фискальные чеки или электронные счета-фактуры?
Нет. GiroPS создаёт и отправляет счета, коммерческие предложения и заказы в PDF. Он не заменяет кассовый аппарат и официальную систему электронных документов; для них продолжайте пользоваться тем, что у вас уже есть.
Можно ли скрыть закупочные цены от продавца?
Да. С ролью, в которой закупочные цены скрыты, сотрудник может продавать, но не видит себестоимость и документы закупки. Права настраиваются для каждого участника отдельно.
GiroPS платный?
Начать можно бесплатно. Когда данные превысят бесплатные лимиты или понадобятся расширенные отчёты и командные возможности, вы выбираете один из вариантов на странице «Тарифы».