Что такое инвентаризация склада и как её правильно провести?
Инвентаризация склада (пересчёт товарных остатков) — это проверка фактического наличия товара на полках и в подсобке, сопоставление реального количества с учётным остатком в программе и выравнивание расхождений. Она возвращает точность цифрам в учёте, чтобы вы не продавали отсутствующий товар и не закупали лишнее.
Инвентаризация сравнивает фактическое количество товара на полке с остатком по базе. Если реального товара меньше — выявлена недостача, если больше — излишек; после подтверждения пересчёта учётный остаток приводится в соответствие с фактическим.
Почему возникают расхождения и о чём они говорят
Даже при аккуратной работе цифры в компьютере со временем начинают расходиться с тем, что реально стоит на стеллажах. Инвентаризация нужна не только для исправления числа на экране, но и для поиска причин потерь и ошибок персонала.
Перед началом пересчёта обязательно проведите все неотражённые накладные на приход и продажу и остановите движение товара в проверяемой зоне, чтобы не путать бумажные задержки с реальной недостачей.
- Непроведённые документы и ошибки единиц: товар выставлен на витрину до ввода приходной накладной или перепутаны штуки и упаковки
- Бой, порча и списание: разбитый, просроченный или бракованный товар выбросили, забыв оформить списание со склада
- Пересортица и хищения: при продаже на кассе отсканировали штрихкод похожего товара другого цвета или размера, либо произошла кража
Полная инвентаризация и циклический (выборочный) пересчёт
Полная инвентаризация предполагает сплошной пересчёт всего ассортимента магазина за один раз, обычно после закрытия смены в конце года или квартала. Она даёт полную картину, но требует много времени и сил.
Циклическая инвентаризация разбивает проверку на короткие регулярные шаги: например, каждую неделю пересчитывать один стеллаж, одну категорию или двадцать самых ходовых позиций без остановки торговли.
Как провести инвентаризацию в GiroPS
В GiroPS вы сначала открываете черновик инвентаризации по нужному складу. Сканируя штрихкоды камерой смартфона или выбирая товары из списка, вы вводите фактические количества; пока документ в черновике, рабочие остатки не меняются и вы можете спокойно перепроверить спорные позиции.
Когда вы проверяете список расхождений и подтверждаете инвентаризацию, GiroPS автоматически создаёт корректирующие складские операции и приравнивает остатки в системе к реальному количеству на полке.
Практический пример
Пример: пересчёт отдела красок и выравнивание остатков
Хозяйственный магазин в субботу вечером пересчитывает стеллаж с красками. По базе числится 24 ведра белой потолочной краски и 15 малярных валиков. По факту на полке оказывается 22 ведра краски и 16 валиков. Выясняется, что 2 треснувших ведра выбросили на прошлой неделе без списания, а 1 валик при продаже пробили по штрихкоду соседнего размера. После ввода фактических количеств (22 и 16) и подтверждения инвентаризации в GiroPS система списывает 2 ведра, оприходует 1 валик и выравнивает учёт.
Часто задаваемые вопросы
Как часто нужно проводить инвентаризацию в магазине?
Обычно проводят одну-две полные инвентаризации в год, а по самым ходовым и дорогим товарам делают короткие выборочные пересчёты каждую неделю или месяц.
Можно ли продолжать продажи во время инвентаризации?
Чтобы цифры не сбились, на время пересчёта конкретной полки приёмку и продажу с неё нужно приостановить. Если магазин работает без выходных, считайте небольшими секциями до открытия.
Как считать остатки, если у бизнеса несколько складов?
Каждый склад, торговая точка или фургон пересчитываются отдельно. Перед началом завершите все перемещения между складами, чтобы товар в пути не посчитали дважды и не потеряли.